做好生产经营企业安全生产标准化的档案管理工作

祝玲

摘 要：在安全生产标准化建设中，档案的管理十分重要。做好生产经营企业安全生产标准化的档案管理，有利于开展风险评估和危害辨识；有利于进一步完善隐患排查治理相关制度；有利于提升现场应急处置能力；有利于安全生产标准化建设，可以极大地提高生产经营企业的安全管理水平。

关键词：安全生产标准化；档案管理；重要意义；主要措施

在安全生产标准化建设中，档案的管理十分重要。在有关行业制定的生产经营企业安全生产标准化规范及达标评级标准中，基本上每一个检查要素中都涉及到安全技术档案管理的内容。生产经营企业（以下简称企业）在安全生产标准化建设过程中，随时都需要查阅安全技术档案，形成的文件资料随时需要归档保存。

1 加强生产经营企业安全生产标准化的档案管理工作的意义

安全生产标准化档案（以下简称档案）的管理工作是生产经营企业安全生产标准化建设的重要基础。档案管理是否规范标准，是安全生产标准化建设重要环节。目前，不少企业的档案管理工作还存在着诸多问题，笔者之前所在的电力企业，建立安全生产标准化的档案库不完备，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无从查询，所以做好生产经营企业安全生产标准化的档案管理工作，有利于开展风险评估和危害辨识；有利于进一步完善隐患排查治理相关制度；有利于提升现场应急处置能力；有利于安全生产标准化建设；可以极大地提高生产经营企业的安全管理水平。

2 目前生产经营企业安全生产标准化档案管理存在的主要问题

1.档案管理的法制意识不足

一方面表现是思想认识不足。部分生产经营企业没有认识到档案管理是《安全生产法》赋予的职责，没有认识到档案管理工作是做好安全生产标准化工作的基础，没有认识到档案管理是消除安全隐患、确保人员及财产不受损失的重要组成部分，对档案形成及利用的重要性没有足够认识。另一方面表现对《档案法》和国家档案局10号令的学习不足。部分生产经营企业认为10号令对档案的要求掌握不够，档案管理人员没有根据安全管理文件材料形成规律和特点制定切合实际的归档范围和保管期限，没有认识到档案管理的规范与否是有法可依的。

2.档案管理意识淡薄

一些生产经营企业没有把档案管理工作提升到是确保做好安全生产管理的基础工作，认为把人和物管好了、只要不出安全事故，档案管理可有可无，表现出从领导到工作人员对档案管理的不重视；一些生产经营企业的领导认为档案管理与经营业绩关系不大、出不了政绩，在人力、财力上不予支持，使档案管理工作边缘化，基层安全生产管理人员和档案管理人员意识就会不到位，一些生产经营企业管理安全生产的资料员和档案管理员各管各的，不协调、不沟通，各扫“门前雪”，如何管理好安全生产类档案没有形成一致的意见，致使档案不完整。

3.档案没有进行集中管理、质量不高

一些生产经营企业没有将安全生产管理形成的文件资料、照片、声像和实物进行收集整理，有的存放在安全管理部门；有的存放在其他管理部门或者基层班组，没有完全归档。有些企业分管档案工作的领导对集中管理要求不严，档案管理人员工作不负责任，即不及时催收、也不及时整理，没有做到应归尽归，档案管理员和安全管理人员在安全生产管理过程中没有按照“谁产生、谁归档、谁负责”的原则注重档案质量，部门在立档时审核把关不严，还有的管理人员认为自己保管档案能够方便工作，不愿上交集中管理，造成档案不能统一管理、质量不高。

4.档案管理制度不健全、责任制落实不到位

一些生产经营企业存在档案管理制度不健全现象，没有按照安全生产相关要求配套完善档案制度。有的企业档案管理制度多年未升版，引用的国家和行业标准还是已经失效的，与新时期档案管理要求不相适应。还有的企业制度建立了，但不进行制度宣贯工作，将制度束之高阁、应对检查，造成相关部门和人员无章可循。有的档案管理人员责任制落实不到位、不思进取、得过且过，文件资料收集不全、整理不及时、保管不善、有借无还，失去了档案的利用价值。

5.档案管理手段落后、力量薄弱，开发利用有待提高

一些生产经营企业的档案在管理上不与时俱进，对档案管理投入不足，档案设备老化及管理人员业务知识掌握不全不精，档案管理缺少科学的管理手段，没有充分利用互联网+进行档案管理，没有将业务系统与档案系统进行对接，没有进行档案开发信息的推送和信息导航，造成档案的利用没有发挥作用。

3 提高安全生产标准化档案管理的看法

1.提高认识，强化档案管理的责任感

要充分认识档案管理的重要性，把档案管理作为一项经常性、基础性、安全性的工作常抓不懈，真正列入企业议事日程、工作计划中去，做到定期研究、定期分析、定期检查。企业要以高度的政治责任感重视档案管理，坚决守住档案管理安全这根红线。明确档案管理的主体责任，严格落实档案管理责任制，实行档案管理一把手总负责、一级抓一级、层层抓落实、齐抓共管的责任机制，对各项规章制度和应急预案的落实情况进行督查，确保各项措施落到实处。

2.健全制度 夯实管理基础

用制度保障档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。建立和完善档案的收集、整理、归档；库房、安全、保密、利用；档案管理人员的任命、培训、调离、交接等各项规章制度。

3.提高档案管理人员业务素质

档案管理人员是连接档案与利用者的纽带，档案管理人员的业务素质直接影响到档案管理水平，影响企业形象，甚至影响企业的安全生产。所以，提高档案管理人员的素质，科学管理档案，充分利用档案服务企业安全生产。对管理档案的人员从选拔和培养都需尽心为之：将办事认真、细心、勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性及稳定性；教育和引导，档案管理人员必须熟悉工作流程，确保工作活动过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确，及时归档（包括电子版本）；加强档案业务培训；组织观摩学习，实地观摩档案管理先进经验和具体操作技能。

4.提高档案质量，做好规范管理

规范归档材料收集工作，档案管理人员要指导企业各部门人员对本部门形成的文件资料进行分类、整理工作，归档的时间及档案的齐全性、完整性、准确性和系统性要规范标准；规范档案整理工作，要严格按照档案制度进行整理，做到组卷合理、案卷内文件排列有序、案卷提名简明、保管期限准确，案卷封面、卷内文件目录、案卷装订结实美观；规范档案管理工作，档案实行集中统一管理，积极改善档案保管环境和物质条件，全面配置防火、防盗、防霉、防蛀、防潮等安全保管设备；采用信息化手段管理档案。

5.强化档案监督交接工作

做好档案的交接工作，确保档案工作连续不断有序进行。档案交接必须按照《档案交接管理制度》规定实施监督交接，档案监督交接工作对档案交接起着鉴证和监督作用。因此，无论是档案机构负责人交接，还是具体负责档案保管人員的交接，都必须安排专人负责监督交接。档案监督交接人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。档案管理人员交接，可由档案机构负责人监督交接；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监督交接。

6.加强档案监督管理

加强对档案管理人员的监督和考核，对档案管理人员实施半年和年度考核，重点考核他们的德能勤绩和工作质量，促进提高档案管理水平。强化档案定期检查监督，定期检查档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。重点查看档号、案卷标题是否规范；是否有案卷卷内目录；案卷内容是否齐全等。监督制度实施情况，特别是监督阅览制度、外借制度、复制制度、监交制度等是否得到落实。对借阅的档案逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，应依法严肃查处。