信息化社会背景下的档案服务模式探索

乔琳

摘 要：在社会实践的不断变迁中认识和把握档案信息服务模式的转变，自觉调整目标定位和实现目的的方法、手段，以期在新的水平上重新达到稳定的运行和协调发展，是保持档案事业蓬勃发展的力量之源。

关键词：信息化；档案管理；服务模式

当今信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源，信息化建设工作是公司重要的基础管理工作之一。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

1 档案信息服务模式含义

模式是某类问题的方法论，是问题解决方案的核心，管理理念的具体化，是一种被组织和社会所认同与接纳的管理法则，好的模式可以用效益去审视、评价。从系统论角度看，模式不仅是指由理念、组织方式、技术以及多种物质要素构成的具有一定功能的有机整体，是对组成要素及其基本关系的描述，也是诸要素之间相互作用、推进其运行变化的动态过程系统。档案信息服务模式是指在档案信息服务理念这种精神的支配下，通过制定一系列档案信息服务制度，来规范档案信息服务机构的运行与档案信息利用者的行为，使社会档案信息需求与供给达到平衡状态的一种档案信息服务系统运作状态。档案信息服务模式一旦建立并发挥作用，就会对档案信息服务工作形成潜在的、持久的约束，使档案信息服务工作的各方面在服务模式的规范下有序开展，但是，档案信息服务模式又不是持久不变的，它必将随着社会实践这个大的运行环境的变化而变化。

2 信息化社会背景下的档案服务对策

1、制定完善的档案信息管理制度

档案信息化建设中，档案管理人员必须要在重视档案信息管理，提升档案管理工作质量。档案信息管理工作人员需要根据档案信息化建设难易程度的分析，确定档案信息管理工作目的，提升档案管理工作质量。档案管理工作人员需要认真学习与掌握计算机信息管理知识，认真参与到软件开发工作中，选择合适的档案工程管理软件开展档案管理工作，同时，还要制定完善的档案信息化管理规章制度，打破传统档案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，创造有利于档案管理的条件，发挥计算机在档案管理中的作用。

2、强化信息集成服务模式

随着数字档案馆的不断发展与完善，其信息服务模式也日渐增多，其中集成信息服务模式无疑是最为主要的一种，同时也是对数字档案馆效能发挥影响最大的一种，对用户以及档案馆自身都有着相当突出的作用。信息集成服务模式是一种综合度更大、效率更好的服务机制，需要数字档案馆对馆内的各种要素资源进行整合。具体而言，集成信息服务包含技术、人力、资源等多项整合要素，其中资源是基础，而技术则是集成能否成功的关键，其最终目标是为用户构建一个多元化、全方位的档案信息服务模式。相比于传统信息服务模式中，因用户界面或检索软件等的不同而造成的检索困难的情形，信息集成服务模式借助集成系统，将格式各异的数字档案资源串联起来，使得用户可以更为简便迅捷地从集成服务机制中获取所需的信息服务。

3、加快档案信息资源开发

信息资源建设是档案信息资源用户需求的最基本保障和最为重要的前提。数字档案馆用户的习惯和偏好已发生变化，广大用户更多地依赖网络，传统型的档案信息资源体系很难适应当前社会用户需求。所以，在信息资源建设方面，我们要根据时代发展要求，不断优化馆藏结构，建立面向公众的以网络为基础的档案信息资源体系。首先，数字档案馆需要做好档案的收集、整理、鉴定、保管等传统基础工作，构建丰富的馆藏体系，为档案信息资源服务奠定良好的信息基础。其次，数字档案馆需要加大对档案信息资源开发工作的投入，加快大难信息资源开发进程。通过对档案信息资源价值的深层次挖掘，为社会公众踢狗日益丰富的档案信息集成品。再次，加大数字档案信息资源建设力度。数字档案馆要求有大量可利用的档案信息资源能在网络上被广泛查阅、参考。这就要做好当前电子文件归档工作，确保电子文件及时归档，继续做好传统档案的数字化工作，采用通用标准和先进技术，为档案信息资源服务建立完整的数字信息资源体系。另外，数字档案馆建设要结合实际情况，在条件允许的情况下，着力构建特色馆藏数据库，如名人信息数据库、地方特色数据库等，为档案信息资源用户提供特色信息服务。

4、保护档案信息的安全

网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全。

5、加强科学管理，提高服务效益

数字档案馆与其说是技术问题，不如说是管理问题。因为技术可以购买过改造，但任何根据本馆需要，把技术、人员、资源等有效组织起来，将服务建立并运行起来的过程，就需要发挥管理的作用。（1）数字档案馆工作组。成立数字档案馆工作小组，负责推进数字档案馆用户服务的各项工作，包括国内外调研、本馆現状分析，需要解决的问题等，提出有关开展数字档案馆用户服务的政策建议；开展数字档案馆用户服务必须投入一定的人力、物力、和财力。资金短缺已成为制约数字档案馆发展的重要的因素之一。需要利用一切便利条件筹集资金，以保障数字档案馆建设。（2）服务管理。包括服务运行模式、服务机制、服务质量等。（3）组织机构。相应的管理协调机构、质量控制机构、自从专家组织等。（4）人员管理。工作人员的素质要求、培训、分级认证制度等。（5）完整的标准规范体系。如知识库-问题元数据规范及问题编辑规则、只是组织体系、档案规范、系统的标准接口和检索协议等。（6）隐私与版权保护制度。

3 结语

在当前分众传播时代，档案网络开展分众信息服务是更好满足用户需求的必然趋势，通过对档案网站用户群体进行细分，并通过对信息资源进行整合，从而为不同用户提供所需的信息信息和服务，有效地提高了档案服务内容的个性化，确保了档案信息资源利用率的提高。而且在分众信息服务运用过程中，档案信息个性化服务会有所降低，有利于档案网络社会效益最大化目标的实现。

参考文献

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