医院设备档案管理及管理效益综合评价

摘 要：当前，在我国社会经济快速发展的大背景下，我院在医用设备、医疗服务方面等取得了不断地突破和改善，受到了社会各界人士的积极肯定。本文重点从医院设备档案管理的实际出发，按照我院设备购进和使用情况论述了“分阶段”式的档案管理以及管理效益综合评价情况。通过探究旨在为我院设备档案管理提供可借鉴的理论基础。

关键词：档案管理；效益综合评价；医用设备

近年来，伴随着我国人民生活水平的提升，人们对身心健康给予了更大的重视和关注。医院作为保障人们身体健康的重要载体，在维护人们身心健康方面发挥着极为关键的作用。医用设备档案管理及管理效益作为医院医疗水平的重要组成部分，在社会上也受到了越来越多人的关注。因此，研究医院设备档案管理及管理效益进行综合评价具有一定的价值和作用。

1 医院设备档案管理的方法

随着我国对医疗行业重视程度的提高，医疗技术呈现出先进化特点，医院引进的医用设备在不断增多，强化设备档案管理成为了重要的研究内容。若提高档案管理效果，应掌握一定的设备档案管理方法。医用设备档案管理方法是指导档案管理过程的依据，该过程中包括有诸多环节。对于医院档案管理工作人员而言，需要熟练地掌握具体的方法和步骤，由此提高档案管理的效果和质量。为了提高医院设备档案管理的有效性，现依据设备使用的整个过程制定出档案管理的途径和方法。

1.1 设备使用前的档案管理流程

结合医院提出的需求购进所需要的设备，在购入设备之前包括有一系列的过程，具体过程如下图1所示。

该过程中档案管理的流程具体划分为： 其一，科室在提出购进设备之前，应将报告交于医院办公室成文，该报告中需详细地写出资源来源情况、设备购进的必要性、使用人员情况等。医院相关科室审核后，召开医学装备管理委员会，30万元以上召开医院办公会议。审核完成后交档案室归档。其二，医院审核同意后，相关的材料报市卫计委及财政局进行审批，相关部门同意后（大型设备还应取得相关的许可证）委托招标公司进行招标。与中标方签订购置合同。相关资料存档。其三，在设备正式验收使用之前需进行检查，该过程应多个部门共同参与，若设备为国内生产，需要使用科室和设备管理等相关部门的负责人参与；若设备为进口，除了以上负责人之外，还应有商检部门的工作人员参与。按照设备的标准进行详细地检查，且记录相关情况，最后撰写验收报告，该报告便于后期备案。使用前设备的质量管理过程撰写的相关报告为设备的档案管理提交了真实性的数据资料和检验报告等。设备办理入库手续。验收资料由档案室管理。

1.2 设备使用中的档案管理流程

医院购进设备使用过程中应根据使用过程制定出过程性的档案管理流程。该过程档案管理包括有以下几个途径，如下根据医院的实际情况进行具体阐述。

设备在投入使用之前，应按照具体划分标准来归类管理和财务管理。从以下方面加以论述和分析。

1、医院设备档案分类管理技巧

伴随着我国医疗水平的提高，医院设备及其配套设备逐渐齐全且先进化。为了对医用设备进行连续性、长久性地管理与记录，需要按照设备原有的作用和功能等进行分类管理。通常情况下，医用设备档案管理是按照购置价格进行有效管理，具体分类标准如下表1所示。

2、医院设备财务管理实施方法

在财务管理的具体操作过程中，首先应建立有意愿设备总账，总账包括有名称、规格和型号等。在此基础上重点在于建立明细账，包括有名称、档案号、设备品名、单位、规格等。具体如下图2所示，该图是医院引入设备的档案管理档案号编排部分明细。

由图2示意图来看，需要对设备的具体情况进行汇总，其中档案号的编制方法为，该编号由三组数字组成：第一组数字表示设备的分类对应的国家标准码；第二组数据为标准码下面的细分数据，同时用以区分Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ类医用设备；随后的三位数字表示序列号，通常情况下是购进设备的先后顺序进行排列。其他信息根据设备的情况进行填写即可。隨后，应建立医院设备分户账，主要目的在于登记各个科室购进、使用的设备，该账目分为两份，其中一份交由使用科室，另外一份交由设备管理部门。如下表是医院设备分户账，见表2所示。

除了以上两方面外，医院还将设备的相关制度和规范等交由档案室加以管理。

1.3 设备使用后的档案管理流程

医院购进的设备使用一段时间后往往会出现几种情况，该设备出现一些问题，如由于该设备无法有效使用等需要进行报废处理。对于购进的设备而言，使用后的所有情况均需要纳入到档案管理的整个过程之中，便于后期相关人员对设备的使用情况加以研究。以下列出了设备使用后的流程图，为设备使用后的档案管理提供依据，详见图3。

