如何有效提升档案资源的利用效率

谢家祝

摘 要：档案资源的开发利用属于档案管理工作中的重要内容，而档案利用水平是评价档案管理工作的重要标准。档案利用效率一般来说即是档案材料和库存的档案、档案有效价值、开发利用单位劳动量和利用服务单位劳动时间的比例。档案利用效率在很大程度上会受到社会经济的影响，同时也反作用于社会经济发展，具有十分明显的时代特征。本文结合笔者实际工作研究，探讨了如何有效促进档案资源利用效率提升的策略。

关键词：档案资源；利用效率；提升策略

档案管理工作以及档案材料的价值怎样真正的凸显，将其有效的转化为现实价值属于档案管理工作一直追求的目标。档案现实价值的开发即档案有效利用主要是借助于档案管理工作或档案服务来达到的，对档案价值的评价从某种程度上而言也取决于对档案材料管理利用的评价。

1 制约档案资源利用效率提升的因素

第一，法律法规不健全。因为现阶段国内对于档案管理和开发利用相关的政策法规不是非常全面，例如说《政府信息公开条例》中要求，政府信息作为现行文件能够开放，而在进行归档之后必须受到档案保存期限的制约，当前国内档案保密期最长可达30年，这就在很大程度上阻碍了档案材料的有效利用。

第二，档案管理部门重视不足。过去的档案管理偏向于管而忽略利用，开放利用范围较小，导致档案管理部门没有认识到档案利用的重要性。其一是宣传不到位导致相关人员开发利用意识不足，其二是因为社会公众对档案工作了解太少，造成档案部门不受关注。

第三，社会公众没有树立档案意识。广大人民群众对档案工作的了解程度和档案利用效率之间属于正比关系，现阶段很多时候人们在需要利用档案材料时也不能第一时间想到，一提到档案管理，大部分都和保密工作联系到一起。甚至连很多专家学者需要进行学术研究时也仅仅是到图书馆查阅资料，很少去档案馆。

第四，档案管理人员专业能力有待提升。部分档案管理工作人员认为自己工作不受重视，工作中安于现状，存在懈怠心理。目前一部分档案管理人员自己不主动学习吸取新的业务技术，对计算机操作不熟悉，无法应用现代化的方式开展工作。

2 新时期对档案资源利用的新要求

一方面，档案资源的利用应当坚持与时俱进的原则，坚持以科学发展观为指引，努力开拓创新。十八大报告中要求我们必须坚持科学发展观，即是一切工作必须要彰显出时代性，充分把握时代发展脉搏，具有创造性思维。档案资源的开发利用必须要坚持与时俱进，就应当善于打破常规，用于开拓创新，对社会经济发展的新情况和新问题进行深入细致的分析，对人民群众的工作生活的变化进行充分调研。从而更准确的评估这些变化对档案资源利用工作带来的影响，逐渐总结积累经验，研究出新时期档案工作的有效策略，永葆档案管理工作的生机与活力[1]。

另一方面，档案资源的开发利用应当坚持落实三个代表的要求，进一步促进自身服务质量的提升。坚持党的先进行属于落实三个代表重要思想的核心要求，始终代表中国先进生产力的发展要求，代表中国先进文化的前进方向，代表中国最广大人民的根本利益，是党先进性的根本标志和要求。因此，档案资料利用工作也应当真正提高到新的水平，要成为促进生产力发展的重要助推力量，成为服务广大人民群众的精神文化，为社会经济的建设发展作出积极贡献。

3 提升档案资源利用效率的对策

3.1 更新观念

要尽快转变过去的陈旧思想理念，主动树立战略转移意识，从思想认识到工作实践，从过去重视保存到重视档案资源开发的转移，真正做好重利用的工作。主动树立开拓性服务意思，真正正确的处理好档案资源利用和保密之间的关系。主动树立服务意识，真正避免存在过去那种“闭门等客”的问题，通过有效措施向社会宣传档案工作，让社会公众能够了解熟悉档案工作，变“死”资料为“活”材料，变历史作用为现实作用。主动树立全面服务理念，消除过去那种有多少档案提供多少服务，要结合社会经济的发展形势以及对档案工作的实际要求，不断提升利用效率[2]。

