信息化背景下企业档案管理改革研究

乔治

摘 要：随着信息化时代的到来，“以信息化带动工业化”的战略国策使得企业更加重视企业档案的信息化管理。本文结合我国当前实际情况，分析信息化管理所带来的影响，并提出几点适应当前信息化的企业档案管理方案。

关键词：信息化；企业档案；管理；改革

进入21世纪，社会主义市场经济发展有了进一步的提高，同时现代企业制度逐渐得到完善。企业档案能够客观展现企业生产活动的整个过程，在逐渐积累的过程中能够更深层的得到升华，从而成为一个企业最鲜明、最有权威性的资源。目前，技术同管理的飞速发展及创新导致企业档案工作逐渐向信息化靠拢，不在仅仅局限于纯粹意义上的实体管理。因此企业需要对企业档案信息进一步开发利用，最终达到提高企业管理结构的目的。

1 企业档案信息化的发展现状

1、信息开发观念过于陈旧

企业档案部门作为企业信息资源的管理中心，储存着企业各种重要资源。企业通过互联网的联通，档案信息开发逐渐向多元化、智能化靠拢，这一部门将逐渐缩小。档案管理部门如今面临着生存威胁，企业也应改变信息开发观念，形成面向新时代的新型信息管理系统。

2、企业的资源追赶不上信息化的步伐

在高科技的冲击下，一部分企业引进先进的计算机系统，借助其完成收藏，档案管理等相关工作。但是，由于企业资金有限，企业资源设备掉队的现象逐渐明显，电脑老化、计算机操作技术落后等现象也越来越凸显。档案信息只能被工作人员进行简单的加工处理，以至于整体服务水平不能跟上时代的步伐。

3、档案工作人员的综合素质有待提高

信息化强调以人为本，所以，相关工作人员的综合素质水平同信息服务质量息息相关。很多企业没有一支完善的从事企业档案开发的队伍。工作人员的素质参差不齐使得信息分析、网络检索、市场调研、信息咨询等相关服务项目开展的不是非常顺利，影响了信息开发的服务质量。

2 企业档案工作创新的必要性

1、档案工作发展的时代要求是创新

在激烈的市场经济竞争下，一个企业要想生存并壮大自己肯定得依靠知识创新、体制创新和科技创新，以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性为依托，必然条件是档案工作的不断创新、不断完善。档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制，主动探索，转换思维，在实践上积极创新，发挥档案知识宝库的巨大力量。

2、档案工作自身发展的需要是创新

档案工作不仅仅只停留在计划经济基础上的管理模式，落后于企业发展步伐，档案管理工作者也不能只满足于无为无过和看门守摊，创新就意味着发展，反之，就会被淘汰。某些企业的档案工作发展不起来的原因，一方面是管理体制不健全，另一方面则是档案工作在企业发展中没有发挥出相应的作用。档案工作要发展，首先要从内部开发创新思维与观念，主动寻求创新的道路。创新是档案工作发展的动力，是体现新时期档案工作在企业中价值的最好方式。档案工作是企业工作的一部分，它只有在创新中才能实现自身的价值。

3 企业档案管理信息化的特点和优势

1、企业档案管理信息化的明显特点

（1）信息的非人工识读性；（2）系统依赖性；（3）信息与载体之间的可分离性；（4）信息的可变性；（5）信息存储的高密度性；（6）多种信息媒体的集成性；（7）信息的可操作性。

2、企业档案管理信息化相对传统档案管理模式的优势

（1）档案的保存手段更加进步

传统档案的保存手段一般有：图片、纸质、录音、录像、照片等，因档案保存的时间长短不同、方法不同，可能造成文档纸张火灾、受潮、虫蚀、水浸等各类损坏情况。每年企业需要投入一定的保管经费，而且要因为无备份和每年不得不有的文档损失担忧。档案需反复检查，也可能存在原件遗失或损坏等，这些都给企业档案管理工作带来很多麻烦。企业档案信息化借助网络、计算机等工具，把有关资料制作成电子文档保存，在清晰度、保存、质量空间、准确性等问题上都得到了解决。

（2）档案检索的准确性、快速性、自助性提升

档案管理信息化通过网络就可即时查询，更为方便。管理人员可以从分类查询、模糊查询、组合查询中选取最优的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。在信息共享的前提下，企业内部的其他部门员工，如有工作需要，可根据档案管理要求从网上自行查询档案信息，实现信息检索的自助方式，同时减少工作人员的工作。

（3）提升档案管理部门的工作效率和业务能力

档案管理员可以從原来的手工劳动中解脱出来，不再只是从事录入、打字、保管这类的简单的劳动，而是上升到档案信息整合、收集、分析调整、编研、与企业发展同步甚至超前的信息研究等更进一步的档案管理阶段。档案信息化，是对档案管理人员提出新的挑战，使其自身技能在发展中不断得到提高，工作内容从枯燥到有新意，从简单到复杂，从可替代到有技术性含量，档案管理人员不仅对自身发展满意度提升，也使得工作效率不断高效，同时也提高了企业的人才素质。

4 知识管理背景下企业档案管理模式的构建

1、企业档案实施知识管理的必要性

科技的发展把世界经济从工业经济时代推进到了知识经济时代，当前知识经济正以信息化为先导在全球范围内迅速崛起。知识经济时代的档案管理定将成为知识管理，所有的工作环节都将成为知识管理的必要程序。面对挑战和机遇，档案工作只有主动去了解知识经济的发展，才能促进档案事业的快速发展。

2、构建档案知识资源管理模式的目标

使档案知识信息、化资源化。这要求把档案，无论是信息型、还是数据型、或者知识型档案，都应当按照知识管理的标准进行资源化、信息化，真正成为企业经营工作的。将之前的信息型档案资料看成知识型文档，按知识资源结构进行分类和共享；对以后的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速将信息型文档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理。

5 积极探索企业档案管理工作的改革创新之路

面对经济全球化、信息化深入发展，现代企业制度不断完善，企业档案管理工作者必须着眼长远，从范围内容、思想观念、体制机制、方法手段等方面改革，大胆创新，为企业改革发展更好地服务。

企业档案不只是企业资产的原始凭证材料，同时也是全体员工和企业管理者创造的有价资产，它的有效利用除了会给企业带来极大的社会效益外，同时还能够产生直接的经济效益。这就要求，一方面，企业领导层要重视档案管理工作，把企业档案作为企业的一种重要的战略资源，有价资产，充分发挥其在推动企业发展中的重要作用；另一方面，企业档案工作人员也要更新观念，将档案管理视为企业知识化管理的重要组成部分，着重改变以往“重藏轻用”的现象，变被动服务为主动服务，增强对档案知识的综合开发利用，提高档案管理智能化服务技能和水平，以融入企业的核心生产经营活动，为企业创造价值、提升企业的核心竞争力。进而实现企业档案人员由档案实体保管员向档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者转变。

6 结语

总而言之，一个企业档案的信息化管理能够更加迅速地进行信息的获取、处理、传递、利用是一个时代的象征，也是一个企业跟上时代进步的象征。它贯穿于整个公司的改革进程中，所有档案工作人员应当把握机遇，借助信息化的进程，进一步推动企业档案信息化的进程。

参考文献

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