协同办公自动化系统设计与应用

王振环

(天津中煤进出口有限公司 信息管理部，天津 300050)

协同办公自动化系统设计与应用

王振环

(天津中煤进出口有限公司 信息管理部，天津 300050)

企业往往通过信息化手段实现企业管控的要求，但面对众多的解决方案，又给企业带来了很多困惑。通过分析企业运营特点，尤其是集团化企业各层级机构间的协调管理，企业内部各应用系统信息数据的共享处理，需要搭建统一的办公平台来实现各级信息数据间的交换。与此同时，要侧重流程把控，将企业管控、风险管理和遵从合规理念植入平台中，用信息化手段规范企业运营。所以在进行平台建设时，应着眼于未来，充分考虑企业发展需要。把平台设计、使用和企业管理融合思考，能够真正解决或逐步解决企业面临的问题，助推企业转型升级。

协同办公自动化系统；WEB；需求；管理

0 引言

办公自动化(Office Automation，以下简称“OA系统”)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种办公方式。在行政机关、企事业单位工作中，采用Internet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

工作流(Workflow)指业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化。是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。利用信息化技术在多个参与者之间按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。工作流属于协同工作(CSCW)的一部分。

随着互联网技术的推广和应用，时下办公自动化系统多依靠WEB技术实现网络化，结合严谨便捷清晰的工作流，集成内部通讯、信息发布、知识管理、辅助办公、决策支持辅助等功能，形成办公条件局限少、工作处理快速、碎片化时间有效利用和范围全球化的协同办公自动化系统。

1 OA系统的发展演变

1.1 办公自动化的发展

随着社会对信息化办公需求的提高，信息化办公的发展可分为五个阶段[1]。

第一个阶段，大概在20世纪80年代到90年代初，在个人电脑上利用软件进行数据处理和运算，完成文件编辑、输出、存档等办公室常规工作。可以认为是单机的办公自动化。

第二个阶段，在90年代通过使用局域网和关系型数据库实现文件和信息的共享。这阶段出现了办公自动化系统的雏形。

第三个阶段，在21世纪初期工作流群件技术的问世，办公自动化系统发生了根本性变化。系统承担了信息通道的责任，为员工间提供了一个信息共享平台。

第四个阶段，即协同办公门户，系统的内涵和外延都在发生改变。各种新技术的发展拓宽了OA的应用范围，以工作流方式联通企业各层级机构间、员工间协同办公。

第五个阶段，也就是移动化阶段。通过使用移动网络，最大限度利用员工碎片时间，可以随时随地进行各种数据处理，极大提高了信息数据共享的便利性。

1.2 我国OA系统发展历程

自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，随着新技术的出现，OA系统有了新变化并不断发展，逐渐成为机构提升管理水平的重要管理系统。OA系统的发展演变在我国大致分为三个阶段[2]。

起步阶段(1985～1993年)，通过各类型数据库系统进行统一数据运算和处理，一些专业办公软件的出现，给日常办公提供了更好的便利性和共享性。

这一阶段初步实现了对信息数据的基本管理，但主要还是数据结果的共享管理，只能看到信息数据的处理结果，基本没有处理过程的记录和分析，缺少对信息数据的全过程管理。并且各个业务系统彼此相对独立，即所谓的“信息孤岛”，很难实现全面的信息共享。

实用阶段(1993～2002年)，随着新技术的出现和引进以及对原有系统的不断扩充和完善，人们逐渐认识到过程管理和信息共享的重要性。渐渐出现了能够进行流程管理的应用，形成信息数据全程管理的新模式。把人从繁杂的劳动中释放出来，极大提高了劳动生产率，也让人们有时间思考新的经营管理方式。

其中典型的OA系统设计方式是通过IBN的Lotus Notes协同工作平台，使用其特有的文档型数据库，其完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制很好地解决了数据的管理和安全保密，特别适用于处理各种非结构化与半结构化的文档数据。

发展阶段(2002年至今)，OA系统经过多年的发展，从原有的信息流转审批延伸到机构内各项管理领域，逐渐出现了新的管理手段并形成了新的管理模式。随着新技术的不断涌现，OA系统不断迸发着新的活力。

