机关档案工作中的问题与对策探究

摘 要：进入新时期，面对新局面，机关档案工作面临新的机遇和挑战。改革开放以来，我国机关档案管理工作取得了可喜的成就，有力地支持了党和国家的建设事业，但是现阶段仍存在不少问题制约着档案管理工作的开展。

关键字：机关档案；档案管理；体制机制

1 前言

机关档案管理工作是关系党政机关事业发展的重要内容，提升档案管理水平，并加以开发利用，能够更好地服务现代化建设事业。

2 现阶段机关档案管理存在的问题

具体来看，机关档案指的是在各种公务活动中，由国家党政机关参与的，直接或者间接产生能够反应其职能工作的真实记录。机关档案既是党和国家收集总结的档案史料的一部分，也能为本机关各项工作提供服务。结合近年来我国机关档案工作管理特点，认为机关档案主要有以下主要特点：机密性强，主要在机关内部保存并使用；具有较强的业务性；行政管理特色突出，机关档案是机关在行政工作中产生并整理的。

2.1 基础水平良莠不齐，发展不平衡

目前，大部分机关业务档案和文书档案能按照档案管理的要求进行管理。但是，对档案管理的重视程度还不够，档案的收集、整理、保管、利用等环节还没有达到规范的档案管理水平，很多单位没有单独的档案室，档案的分类也比较

单一。由于档案管理缺失，导致一些有价值的档案材料被遗失、损毁现象时有发生，严重影响着档案的保存和利用效率。

2.2 机关档案利用程度较低

目前我国机关档案工作尚处于收集、整理和保存的初级阶段，与先进的档案管理模式相比有较大的差距。主要表现在部门领导和管理者对于机关档案的价值认识不足，没有正确定位机关档案的使用价值。机关档案是国家机关日常工作的记录和总结，对于今后提升办公室办公效率，改善办公技术水平，优化办公流程具有重要意义。目前我国机关单位档案管理的数字化、信息化水平不高，利用先进管理系统和技术进行办公档案管理和开发的能力较弱。

2.3 档案管理科学化水平低

随着新技术的不断发展，管理领域的手段和模式变革非常迅速，但是受到传统管理思想和技术手段的制约，部分单位在进行机关档案的管理中仍旧使用传统的管理方式，没有重视信息技术和新方法的运用。

随着信息技术的发展，电子文件、办公自动化、文档一体化等新的科技相继出现，使档案管理方式发生了根本性变化。传统档案管理的工作模式和技术水平已不能满足当今档案事业快速发展的要求，应该通过更高的科技手段对档案进行科学管理。但是有些基层机关事业单位由于受到资金、环境以及人才等方面因素的限制，档案的信息化、自动化、规范化程度还远远落后于时代发展要求，因此迫切需要运用现代化管理手段解决电子文件中原始资料长期保存问题。

2.4 机关档案重视程度不够

通过对我国部分地区机关档案工作的实地调研和资料分析，认为虽然大部分行政管理人员和部门领导逐渐重视了机关档案的管理工作，但仍有部分人员轻视档案管理工作，坚持传统的观念，认为只要是收集完整、保存完好就是万事大吉，对于推进信息化管理水平和后续开发利用的重视程度不够。部分单位在进行单位整体规划的过程中，并没有将机关档案管理考虑进总体工作计划中。由于思想重视程度不够，单位在机关档案管理方面的人力配制和资金配制方面存在缺口。这在一定程度上影响了机关档案管理人员的工作积极性，降低了机关档案管理的层次和利用的水平。

2.5 机关档案管理人员素质有待提升

档案管理人员是从事机关档案管理的主体，其自身素质直接影响到档案管理工作的开展。目前，部分单位的机关档案管理人员并不是档案管理专业出身，虽然在多年的档案管理工作中积累了一定的工作经验，但是在面对数字化和智能化管理的时候缺乏专业技能的支撑，对于计算机技术、大数据技术和网络技术等最新的档案管理技术掌握程度不够。还有一少部分管理人员不具备基本的档案管理技能和知识，无法科学有效的开展机关档案管理工作。甚至有部分单位的管理人员是其他部门兼任的或者是借调人员，管理人员队伍的建设不到位，直接影响了机关档案管理的有效开展。

3 加强机关档案管理工作

3.1 加强组织领导

依据最新的《档案法》规定，单位在开展机关档案工作的过程中，需要有统一领导和分级管理的制度，同时机关领导需要以身作则，严格按照规章制度办事。在制定单位年度计划的时候，将机关档案列入其中，从一开始就重视档案管理工作，使之真正成为单位工作的重要部分。建议制定领导负责制度，从单位领导层推选一名干部负责机关档案的管理工作，解决不同部门之间相互协作的不便之处。

3.2 加强宣传、提高认识

为了有序开展机关档案管理工作，需要从思想上提升认识，从根本上改变以往忽视档案管理重要性的弊端。为此，需要结合各种有效手段，广泛开展宣传工作，主要的宣传内容包括档案管理政策法规、管理技术模式、方案的开发利用、档案收集整理要求等，有意识的培养机關档案管理人员和机关工作人员的档案管理意识。在端正思想的基础上，制定符合本部门本单位的机关档案管理制度。

3.3 优化机关档案管理方法

现阶段，我国机关事业发展较快，部门的业务量增加反映在档案管理中就是档案资料生成的速度和规模空前增加，这就在一定程度上提升了档案管理的难度。大量工作积压就容易导致工作中出现纰漏，为此，建议主管部门优化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。这样就能提升机关档案管理的效率，增强档案管理的真实性和准确性，降低问题出现的可能性。

3.4 提升档案的安全等级

机关档案中记录着党和国家机关日常工作的方方面面，同时也是部门内人员工作和个人信息的重要载体，一旦出现泄露，不仅影响到部门工作的顺利开展，给党和国家造成损失，同时也会给个人生活和工作带来不便。为此建议从以下几个方面开展工作，提升方案管理的安全性：（1）严格档案查阅制度，对于不同部门和不同人员制定不同的权限，无关人员不得翻看和修改机关档案，同时因工作需要查阅时，需要档案管理部门主管的同意；（2）实现电子档案管理的部门需要提升网络安全等级，通过设置防火墙、安装杀毒软件、内网物理隔离等方式，确保机关档案信息库的安全性。

4 结语

本文通过对现阶段机关档案管理工作的深入分析，总结了我国有关部门在档案管理中的五大突出问题，并有针对性的提出了四项改革措施，具有重大而现实的意义。

参考文献

[1]潘影.机关档案管理工作中存在的问题及对策探究[J].黑龙江档案，2016，（03）：101.

[2]周晓梅.机关档案工作中的问题与对策研究[J].中外企业家，2015，（35）：195.

[3]方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学，2014.

[4]吕海梅.机关档案管理工作中的问题与对策[J].山东档案，2010，（04）：34-35.

作者简介

杨玉凤（1987-），女，山东省济宁市汶上县人，，本科，毕业于山东省枣庄学院，助理馆员，研究方向：档案。