加强中小学后勤档案管理工作的几点思考

摘 要：在全国积极推行素质教育的背景下，中小学教育阶段是学生学习、成长与发展的黄金时期，中小学后勤档案管理作为记录学校后勤活动与档案建设的重要组成部分，保障了学校工作的正常进行，也推动了学校后勤的科学化管理。随着近年来教育体制的不断深化改革，中小学后勤档案管理工作也不断涌现出新的问题。本文分析了当前中小学后勤档案管理中存在的主要问题，并有针对性地提出了加强中小学后勤档案管理工作的主要措施。

关键词：中小学；后勤档案；加强管理

1 中小学后勤档案的特点和作用

1.1 中小学后勤档案的特点

中小学后勤档案管理主要体现为综合性、复杂性、多样性的特点。中小学后勤工作琐碎，其内容和形式包括了多个方面，比如学校基础建设、食堂管理、物业管理、学生用品管理、节能管理、校舍维护与维修等，学生学习环境的安全保障，教学活动的记录与存档等等。中小学后勤工作的多样性中体现了复杂性，后勤档案类型多种多样，可分为文件、技术类、行政文书类、设备类等类型，档案类型种类繁多造成了档案管理工作复杂。所以，中小学后勤档案管理是综合性、复杂性、多样性的统一。

1.2 中小学后勤档案的作用

中小学后勤档案管理对于学校的正常运转起着关键的作用。后勤档案管理是保障学校各类教学活动的正常进行，更好地为学校服务，为学生服务。后勤档案是学校事业发展的见证，它记录着学校发展中的经验教训，为以后学校的规划、发展起着参考作用。中小学后勤档案真实、完整地记录着学校发展过程，包括学校建设工程项目的设计、施工技术、参考资料、设施的配备等，是学校具有收藏价值的史事资料；后勤档案是后勤管理人员进行服务的重要依据，后勤档案记录了学校基础建设过程中人员的配备，包括建筑的施工人员、材料采购人员、专业技术人员等的配备，基础设施一旦出现问题能及时查找后勤档案进行跟踪和维修。同时，后勤档案也是学校评估的一项重要内容，直接影响了学校的发展，关系到每一位师生的前途与命运。

2 中小学后勤档案管理工作中存在的主要问题

随着中小学校后勤改革的不断深入，后勤档案管理工作又了很大的改善，同时也会面临更多的压力和挑战，后勤档案管理方面还是存在着一系列的问题，主要表现为以下几个方面。

2.1 档案意识淡薄

长期以来，由于传统的后勤档案管理内容的复杂和管理技术的落后，不管是学校的领导还是后勤管理干部对档案的意识很淡薄。后勤档案管理工作出现松散的状态，上从领导下至工作人员对档案管理不够重视，普遍认为是一种无关紧要的工作，许多档案整理不完正，保存不完善，将来一旦需要查看档案时，不能及时调出，档案丢失的情况也时有发生。

2.2 人员配置不合理

中小学后勤人员的配置不够合理，无论是后勤管理干部还是一线岗位人员，他们的学业水平和业务素质都较落后，他们并不重视后勤档案管理工作，也不参与正规的业务培训，对于档案的分类、管理工作不熟悉，甚至不了解。中小学后勤档案管理工作具有长期性特点，不具时效性，不能直接给社会带来经济效益，这导致社会各层不重视后勤档案管理工作，也是中小学校不重视后勤档案管理工作的直接原因，因其对学校的办学水平的提升不能起到立竿见影的效果，所以学校配备后勤人员时缺乏配备专业人才的意识，只配备没有专业素养的兼职人员，岗位不固定，流动性大导致后勤管理工作人员业务能力提升难、队伍建设稳定性差、工作连续性难以保证。

