体育系统档案信息化建设的几点思考

付莹莹

体育系统档案管理的信息化是体育事业发展和计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术飞速发展的必然结果。体育档案信息化管理，是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，是促进体育事业跨越式发展的重要手段。

一、体育系统档案信息化建设的意义

体育系统档案信息化，就是通过计算机技术对传统档案进行分类、录入数据等，并以电子文件形式保存、使用，提高档案管理、利用的效率。传统档案在保存中存在诸多不确定风险，由于是纸质文件，会面临氧化、霉变、虫蛀、意外销毁等因素的破坏，当以数据录入电子系统时，除去系统意外故障，档案能得到最大限度的安全保管，并且可以随时调用。

秦皇岛市体育局负责组织、指导、协调全市竞技、群众体育活动，组织运动员赴全国各地参加比赛，主办、承办各项大型体育赛事，全面贯彻实施全民健身计划，增强人民体质。每年开展的活动110余项，包括龙舟赛、铁人三项大赛、北戴河轮滑节、全国青少年山地自行车赛、全国青少年赛艇皮划艇比赛、秦皇岛国际马拉松暨全国马拉松锦标赛在内的多项常规系列赛事，留下了丰富的声像资料。目前我局已储存光盘200余张、电子版音响资料500GB。这些声像资料真实记录了比赛的各个环节，为各项活动的开展提供了宝贵的参考资料。

编辑、归档、调用传统档案费时费力，电子档案则大大节省调出使用的时间。一是声像档案客观真实，原原本本、完完整整地再现比赛现场的情形，避免人为描述曲解。二是声像档案直观形象、信息多元，能够在观看过程中，查找问题，分析不足，比如在赛事准备过程中，赛道的设置、颁奖台的位置、赛道起终点拱门的安排设计等问题，都能够通过查看录像进行直观分析。三是声像档案可以反复利用，在进行大型赛事组织之前，可以调取往年的比赛录像，事先学习记录，观看过程中可随时暂停播放，详尽分析各环节设置的特色及应注意改进的问题，为更好地举办赛事提供丰富的资料及宝贵的经验。

秦皇岛市体育局十分重视电子档案的收集、整理、归档工作。购置电脑，专门用于声像、电子档案的保存、归档工作。新增加档案柜20余组，按照比赛项目、科室分工及年度对档案进行细化，按照文字材料、图表、照片、影片、光盘及实物等分类保存。按照门类录入计算机，利用计算机软件管理档案。查找档案信息时，只需一个指令性操作，系统将自动调取信息。

二、体育系统档案信息化建设现存的问题

档案数字化管理给档案管理带来快捷、方便、高效管理的同时也将档案信息管理安全问题提上了日程。安全问题是档案管理现代化发展过程中必须加以重视的问题。

1档案管理数字化进程中的安全问题

1.1网络传输过程中，信息安全問题。由于电子档案的传输途径是互联网，而互联网具有公众开放性，因此档案信息容易被非法窃取、篡改、伪造。

1.2电子档案的真实性问题。由于与纸质档案的有形实物介质区别，电子档案更容易被复制、篡改。因此对于电子档案的真实性和合法性鉴别技术更加复杂。

1.3电子档案载体具有不稳定性。电子档案一般存储于硬磁盘、光盘等几种主要介质上，而这些载体多有一定寿命且较易受到自然环境（如：温度、磁场、载体结构）和运行环境（如：计算机操作平台、软件接口、计算机病毒）等的影响。

2.档案管理人员素质参差不齐

现代化的体育档案管理工作，对档案管理人员的素质提出了更高要求，不仅要熟悉档案管理基本原理、手段和方法，还要掌握计算机网络等新技术。体育档案管理工作的全方位复合型人才难求，不能建设一个规模化可传承的团队。单位人员结构老化，老的档案管理人员受文化水平差异等条件所限，对电子技术不熟悉，而年轻人员却不懂得档案管理的原则、理论和实际操作，停留在表面上的录入和输出，不能达到对资源的最大化利用。

三、体育系统档案信息化建设对策

档案管理的安全性。档案信息具有一定的保密原则，电子档案的真实安全、准确可用，不仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到与电子档案相关工作的展开。

秦皇岛市体育局在档案系统信息管理硬件上面下功夫，同时对内部进行有组织，有计划性的培训，形成科学系统管理。同时加大对电脑、打印机等设备更新、维护的投入，保证信息化建设的可持续发展。2015年除在原档案保管室的基础上，新增扩建档案室，配备打印机一台，电脑两台，在10余组档案柜的基础上，新增20余组手摇档案柜，更加直观、方便进行档案存取。

设置专门的档案管理人员，严禁其他人员随意接触档案保存专用电脑。一是绝对禁止电子档案管理专用电脑访问外网，以免被网络攻击者锁定，造成数据丢失或恶意修改破坏；二是安装正版软件，以获得及时的更新和良好的技术服务，保证数据不受任何病毒和木马软件的影响；三是定期对电脑进行检查，严格遵照国际、国内防范标准和规范，通过防火墙访问防范措施、网络入侵检测防御技术、电子档案异地备份等手段，建立安全保障体系，保证电子档案数据的绝对安全。

声像档案是记录体育系统组织系列赛事、参加各项比赛的重要资料，其特点在于声、形、文并茂，相对于纸质档案来说，传递资讯效果更直观、更生动、更形象。声像档案是体育系统历史发展的结晶，是秦皇岛市体育局参赛、办赛、训练等各方面工作的长期积累，客观、直接、形象记录和再现了体育系统的历史面貌与各方面情况。

声像档案实现了档案信息化技术在训练教学、教练员培训、运动员参赛中提供资料的现代模式，进一步提高了训练水平，为体育系统训练教学水平的提升奠定了良好的基础。体育系统档案信息化建设是体育运动训练进程的一大进步，它带来了很多的显著效益，我们要更加合理利用声像电子档案，在体育系统发展过程中发挥更大作用。

（作者单位：秦皇岛市体育局）