浅谈高职院校的档案安全保护工作

陈怡君

摘 要：本文分析了高职院校档案安全管理普遍存在的问题，并提出了安全管理的建议及对策。

关键词：高职院校；档案保管；安全

档案保护工作是高职院校档案管理工作中最为重要的日常工作之一，其对保护档案、延长档案的自然寿命有着重要意义。档案安全是档案工作的重中之重，它直接关系到档案的保存。保证档案的安全，严防各种事故的发生，在保证档案服务的基础上，最大限度地延长档案寿命，是高职院校档案安全管理的重要意义。本文通过对高职院校档案室档案安全保护工作中普遍存在的问题及形成原因进行分析，提出了档案室档案安全保护工作的对策及建议。

一、档案安全保护工作所存在的问题

1.档案安全保护意识淡薄

随着高职院校综合性档案馆馆藏档案数量的增加，档案管理任务加重，其对存放环境条件及存放方法也有较高的要求，保护工作的技术含量较高。但是由于人员配备不足，工作繁忙，档案管理人员往往只顾及档案的收集、整理，对做好档案安全保管工作的重要性认识不足。部分高职院校热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室，认为只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房问题没有引发火灾，档案的安全就不成问题。

2.档案安全管理制度不健全，执行不到位

高职院校档案保护意识较弱，虽然制订了档案安全管理制度，但制度不健全。如对档案室的温湿度的控制调节，档案用纸要求、虫害防治技术、装裱修复工艺、晾晒防潮方法、分库保护体系、库房构建技术等安全管理工作没有提到议事日程上。有些制度没有严格执行，缺乏必要的监督机制，导致档案安全保护工作不到位。

3.档案管理人员重视度不够

高职院校档案室普遍被认为就是一个仓库，档案工作人员的工作类似于仓库管理员，档案工作不受重视，档案管理人员往往身兼数职，承担的任务较重，没有精力将工作全部放在档案管理与档案保护上。安全保管工作中必需的资金、设备、库房没有得到解决，档案管理人员心有余而力不足，这给档案安全保管工作造成了很大困难。

二、高职院校档案室档案安全保护的对策及建议

1.增强档案安全保护工作的意识

在高职院校的档案管理工作中，工作人员要努力学习档案保护知识和技能，保持一线工作的清醒头脑，克服麻痹思想，消除各种隐患，提高档案安全保护意识，落实安全第一、预防为主的方针。在提高安全保护意识的同时，要加强借阅和利用档案方面的保护，要及时了解所需，多做调查研究，对于特殊档案，可先进行复印然后再提供复印件，这样就避免了档案重复翻阅和复印情况的发生，有助于对档案的保护。档案管理人员要留心档案的破损情况，力争对档案进行及时检查、修复。在提供档案利用工作时必须注意保密，既要积极利用，提高利用效率，又要做好利用过程中的保密工作。

2.建立完善的档案安全保护制度

随着高职院校档案载体的多样化，要建立健全档案安全管理的工作制度，并在日常管理工作中严格按制度执行，落实档案的保管、保密和利用制度。档案库房温湿度的控制与调节，是保证档案安全、延长档案寿命的有效保证。在制度中应规范对档案室温湿度的控制调节，坚持天天观察、记录、调节温湿度，在调节档案库房温湿度时，不能使库房内的温湿度急剧变化；在进行自然通风时，判断能否进行通风，按时投放杀虫去霉药物；同时，档案库房内不能存放其他物品，应保持清洁卫生。

3.加大资金投入，改善档案库房的设置与配备

做好高職院校档案室档案保护工作，最重要的是档案室库房的建设，库房质量的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果，其对防热、防潮、防光、防尘等均有比较具体的要求。因此，档案管理人员必须加强重视，充分意识到档案安全保管的重要性和紧迫性。

三、结语

总之，高职院校档案室的安全保管工作是一项细致而又艰巨的任务。档案工作人员应加强责任心，采取行之有效的办法，使档案得到安全保管。要落实安全第一、预防为主的方针，制度保证上严密有效，检查上严格细致，为档案保存提供一个优良的环境，真正维护档案的完整与安全，最大限度地延长其寿命。