事业单位人事档案的信息化管理浅探构建

谷涛

摘 要：事业单位作为我国展现政府职能与公共服务的重要社会组织，其档案管理工作摆在了突出的位置。在当前信息化快速发展的洪流中，事业单位的档案管理工作也发生了质的变化，由传统的纸质档案变味了新型的电子档案，类似的情况在信息化发展的过程中不胜枚举。本文浅析了当前事业单位人事档案的信息化管理现状，并就未来的档案管理提出了自己的意见和建议。

关键词：事业单位；人事档案；信息化管理

1 人事档案管理在事业单位当中的作用

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，在人力资源管理过程中起着凭证、依据和参考的重要作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。

事业单位的人事档案管理工作因事业单位的政府背景显得更加重要。不仅体现在其为国家人力资源管理工作的参考及数据支持上，更因为其作为一种基础支持性信息，而贯穿于整个人力资源管理。

首先，人事档案管理工作对事业单位的人力资源管理具有重要作用，依靠人事档案，事业单位可以向管理部门提供人员保险办理信息、人员申报职称、工资调整、办理退休等多项功能，同时对单位职工的不良行为等进行记录，为后续人员的选拔任用提供可靠的、权威的数据支持。

其次，由于事业单位的特殊性，其档案管理工作也具有较强的详实性和权威性，对优化单位内部的人力资源结构具有十分有利的作用。档案信息中包括人员的学习经历、工作经历、工作业绩、特长爱好及思想品德等方面的表现情况，对领导干部进行任免、调动等工作时档案具有不可忽视的参考作用，也是支持领导干部选拔任用的工作的重要信息。

2 信息化管理应用于人事档案管理的优势分析

传统的人事档案管理工作大多采用人力，在面对冗杂、繁多的人事档案时，人力操作难以做到完美，加之大部分档案都是以纸质存储，管理过程中的损坏问题不容忽视，在档案收集、借阅过程中丢失、损耗等现象频发。倘若在档案管理过程中采用信息化技术就可以解决上述问题，比如说采用信息化技术收集信息保证信息收集的全面性和准确性，同时借助信息化我们可以满足多人次多用途随时随地查档案，免去了纸质档案查询与专人管理的烦恼，也毋须考虑储存时间对纸张的损坏问题。由此可见，信息化管理应用于人事档案管理中具有较多的优势。

3 浅析事业单位在档杆管理信息化过程中出现的问题

3.1 人事档案信息化管理的配套建设不完善

目前，虽然有些单位建立了人事档案电子数据库，但是由于机制不完善，相互之间无法互联互通，电子数据库沦为了“鸡肋”。由于经济因素与办公条件的制约，有些部门可以采用电子档案而有些部门无法采用电子档案，造成了人事档案的工作重心依旧停留在以传统紙质管理为主的现状。同时因为对档案信息化管理的人力物力财力投入不足，档案管理设备的维护与管理也是事业单位人事档案管理信息化不足的重要原因。

3.2 人事档案信息化的人员管理素质和技术保密性需要加强

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给人事档案管理带来了安全隐患。由于档案信息化管理的专业性、政治性和机密性，原本应该专人来做的工作，有些单位却用非专业性人员安排到这个岗位上，造成档案管理质量的下降，这些人在进行档案信息化建设的时候，安全意识不高、信息保密的技术不高、责任心不大，造成档案信息的丢失与泄密。

3.3 对档案信息化管理工作不重视，信息化投入不足

当前阶段大部分事业单位都认为档案只是记录单位发展的一些历程与简单的记录，与单位的繁荣没有太大的意义。因此，往往不会给予较高的关注，这就必然导致档案信息化管理的投入资金明显不足，人员管理不善等问题。大部分人事档案管理人员仍旧以兼职、监管的形式进行，使档案管理的权威性和客观公正性大打折扣。

同时，因为档案的信息化管理需要足够的硬件设备作为支撑，再加上人才匮乏，从而导致现阶段事业单位档案管理工作中，信息化技术没有发挥它真正的作用。

4 解决措施

4.1 狠抓落实，加强事业单位对档案信息化管理的重视程度

随着社会的发展，档案管理的信息化是必然的要求。很多高层领导都已然意识到了这一点，然而落实到基层却鲜有人去做。事业单位的领导人员应该充分认识到档案管理的信息化对自身发展的重要意义，意识到信息化档案管理的优势，要具有与时俱进的意识，只有这样才能在事业单位中将信息化档案管理工作不断向前推进，进入带动全体员工进行档案管理信息化的建设过程中。

4.2 锐意进取，更新管理设备，进行技术创新

现阶段而言，仅仅有一个意识是完全不科学的。实现档案管理的信息化，必须有足够的设备、资金支持。故而，事业单位在建设过程中，应当加大对档案管理信息化设备的建设力度，加大资金投入，引进先进的设备技术，配备专业人员进行操作和保养。更应该不断引入高科技技术，采用“责任倒逼”等方式充分利用信息技术提高事业单位档案管理的水平。为档案信息化的发展繁荣奠定物质基础。

4.3 提质增效，培育新生代的档案管理人员，加强管理素质建设

在整个档案管理信息化建设过程中，除了前文所述的需要领导意识和物力财力支持外，落实到一线则是更需要管理人员的素质与水平的提升。事业单位在以后的管理过程中，应当通过招聘等方式吸收更多的档案管理信息化专业人才，如“档案学”或“图书馆学”专门毕业者；同时对现阶段的档案管理人员进行培养，丰富其信息化专业知识，从而使得档案管理信息化的专业人才具有相应的水平；采用绩效考核机制，对完成效果不好或素质低下的管理人员施行“惩戒制度”，严重阻碍档案管理信息化进程的应当进行调离处理或解聘处理；借助宣传、讲座，营造单位电子管理优先的环境；鼓励创新，对专业人员的创新举措施行褒奖制度；此外，对于专门人员管理信息档案的工作，事业单位还应提高档案管理信息化人才的待遇。

5 结束语

我们要意识到未来信息技术应用于各个领域的整体趋势，提前发力，避免因某一方面的建设不足而掣肘大部分的建设发展。事业单位更应如此，新形势下，推进人事档案管理创新收到了新的机遇与挑战，认识到信息化管理的重要性，是借势发展的重要突破口。