机关档案信息化的发展研究

摘 要：机关单位的信息化发展成为档案资料管理的必然趋势，在当代社会中我国机关档案信息化发展的特点主要有机关单位档案管理人员信息化处理技术单一，机关单位对档案信息化的投入不够。面对这种问题，我们采取的对策有，一是定期更新机关档案管理人员的信息化知识和能力，二是以机关单位档案信息化促进精神文明建设，据此从而更好地推动机关档案信息化发展，提高机关单位管理档案的效率和完善机关单位处理档案的形式。

关键字：机关档案；信息化；信息化能力；精神文明建设

机关档案指由文字、图片、表格、声音、录像等形式，将机关单位执行的相关政策、法律条文和相关文件将归纳整理从而形成的档案资料。档案工作分为前期的资料搜集和整理，中期的鉴定和保管，后期的编研和利用。在我国机关单位的档案工作的主要内容在于：集中统一化管理、科学化管理、制度化管理、逐步实现档案管理的现代化、为社会主义精神文明建设服务。随着计算机网络的普遍应用，以现代通信、网络、数据库技术、计算机技术为基础的信息化，将各种数据汇总到数据库，从而供人群生活、学习、提供做决策的辅助信息，信息化技术的普及提高了人们行动的效率，推动人类社会活动的进步。机关单位的信息化发展成为档案资料管理的必然趋势，在当代社会中我国机关档案信息化发展的特点主要有机关单位档案管理人员信息化处理技术单一，机关单位对档案信息化的投入不够，面对这种问题，我们采取的对策，一是定期更新机关档案管理人员的信息化知识和能力，二是以机关单位档案信息化促进精神文明建设，据此从而更好地推动机关档案信息化发展，提高机关单位管理档案的效率和完善机关单位处理档案的形式。

1 机关单位档案信息化发展的特点

1.1 机关单位档案管理人员的信息处理技术单一

机关单位档案管理人员信息处理技术单一主要受到两个方面因素的影响。首先长期以来中国机关单位档案管理人员的信息处理采用的方式较为单一，一般以搜集整理相关的文件为主，没有形成整合档案信息、归纳利用档案信息的意识。随着科学技术的发展，由于意识的局限性无法去接纳最新的科学技术，从而尽快实现机关单位档案信息化的管理模式。然后政府机关缺少对档案管理人员的技术培训，他们在工作中无法接触到新的技术和信息化时代的相关知识，无法使用不断更新的设备和技术。专业人员的缺乏是机关单位档案管理信息化发展受到阻碍的重要原因，从我国在事业单位以及相关机构在档案管理人员的招聘工作的相关要求中可以得知，我国从事档案管理工作的人员以文科专业居多，文科专业一般重视对文字的判断能力和文字语言能力，对信息化技术的要求较低。机关单位档案管理人员信息化处理技术的落后是该工作性质和长期以来的工作理念所致，在时代的变化之中，提高机关单位工作管理人员的信息化意识和完善机关单位用人制度，是促使机关单位档案管理人员信息化处理技术手段不断丰富的主要途径。

1.2 机关单位对档案信息化的投入力度不够

机关单位对档案信息化工作的投入力度不够主要表现方面有：第一、资金投入不够，信息化的发展需要添置新的设备和仪器，同是需要给相关工作人员做相应的培训，提高机器设备的利用率。第二、人力投入不足，机关单位档案信息化工作的顺利开展需要大量的人力成本，首先需要档案信息的搜集者，其次搜集的资料需要采用先进的设备进行处理，然后将整理处理好的信息以网络资源、电子资源的形式呈现，以便共享和检索。第三、科研精力投入不足，机关单位的档案信息化管理工作是对资料的搜集和处理过程，其中对档案信息的研究是发挥档案资料价值的关键所在，也是在信息化时代提高档案资料的质量和利用效率的有效途径，信息化时代，对加快机关单位档案信息化发展除了技术方面的提高，最重要的是对档案价值的挖掘，这样信息化的发展才不会仅仅停留在形式阶段。

2 促进机关单位档案信息化的策略

2.1 定期更新机关单位档案管理人员的信息化知识和能力

信息化发展的主要载体是计算机，实现它智能化工具的作用。对机关档案进行信息化处理，需要相关的工作人员具备获得信息的能力、整理信息的能力、整合信息的能力、传播信息的能力、再生信息的技术和利用信息的能力。随着科学技术的发展和计算机的不断更新，机关单位档案信息化管理的水平需要不断提高。比如以提高机关单位人员信息整合能力为例，需要相关技术人员对其获取信息能力和修补信息的能力以及整合归纳信息能力进行培训。信息的获得除了本机关单位在一个阶段中展开的活动、召开的相关会议中涉及到的相关材料、图片、视频、文件、新闻报道的获得，还包括在网络资源上对相关同级别的机关单位在相关问题上展开的一系列活动，根据其他单位留存的相关资料，作为本单位的补充资料，从而增加政府机关学习的素材，提高政府机关办事的能力。在信息化时代，政府机关人员对信息修复的能力也是十分必要的。由于很多机关单位保存的资料都是以纸质版的形式保存下来的，纸质版的资料容易受湿度、温度和其他条件的影响，受到不同程度的破损，如此需要机关单位人员在管理档案时具备一定的文件修复能力，才能实现旧的档案资料的信息化。实现机关单位档案管理信息化关键在于管理人员的档案归纳整理能力，只有以科学合理的分类方式将档案分类，这样信息化方式才能更加便捷、快速地方便使用者查阅档案文件，实现档案本身的价值。

2.2 以机关单位档案信息化促进精神文明建设

机关单位档案信息化是一项有利于促进社会主义精神文明建设的系统化现代化工程，它可以涉及到民生领域，关乎百姓的切身利益，有力提高政府办事效率，有助于实现服务型政府和法治型政府的建设。我国有《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》和相关政府机关颁布的相关信息档案公开条例，政府机关工作人员在根据相关法律条文的规定，对政府档案进行保密级别分类，将不能公开的机关档案作为一类，并采用纸质版、电子版等形式保存，且汇集到相关的网络数据库中，以便于有相关阅读权限的机构进行查阅，提高政府的办事效率。除此之外，将可以公开的机关档案，采用信息科技手段，让人民群众知晓相关事件的实情和政府机关部门办事流程、办事效率和办事效果。政府机关单位采用信息化形式对可以公开的档案用电子化的设备在公共的展览馆、展览厅等文化场所轮播给群总观看，体现政府机关为人民服务的宗旨。在广场、小区、公园等露天环境中，无法采用电子设备进行播放的地方，可以采用将录制好的音频文件，以播音的形式，让群众得以知晓，从而更好地起到监督政府机关的作用。机关单位档案管理人员利用信息化手段對政府机关档案的相关信息进行加工处理，前提是保持信息的真实性，增加表现形式的多样性，以通俗易懂的形式让群众更容易理解。

机关单位档案信息化发展研究是一个动态过程，随着时代的发展，机关单位信息化发展将呈现出新的特点。机关单位档案管理要实现信息化一方面需要机关单位的重视和投入，另一方面将这种信息化发展所带来的成果用以促进精神文明建设。

参考文献

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[2]朱武梅.我省机关档案信息化建设发展的三个阶段[J].档案天地，2003，（02）：22-23.

[3]王歆柏.浅谈网络对机关档案管理的影响与对策[J].才智，2016，（12）：252.

作者简介

明东（1982-），男，汉族，湖北省丹江口市，大专，就职于湖北省十堰市武当山中国武当功夫团，档案管理助理管员，主要从事办公室档案管理文书工作。