浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理

摘 要：随着社会的进步与人类文明的发展，办公室档案管理工作在其中起到了越来越重要的作用。文书档案的收集和归档工作作为文书档案管理工作中的重要组成部分，在文书档案管理中扮演着重要的作用。所以，在日常生活中，我们一定要密切关注文书收集和归档工作进程，不断提高档案管理工作人员的管理观念，提升工作人员的专业技能和综合素质。只有这样，才能让文书档案管理发挥最大的价值，满足日益增长的社会需求。本文根据目前文书管理工作中存在的主要问题进行研讨，浅析当代文书管理中存在的问题，并根据这些问题提出相应的解决措施。

关键词：文书档案管理；信息技术；解决方案

1 前言

文书档案是指那些记录社会历史变迁，准确反映社会出现的问题和相应解决方案的社会成果。办公室内部的文书管理在人们社会的进步中起到至关重要的作用，在人类文明史上占据着重要地位。文书档案管理中的收集与收档本身是一个极具技术性质和服务性质的项目。最近几年，伴随社会的发展与时代的变迁，文书档案管理工作在许多行政单位、事业单位中都产生了越来越深远的影响，并且得到了众多单位的认可。可是只有实现文书档案的完整性和真实性，不断提升文书档案管理质量，才能充分发挥文书档案的价值，充分利用文书档案资源，实现社会的更好、更快、更强的发展。

2 增加管理者文书档案管理的意识

文书档案管理的收集与归档工作是各个机构单位的关键部分，也是各个单位提高工作效率与工作质量的前提条件。除此之外，文书档案能够对每一个单位的发展进程和前进历程进行详细客观的记载，从而为单位以后的发展决策提供重要的参考依据。同时，文书档案的种类十分多，只有将他们进行准确详细的划分，归类并整理，在保障每一份文书档案的正确性的同时，好要确保文书档案的时效性，帮助管理者进行管理决策，从而调整单位的战略发展目标。在这个方面，办公室文书档案管理工作应该被单位的管理者视为探究的重点工作内容，在得到管理者重视的同时，加大投资力度，改进文书档案管理工作模式，从而提高文书档案管理工作的效率。

3 文书档案管理工作現有的缺陷

3.1 归档文件的内容不全面

在办公室工作时，经常会发现档案管理过程中，存在归档文件不健全的状况，具体没有概括进去的材料有档案人员没有顾及到的文件材料。这种文件材料的内容十分多样，涉及的方向也繁杂，来源途径更加丰富，具有十分重要的参考价值。文件材料如果被遗留在别的地方或者是遇到意外情况就难以被重新采集，就会干扰到档案管理人员的归档工作效率再加上由于很多文书档案管理人员大多都是单位的实习或兼职人员，没有足够的时间和精力来调整与保存整理文书资料，或者由于其他原因而没有方法实现文书档案工作的管理。这些状况都会造成文书档案文件材料难以被及时的收集与整理。

3.2 档案管理工作人员的工作强度不够

目前，由于很多档案管理人员对文件收集与整理具有充足的意识，所以在收集文件时注意力不集中，最终导致很多文件丢失，缺乏其真实性。详细的原因有：

1.很多单位内部的档案管理程序不规范，很多重要资料都被随意放置在办公室的各个角落。

2.不同单位的归档形式难以统一，由于需要进行归档整理的档案数量较多，但是很多企业对于档案管理的归档工作没有十分的重视意识。

3.很多档案都存在不完整性，很多资料都出现断章、没有公款等现象，当遇到需要使用的情况时，必须找到相关部门进行补章，或者将不完善的材料变得完善，再交给补救部门进行填补。

4.文件材料的可靠性

很多单位或者行政部门为了对付上层领导的核查，会针对过去几年的数据进行模拟计算，导致很多文书资料的可靠性和有用性比较低，让档案管理的价值难以发挥到最大。

3.3 档案管理工作人员尚未形成强烈的责任意识

在文书档案管理程序里，因为档案管理部门的责任观念比较淡薄，仅仅重视重要文件的处理，很难在没有序号的资料上花费精力，直接导致归档工作效率，让很多材料难以保存的全面，使得很多文件的真实性不高，难以区分档案管理原件的效果，让这些原件的可靠性降低，法律的有效性不高，所以，根据这些问题，我们应该提出相应的解决措施，进行档案归类与收集工作有效性的提高，从而让档案管理工作可以顺利进展。

4 提高档案管理办公室文书档案管理的收集与归档效率

4.1 加强文化苏档案管理人员的培训工作

身为一个合格的档案管理工作人员，必须有丰富的档案管理经验和高效的档案管理工作技能，在利用工作的时间提高自己技能的同时，还可以参与省级档案管理的相关培训，从而提高自己的档案管理意识和档案管理业务水平。针对档案管理收集过程中存在的问题，档案管理工作相关人员要向上级部门及时反馈，并且提出修改意见，保障档案管理工作的顺利进行。对于不熟识的人，应该进行专业技术指导，降低相关档案管理信息系统之后，让档案管理工作可以按照科学的流程进行下去，从而确保管理效率。

4.2 健全文书档案管理和归档工作

第一，档案管理工作人员应该知道文书档案管理的详细时间、归档规模、保管时间等工作的具体流程，然后再结合每个部门不同的状况，按照相关制度，明确各个部门的责任，确定不同类型档案的管理程序。另外，档案管理部门应该对档案采取集中保管的形式，不可以擅自留下使用，同时根据不同时期时代的变化更新档案管理的秩序，来满足不同时期档案管理的社会需求。

4.3 重视临时档案的收集与归档

任何单位都存在人员调动和人员离职情况，通常会有少量的重要文件遗落在这群人手中，让这些文件难以及时归档。所以，在进行档案收集过程中，要专门安排工作人员管理收集上一年度的文书档案，强调临时档案收集的重要性。例如，在讨论大会结束后，要及时通知档案管理部门收集整理会议记录，通报会议事件。当产生人员调离时，应该让这些人及时交出手中的文件，并且负责人要认真查阅这些文件的真实性和全面性，使其价值实现最大化。

4.4 及时更新文书资料的收集与归档方式

文书档案管理工作在社会的发展中有着重要的作用，文书档案管理人员应该实时关注社会动态，及时更新文书档案的管理形式，加强信息化建设，构建完善的档案管理信息系统，提高文书档案管理效率，全面掌握档案材料的内容、时间及保管期限，在实现现代化、信息化管理的同时，能够及时交出符合使用者需求的档案，满足社会对文书档案逐年提升的要求。

参考文献

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[4]与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].张玮，许辰弘.黑龙江电力.2003（04）.

作者简介

邓巧玲（1980-），广东，东莞市妇幼保健院。