1.3 历代OA系统的主要特性

第一代OA系统主要是以文件审核收发和档案管理为主，辅助其他简单的办公管理。仅处在简单的文件处理功能阶段。

第二代OA系统相比第一代增加了更多的功能，对信息数据的过程管控功能更强，初步创新了管理模式。但缺乏平台化的信息共享功能，系统相对独立。

第三代OA系统逐渐发展为信息集成平台，完全使用B/S结构。主要特征可归纳为：(1)管理化。与业务系统相结合，侧重流程管控和任务管理。能明显提高企业管理水平，助推企业转型升级。(2)门户化。提供办公门户，各系统由一个入口统一登录，但各系统应用分工相对独立，但彼此信息数据互通。(3)平台化。不再是单纯的应用系统，而是提供功能更强大的协同平台。通过提供更多的接口增加系统的外延性，实现与外部系统信息共享，数据协同处理。

2 OA系统的需求分析

2.1 企业OA系统建设需求现状

中国企业信息化管理已经倡导并发展了超过二十年时间，但根据现代企业的信息化发展要求，国内众多企业还没有实现真正意义上的企业信息化管理。OA系统作为企业信息化建设的重要组成部分，对于集团企业而言，怎样提高企业信息系统与办公的贴合度，提高应用实效，提升企集团管控能力，这是OA系统建设前后需要深度思考的问题。

与一般企业相比，集团企业有四个特点[3]：(1)集团机构内机构层级复杂，总部普遍通过多种管理方式设有多个分机构，下属分支又有下属机构并有可能逐级下设机构。总部与各下设分机构甚至可能跨洲际、跨时区分布。(2)集团企业规模相对较大，企业经营范围涉及面较广，下设分机构经营种类较全面。如生产、贸易、服务、管理等主营业务，各下设分机构自有办公系统且特色明显。(3)工作人员众多，集团员工知识结构不同，计算机知识参差不齐。(4)集团企业建设有多个业务办公信息系统并存有大量信息数据，这些数据对企业发展决策有重要价值。

2.2 集团企业OA系统建设总体分析

企业的核心管控环节包括各项事务都存在一个事前规划预测、事中执行监控、事后分析优化的循环体系，都要有一个目标制定、分解执行落地、执行中资源协助、执行后分析优化的过程，不管是流程管理、知识管理还是目标绩效、计划任务管理。当我们把目光聚焦到执行者身上，就很轻易地得出以人为中心的协同运营导航平台的原型：这个平台需要能够明确地传达他的工作体系是怎样的、目标是什么、执行落地的步骤该怎么操作、执行过程中所需要的资源应该从哪里获取以及执行的过程可以怎样来优化等等。而这个执行的过程支撑着企业各项事务的落地和效果。

以产运存销等为主营业务和以企业运营管理为主要目的及双方之间的互补管理共同组成了企业信息化的完整构架。信息系统建设与企业的经营和管理活动关系越来越紧密，但各系统的数据相对独立，缺少统一平台展示数据分析结果。在这种情况下企业期待这样一种平台，他能够打破信息系统间壁垒，将管理与业务结合(类似DNA结构中的键功能)，提供统一的企业生产经营数据视图给决策者。

OA系统具备受众面广、工作流工具强大、以信息和知识等非结构化数据处理为主的特点，在企业信息化DNA模型中承担键的作用，具有先天优势。因此，以OA系统为核心进行适当功能扩展，可以为企业打造完整的信息DNA双螺旋结构，构建统一的信息化工作平台。这种业务和管理并重的信息化建设模式才符合现代企业信息化DNA视图结构，如图1所示。

图1 企业信息化DNA模型

2.3 OA系统功能设计

集团企业对OA系统的需求应是能够很好地解决集团内的数据信息管理，可以在集团企业的各项经营管理活动中和在各层级组织、员工之间进行及时高效、有序可控、全程共享的工作流管理，进一步为企业的风险管控和企业竞争力提供较全面的信息数据支撑。此外，系统需要具有易配置性和高扩展性，能够随企业的成长提供便利的维护和更好的应用扩展。