结合上图情况，根据不同流程制定出设备使用后阶段中的档案管理流程，科室提出申请或相关的强检不通过，先由设备科会同相关技术人员进行鉴定是否能进行维修、有没有维修价值。然后设备科审核鉴定意见，计财科审核账面情况（超大型医用设备组织专家论证），医院领导审批，市财政局审核并审批，凡经批准报废的医用设备必须在医院计财科及设备科监督下交由国有资产管理部门处理。

从以上三过程和环节来看，医院设备的档案管理应由过去的重过程的管理转变为全过程管理，结合我院设备档案管理的实际情况，由此逐渐提高档案管理的作用和价值所在，另外，按照设备使用的不同环节进行的档案管理便于医院设备使用人员以及相关专家对该设备进行全面化地了解，为以后购进设备积累相关经验。

2 医院设备档案管理效益综合评价

2.1 医院设备档案管理效益综合评价体系搭建的PDCA原则

PDCA评价原则最早由国外的学者戴明提出，因此，该评价原则又被称之为“戴明环”。该原则包括有四方面，即计划性、执行性、检查性和整体性原则。该原则在于实现对医院设备的常见问题以及使用难点等进行计划，结合医院设备使用的实际情况制定出评价体系。另外，需要结合实际使用效果和科研等作用加以评价。该原则是评价体系制定的重要依据和根基，因此，在制定设备档案管理效益的全面性的评价体系时，应严格按照以上几个环节和过程推进，在保障全面性的同时注重细节和环节。

2.2 设备档案管理效益综合评价

为了更为全面、客观地对医院设备档案管理效益进行综合性评价，需要设定评价的维度，本次研究以我院2014年购置大型医用设备《数字减影血管造影X线机》为例，结合当前医院设备的基本功能和作用，主要从经营状况、设备运行成本预测及社会效益和经济效益等几方面进行综合评价。

1. 医院经营情况

现阶段，我院近三年的经营情况如下表所示。

由上表数据显示，医院的医疗业务量及业务收入正呈现逐年上升的趋势。随着梧州的发展、市区人口及流动人口不断增加，区域内病人数也随之增长，以及随着桂梧高速公路、南梧高速公路、洛湛铁路等交通大动脉的建成通车，外地病人的就医数量也会不断增加。2011年7月，医院在建的23层综合楼已建成投入使用，医院的诊疗环境得到很大的改观，前来就诊和住院的病人数量也在不断增加。

2.设备运行成本预测

设备运行成本预测需要从三方面入手，其一是人员支出预测、其二是公用支出预测；其三是设备使用折旧支出预测。结合我院实际情况，具体分析如下：

其一，人员支出预计以现有配备的医技人员计算，年人员支出为161800元。随着医技人员的增加，项目的人员支出会增加。

其二，公用支出预计以现在每月电费1806元（如遇用电高峰期会增加电费），每年预计电缆21850元，维修保养费450000元。

其三，以现行大型医用设备使用期十年折算，该项目设备估价款人民币1000万元计算，每年的折旧额为100万元。若设备在维护、保养方面做得好，设备可延长时间使用，则实际的年折旧额会减少。

3.社会评价

我院作为梧州市最具规模的现代化医院，就更应该在现有医疗技术、设备的基础上引进更为先进的技术和关键的大型放射治療设备，使医院更能担负起人民的愿望。该设备的购置，将对我院的放射治疗带来新的飞跃，将会有利于提升医院整体的诊疗水平，扩大医院在区域内的影响力，并为社会公共健康及医疗卫生保健提供更好的服务，满足不同人群的消费需求。

4.经济效益分析

以该项目设备估价人民币1000万元，按年作业480例计，年收入平均380万元，同时有助于提升医院整体的诊疗水平，有助于提高疗效、减少放射并发症和改进患者疗后的生存质量，有较好的经济效益和良好的社会效益。

总之，现阶段，伴随我国科学技术的快速进步与发展，国家在医疗技术领域也取得了很大程度上的突破，医院医用设备更加多样化、全面化、先进化，能够依托先进的医用设备为患者提供更加周到、优质的服务，医用设备管理水平在很大程度上也作为了衡量医疗技术的重要因素。同时，由于社会的发展进步，人们的生活水平不断提升，人们对身心健康要求有所提高，对医院医用设备以及医疗技术、服务等提出了更高、个性化的要求，进而也进一步加强医用设备档案管理以及管理效益，以期推进医疗服务卫生事业的发展。

参考文献

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作者简介

罗彬彬（1972-），女，广西金秀，大专，档案馆员，研究方向：医院档案管理。