信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革与创新

摘 要：当今互联网的快速发展促使科技新技术逐渐应用到了诸多领域，而信息技术的发展应用给人们的工作和生活都带来了翻天覆地的变化。然而在信息社会的新形势下办公室文书档案管理工作该如何实现改革和创新、该如何调整和改变才可以保证文书档案的安全和有效管理。针对这些问题，我们以信息化社会为背景，深入地对档案管理工作进行剖析。

关键字：办公室文书档案管理工作；信息社会；改革与创新

1 引言

在信息社会下，人们生活的各个方面都被改变着。为了让我们更好地适应新时代社会的发展，同时也要让档案管理工作更好地适应现代社会的变迁。办公室文书档案管理工作正接受着严峻挑战。办公室文书档案管理工作需要与时俱进，通过现代化管理方法提升档案管理质量，有效推进和实现办公室文书档案管理工作在信息社会的大背景下的改革与创新。

2 办公室文书档案管理工作的必要性

办公室文书档案是每个部门单位工作的重要载体，这些档案是其开展活动和变更、建立资料的记录载体，是单位的重要依据和凭证，是历史资料。这些档案可以真实反映和记录单位的工作情况、资金情况等等，不管是为国家还是社会都提供了有价值的服务信息。 但是，随着信息技术不断发展，各行各业的工作制度和工作效率在信息化社会下也得到了充分实现。办公室文书档案管理工作通过信息技术的合理使用会加快档案管理工作人员收集资料、整理资料、归纳资料、分析资料档案的进度，大大提升了档案查阅与使用的效率。同时 ，一方面使用数字化系统在线浏览可以为信息化技术的使用提供便利，每个单位的分支机构之间的信息可以互相交流。另外一方面，使用百度网盘、网络云储存技术可以提高文书档案保存的安全功能，还可以达到信息下载、分享功能的传递，为文书档案管理工作提供了良好的基础，也提高了文书档案的使用率。

3 办公室文书档案管理工作存在的问题

随着单位工作量增多，文书档案的数量也不断增多。随之而来就显现出了一些原本看不见的不足和问题，影响了单位发展。所以，我们要认真克服办公室文书档案管理工作中容易出现的问题和困境，让这些档案得到有效管理。

3.1 档案管理人员认知水平低

档案管理人员认知水平低。信息技术运用到文书档案管理中需要管理人员有较高的综合素质和较高的业务水平能力。但由于这些管理人员没有接受过专业的培训，他们的水平能力和操作能力都是参差不齐，而档案管理工作的智能化和科学化又很高，因此在档案管理中会容易产生问题。

3.2 重视程度不足

文书档案管理工作是一项非常重要的工作，但单位领导并没有重视，档案本身的价值也没有得到充分发挥。档案管理信息系统的运行、资金的投入都非常滞后，时不时会出现信息不匹配等现象。所以，办公室文书档案管理制度需要进行调整和完善，让其充分发挥出其价值，确保文书档案管理工作顺利开展。

3.3 缺乏整理规划

电子存档系统是信息化档案管理中的重要组成部分，它虽然可以对档案管理起到系统化和规范化的作用，但整体规划性较弱，缺失协调运作模式，以致于无法信息化地自动生成各部门的管理归档工作，这是对管理工作形成了阻碍，需要积极对文书档案进行整体规划协调。

4 创新办公室文书档案管理工作的措施

4.1 构建科学信息管理平台

办公室文书档案管理要规范，要创建科学的档案管理系统。将档案分为四种形式：一般、秘密、机密、绝密。建档管理工作要依据文件机密等级进行展开，归档顺序分别是收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。在单位中有阅文资格的管理人员与起草人才能批示机密的等级；当文件起草和建档时，必须遵守制定的规章制度，以认真严谨的态度对档案进行严格的分类和归档。

4.2 提高档案管理人员素质

办公室档案管理的工作人员首先需要具备很强的保密意识，才可以提高归档、建档的管理水平。档案管理人员不仅仅要对自身进行严格的规定，还要知道自己的职业所在，与此同时，在掌握档案管理的方法的基础上遵循保密制度，及时销毁不易泄露和无价值的文件。为了能够让档案管理工作的规范性得到提升就必须要提高办公室文书档案管理工作人员的专业素质。

4.3 完善档案管理制度

办公室档案管理的相关管理工作人员要完善和规范档案管理制度。要不定时提醒办公室档案管理人员在工作时间一定要遵守规章制度，还要提高管理人员工作效率。第一，责任分工到人，不同的文件内容分给相对应的管理人员，确保不会出现混乱。第二，保密文件要与其他文件区分开，不能让黑客入侵到保密文件。第三，做好对办公室文书档案的防护措施，要加强安全性能，避免档案泄露等情况出现，管理人员可以在计算机系统中安装防火墙等安全软件。

5 結语

现如今，办公室文书档案管理工作对于各部门、各单位都有着举足轻重的作用。文书档案管理工作每个人都需要重视起来，要把档案工作的发展当成一份事业认真完成，要把信息技术运用到管理工作中，实现办公室文书档案管理的科学系统性、快速便捷性、安全可靠性，这对国家、社会、单位的发展以及档案的价值体现都有着重要的意义。

参考文献

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013（01）：191+194.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（03）：57-58.

作者简介

王精莉（1981-），女，重庆垫江，本科，毕业于四川大学，助理馆员，研究方向：档案管理。