因此，对于OA系统的建设需要考虑有对应支持公司办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化的功能模块，具有易用性、实用性、严密性、开放性，可设计以下功能：(1)具有运用先进管理理论和办法，实行企业风险管控和办公业务流程优化功能，使企业办公环境有明显改善的功能。如流程定义、合同台账、考勤管理等。(2)具有横向管理公司内部机构，纵向管理下设分机构，建立界面友好、功能全面、办公便利，解决各机构间、各层级间员工协同工作和下情上报、上情下达的信息传递的功能。如公文流转、信息门户、内部论坛等。(3)能够实现文档共享数据库的分布式管理，消除文档数据库间的“信息孤岛”的功能。如档案管理、站内搜索、部门会签等。(4)具有在多种办公条件下，能够提供全面便利的企业内部沟通平台，实现数据全面快速传递和共享的功能。如邮件系统、即时通讯、传真管理等。(5)具有将企业内部其他各系统信息集成，统计分析，提供决策辅助支持的功能。如单点登录、报表统计、合同历史等。(6)具有使用简单明了，界面简洁大方，系统维护简单，便于系统模块二次开发，系统功能多样便捷扩展，降低OA系统维护工作量和维护成本，超大用户、高并发应用的稳定性的功能。如数据库管理、接口中心、用户管理等。(7)具有较高的系统信息安全防护能力，具备安全审计功能。能记录系统修改、数据修改、用户登录等信息，以确保系统的安全性和保密性及便于事后追查。如数据安全、容灾备份、密码策略等。

3 OA系统总体架构

3.1 系统架构思路

现代企业[2]越来越多地利用各种信息化手段完成内部管理，实现企业管控目的。OA系统架构思路应以实现企业现代化管理，推进企业规范运营为目的，能为企业发展提供综合信息和流程管控的管理理念。管理理念可分为企业管控、风险管理和遵从合规三部分，简单合称为GRC管理理念。可以将GRC理解为在企业各项经营管理活动之上，围绕企业发展战略，夯实工作流控制管理，通过多种绩效方法和内控风控措施，对企业全部的经营活动进行管控，保障核心发展目标达成的管理体系，如图2所示。

图2 GRC管理示意图

GRC管理理念可以被看做是改善企业做大做强过程中所面对的突出管理问题的管理方法体系和工具集合，覆盖监管、企业治理、管理支撑的各层面，从企业管理、风险控制、遵从合规的角度建设全面的系统办公自动化系统，如图3所示。

3.2 系统总体架构

结合企业的实际需求引导管理信息化应用，最终实现工作效率提高和企业运作模式规范化。针对这样的实际需求，应该考虑从集成的角度规范OA系统的层次架构，以信息安全、规范管理和标准化建设为基础，设计系统的展示层面、应用功能层面、技术支持层面和基础设备层面，如图4所示。

图3 GRC方案整合

图4 OA系统总体架构

通过完整的支撑构架，整合各类分布式应用系统和网络资源，形成企业OA系统总体构架及技术标准统一的应用平台，起到相互数据沟通、相互服务调用、相互业务协同。

系统总体架构的设计应遵循“框架+组件”模式，便于维护和二次开发，保证系统统一性，组件接口设计标准化，便于系统应用扩展和可移植性；应具备“集中+分布”部署能力，支持大用户量使用，适应底层服务器的云环境，便于集团推广部署。设计应具备以下要点：(1)建立适应集团企业的体系框架。便于各级机构间的业务办公管理及机构和人员的拆分、重组、迁移和服务器及服务器间的性能优化。(2)实现快速部署、扩展，适应企业推广要求。满足各机构不同业务管理的需求，应对经营规模庞大、组织结构复杂、业务动态调整的企业特点。(3)工作流图形化定制管理。提供优秀的工作流管理平台，便于跨各级间、跨各机构间、跨各员工角色间的流程灵活定制。(4)基于WEB技术的访问模式，满足适用于目前主流浏览器，便于不同习惯人群异地使用。