3.2 创新机制

结合新时期的实际需求，转变过去的档案管理工作方式，改善工作作风，构建全面完善的档案开发利用制度，对于促进档案资源利用效率的提升具有非常重要的作用。比如说可以实施全天无假日服务制度，满足广大档案使用者的利用需求；采取跟踪服务制度，结合实际需要提供更加全面性的服务，承担更多的服务项目，带来全程化的档案服务；可积极组织进行教育培训、业务交流以及参观学习活动，开展档案知识、档案业务和专题教育活动，提高广大社会公众对于档案事业的了解，拉近社会公众与档案之间的距离，充分发挥出档案材料的育人功能；贯彻落实各项政策规定，确保档案资源利用工作能够有法可依。

3.3 创造条件

第一，创造良好的档案利用环境。良好的环境可以吸引更多的档案使用者，宽敞清洁的档案利用场地可以容纳更多的档案需求者，充分发挥出档案资源的价值；文化标志性档案建筑能够凸显出档案的文化价值。第二，积极应用创新的服务方式，促进档案资源利用效率的提升，借助于各种现代化技术手段，推动档案资源管理利用的信息化建设进程，实施计算机操作检索档案，借助于互联网来进行档案信息的传递，让使用者能够通过网络方便的获得所需要的档案信息。第四，建立一支高素质的档案管理人员队伍，提升档案管理工作人员的综合素质能力和工作水平，发挥出其主观能动性，这是促进档案利用效率提升的有效策略。

3.4 重视编研

档案编研属于档案管理利用工作中的重要内容，属于现代化档案管理的重要一环，是从被动服务转化为主动服务的具体实践，同时也是进一步挖掘档案材料利用价值的科学载体。在新时期下，我们应当主动树立现代化的工作理念，转移档案管理利用工作重心，积极挖掘档案情报，利用档案信息，开发出一大批具有较强指导性和实用性的档案编研成果。要根据新时期的工作需要，结合库藏档案资源情况，有步骤有计划的提出编研课题，为三个文明建设服务。应当结合本地区和本单位的具体情况，凸显编研特色，提升编研效率，增强研究精神，掌握重要技能，努力促进档案编研工作质量的提升，力求多出精品[3]。

3.5 加大投入

进一步促进档案工作的信息化现代化建设。近年来档案管理工作服务范围逐渐拓展，各种档案材料越来越多，类型也更加多元化。在新时期下如果依旧采取过去的传统管理利用方式，比如会阻碍档案事业的发展，也难以确保档案材料的完整性。所以为更好的提供档案利用服务，必须要加大对档案信息化建设的资金投入，完善软硬件设施，让各种档案材料都可以实现电子化数字化，建立计算机信息管理系统以及相匹配的操作软件。

4 结语

总而言之，随着近年来人民群众档案意识的不断提升，档案资源利用已经逐渐从过去的封闭转变为开放性工作，档案资源面向全社会提供服务，从而更好的满足人们进行科研、学术、工作等活动的需求，促进档案工作的多元化发展。在新时期下我们必须要进一步深入挖掘档案资源，主动为社会经济发展服务，让档案资源的潜在价值得以充分的发挥，另外还应当调动所有可调动的档案信息资源，进一步拓展档案资源的利用范围和开发利用内容，推动档案管理工作的信息化建设，真正保障档案事业的健康发展。

參考文献

[1]侯英，曹湘博，陈霞.整合利用信息化档案资源提高医院管理效率[J].中国科技信息，2014，（07）：254-257.

[2]王英.提高档案利用水平服务当地经济发展——浅谈国土资源档案馆如何发挥档案综合利用效率[J].办公室业务，2013，（15）：39-40.

[3]吴加琪.基于DEA的我国国家综合档案馆档案资源开发利用效率评价[J].图书情报工作网刊，2012，（03）：69-74.