2.3 制度建设不健全，信息化水平低

目前多数学校在后勤档案管理方面并没有形成一个健全的体制，档案管理制度混乱，也没有一个具体的工作要求，对档案人员的考核也没有统一的标准，使许多档案的整理存档工作不能有效地进行，反而会导致重要的文档破坏、丢失。长此以往，不利于学校整个教学活动的进行，甚至学校珍贵校史资料无意流失，对学校发展形成拖尾现象。随着科学技术的发展，信息化管理已经应用到各行各业，当前中小学在存储设备和档案室建设方面都比较落后，学校后勤档案管理大多停留在纸质存档的阶段，学校存储设备陈旧，采用信息化管理意识不强，不能运用现代信息化技术对档案进行有效地分类、整理、存档，很多档案不能及时地整理归档，导致档案资源流失，严重阻碍了学校后勤档案管理的规范化、智能化的进程。

3 加强中小学后勤档案管理工作的主要措施

3.1 集中统一、科学规范管理后勤档案

各类档案分散在后勤部门各相关人员手中，很容易造成档案资料流失，出现信息资料断档，以及不规范的立卷归档和管理使档案信息查找起来很不方便。很多单位都采用这种传统分散的档案管理模式，制约了科学化、制度化、规范化档案管理的发展，给单位的建设和发展带来了不必要的麻烦和难度。档案管理工作是一项专业性很强的工作，单位应加强档案人员的业务培训，提升专业能力，结合单位实际情况，按照档案管理专业要求，不断完善基础设施，达到标准化的硬件要求，专门设立档案室，配置档案架、档案盒、信息化系统等设施，利用计算机信息化管理后勤档案，变死档案为活信息，建立健全后勤档案管理制度，建立专门档案管理人员职责、登记查阅制度、档案登记制度等，将档案管理责任落实给个人，循规蹈矩，确保后勤档案的安全性和保密性。

3.2 加强信息化檔案管理工作

信息化设备和技术逐渐进入中小学校，后勤档案管理工作也应跟上信息化潮流，辅助管理学校后勤档案，这些信息化档案主要以照片、底片、影像、录音等形式存在，以影像和录音为主，学校后勤档案的一个重要部分就是声像档案，这一档案形式以特殊形式为载体，特殊风格展示学校后勤档案，既可以直观展现又可配以文字说明，使档案信息更加可靠完整。对于陈旧的档案和落后的思想，学校应加强人员的培训和规范分类归档录入电脑，制定统一的规章制度，防止档案资料的损失，对于易损坏的声像资料，要独立保管，防潮、光线、磁场干扰，定期检查维护，尽量延长声像资料的寿命，为学校保存好珍贵的史料。

3.3 加强《档案法》法制观念

中小学后勤档案管理工作应依法办事，中小学校学生信息流行性大，数量多，档案建设和发展应依照《档案法》及修正案的制定实施进行，从事后勤档案管理工作的人员要通过学习宣传《档案法》提高档案工作依法，对大量的文书、教学等综合档案收集归档，按照国家规定依法销毁该撤销的档案，及时整理，及时移交档案室保管，以求档案管理工作取得实效。

3.4 营造后勤档案管理工作的氛围

后勤档案管理工作关系到每一个被管理者的个人信息，在中小学校氛围中营造档案的重要性，是人人认识到档案的潜在价值和长远作用，促使档案工作形成人人关注的工作，使得管理档案人员感受到紧迫感，树立服务意识，形成服务精神，面对枯燥的档案管理工作能够锲而不舍、任劳任怨。做到“三纳入”计划，计划将档案工作纳入单位，纳入领导议事日程，纳入岗位职责，迫使各部门做好档案管理工作。

4 结论

综上所述，随着社会的快速发展，信息化技术全面进校园的步伐，中小学后勤档案管理工作的全面开展指日可待。那么作为学校后勤管理工作的一分子，应增强自身业务能力，按照国家有关文件的规定和要求，加快档案室基础设施的建设，硬件设施的配套，逐步形成一个质优齐全、量足合理的安全的对国家和学校有珍藏价值的馆藏体系。

参考文献

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作者简介

王璐，女，青岛，本科，档案助理馆员，研究方向：学校档案管理、学校食品安全档案管理。