4 系统安全

OA系统在设计和应用过程中，需确保应用功能稳定性和信息数据可靠性，数据网间传递稳定安全保密性，能提供不同级别信息数据的分级管理。可以考虑采用以下的安全技术，或使用以下更好的安全技术手段[5]：(1)平台安全。平台设计时要充分考虑系统安全性要求，使用用户安全认证、数字签名等安全接口，可在流程各个环节，至少是关键审核环节提供对第三方安全认证系统的保护。(2)应用安全。提供权限控制、身份认证、信息记录等措施，并且可以与电子密钥、数字认证、IP地址限制、安全套接(SSL)技术等各种安全措施进行方案组合。(3)数据安全。主采用现代密码算法对数据进行主动保护，如数据保密、数据完整性、双向强身份认证等。采用现代信息存储手段对数据进行主动防护，如通过磁盘阵列、数据备份、异地容灾等手段保证数据的安全。(4)容灾备份。应对人为误操作、软件错误、病毒入侵等“软”性灾害以及硬件故障、自然灾害等“硬”性灾害。(5)管理安全。提供完整明确的日志记录，能够记录系统关键操作和用户登录信息，方便事后追查。(6)密码策略。首次登陆强制修改密码、密码强度设置、验证码、密码过期、密码错误次数等管理，以防止对账户安全性的威胁。(7)用户权限管理。采用图形化、集中化管理的，实现功能级、数据级的权限控制。

在系统的立项、开发、实施、使用和维护全周期过程中，用户可以根据各自企业的实际情况分阶段、有针对性的制定工作目标。以标准化实施方法、高效的项目管理实施团队和完善的实施手段为引导，建立一套理念先进、使用简单、安全稳定、便于维护和性价比高的OA系统。

5 结语

对企业来说，信息化建设注定不是一蹴而就的过程。所以，企业在建设OA系统之前，要认真做好OA平台设计，着眼于企业的未来发展。兼容性更好的OA系统应作为首选，特别是集团化企业。

在OA系统的设计上，需要在系统设计时从企业管理理念、平台架构等多方面综合考虑，目的就是为了提高企业管控能力，创新管理体制。而不是为设计而设计，一味迁就眼下的管理体制。

OA系统的高扩展性不但能轻易地设置工作流，更需要个性化功能，用户可以不用写代码就可以轻松的配置出企业需要的功能，这样就能很好的满足不同企业的实际需要。

随着企业的发展，出现新的办公模式和业务活动需要增加系统功能或升级原有功能时，在不影响现有系统正常运转的前提下能事半功倍地开展相应工作。

[1] 郭建伟,白凤娥.企业办公自动化系统现状与发展趋势[J].计算机与信息技术,2009(3):103-104.

[2] 黄永泉.协同办公自动化系统设计与实现[D].成都:电子科技大学,2010.

[3] 杨红艳.集团型企业办公自动化系统的设计与实施[J].电子技术与软件工程,2014(19):66-67.

[4] 涂兰敬.慧点科技领跑GRC[J].软件和集成电路,2009(9):57-58.

[5] 范玉福.政府办公自动化(OA)系统安全性规划与设计[J].电子技术与软件工程,2015(15):74-74.

(责任编辑：孙文彬)

Design and Application of the Cooperative Office Automation System

WANG Zhen-huan

(Department of Informatization Management, China National Coal IMP. & EXP. (Tianjin) Co., Ltd., Tianjin 300050, China)

A lot of informatization means have been used to help the enterprises to achieve the requirements of corporate governance, but, facing numerous solutions, an enterprise has been brought much confusion. By analyzing the characteristics of the enterprises, especially the coordination and management of all levels of organization group in enterprises, the enterprise needs to build a unified office platform to realize application systems for sharing information data and the exchange of information and data at all levels. In the same time, in order to standardize enterprise operation with the information technology, the enterprise should focus on the process of control, implant corporate governance, risk management and compliance into a platform. Therefore, it should also focus on the future and give full consideration to the needs of enterprise development when we construct the information data platform. With comprehensive consideration of design, using and integration of business management, a cooperative office automation system can gradually solve or ultimately solve the problems of enterprises and boost enterprise transformation and upgrading.

cooperative office automation system; WEB; requirement; management

2017-03-13

王振环(1982-)，男，吉林四平人，助理工程师，主要从事企业信息化研究。

TP317.1

A

1009-7961(2017)03-0012-05