机关文秘人员素质与文书档案管理

摘 要：机关文秘的工作人员不但要负责对机关的日常的文书工作，而且还需要对于工作中的文书档案进行管理，而这些档案记录着机关内部的很多重要事情，文秘人员的素质与这些文书档案有着直接的联系，因此必须保证机关中文秘人员的高素质、较好的业务能力以及高涨的工作热情，从而保证他们能够尽职尽责的完善档案工作，保证档案的完整性以及质量。本文主要对文秘人员的基本要求以及如何提升文秘人员的素质做了阐述分析。

关键词：机关文秘人员；素质提升；文书档案管理

1 机关文秘职责

机关文秘在机关中是领导的主要助手，其主要的工作就是记录以及抄写，同时还需要进行文稿的起草工作。其中，记录既包括对于领导的口述内容的记录，也包括对于来访者接待的记录，还有对于会议以及电话的内容的记录等。抄写，指的是对于自己比较潦草或者是对在起草的文档中存在多次修改的内容、具有勾画的内容进行进一步的誊写，从而便于进一步的进行修改。文秘的这些誊写工作能极大的减少领导的工作时间，因此这是文秘人员的主要负责内容之一。同时，起草文稿的工作也是他们的主要负责内容。在文稿的起草阶段，其内容是领导和文秘一起及西宁的，有的时候是领导动手但是文秘帮助誊写的，有时候是领导进行口述然后文秘进行记录并且对其进行加工整理；有时领导只会口述一部分的内容要点，然后文秘根据这些内容去手机相关的资料，对观点进行进一步的研究。有时领导只会进行题目的拟定，剩余的内容需要文秘进行负责。在这个过程中，文秘不但可以向领导提出自己的建议，而且能够把自己的想法加到上面去。

2 文秘工作要求

2.1 政治责任感

在机关单位工作的文秘首先必须要有高度的政治责任感以及事业心。文秘工作在各个单位都有，不仅仅在机关单位内部。而在机关单位中文秘往往跟随在机关团体的中枢部门附近，成为其整体的事业中关键的一部分。虽然其职权不是很大，但是其重要的作用是无可替代的，直接的关系到国家与党的政策方针，直接的影响到领导作出决策。因此，文秘的工作人员必须有着高度的政治责任感，能够着眼于党的工作，从党的根本利益出发进行工作。在工作的过程中不断地增强事业心，能够高度的负责，在实践中乐于奉献，在集体中不在乎个人利益，具有为人民服务的高尚思想，在做好本职工作的同时力求做到领导满意、机关满意以及得到基层人民群众的认可。

2.2 较高业务素质

文秘人员在机关内部由于直接对领导的决定产生影响，所以应该具有较高的业务素质，应该在掌握国家的基本方针的基础上，熟悉国家指定的对于公文的处理方式以及相关的细则，需要能够了解上级的思想并且掌握他们的精神要旨。并且，文秘需要对本行业的公司以及自己的业务有着熟练地掌握，其工作的内容与本行业以及本单位的业务有着密不可分的关系，因此文秘需要扩宽知识面，对本行业的业务性质以及涉及的范围等都有着大致的认识，从而在工作的过程中能够更好地分析工作，提高业务能力。同时，文秘由于其工作性质的要求，必须要能够有一定的文字阅读以及表达的能力，这样才能够做好公文的起草工作以及更好的做好公文的收发工作。文秘人员对于语法修辞知识的学习也是很重要的，这能够提升他们的公文处理并且能够更好地撰写公文。

2.3 高尚职业道德

文秘的工作范围十分广，与外界有着较多的联系，需要与周围各方面的人进行交流与沟通，而这些都需要他们有着良好的职业道德。因此，文秘人员必须要待人诚恳，对周围的同志、领导等都以诚相待，时刻的注意自己的言談，能够诚恳的待人，对人尊重不拉帮结派，要坚持自我，敢于承担责任。在遇到问题的时候能够及时的解决或者在不清楚领导的意图的时候要及时的请示，不能敷衍过去不懂装懂。并且要有着严格的组织纪律，要能够保守党的机密，不能轻易地泄露信息。

3 文秘素质提高

随着经济的发展和社会的进步，对于文秘工作的要求越来越高，他们对于文件的管理作用也发挥着越来越大的作用，同时文秘人员的队伍以及工作也得到了进一步的发展，因此对于文秘的素质的提高显得至关重要。因此，首先在选择的时候应该选择那些基本素质较好的人员担任文秘的工作。这些工作人员可以通过竞争的方式上岗，除了对于他们本身的业务素质的考核还应该考核他们的本身思想素质，保证他们有着正确的思想道德素质，而且专业对口是必须的条件。并且，对于在职的文秘人员需要进行定期的培训，使得他们在培训的过程中能够提升自身的知识、业务能力，通过培训的过程能够更好地认清自我，从而弥补自身的不足更好地在工作中发挥自己的作用。同时，应该倡导在职的文秘人员进行在职考试，通过参加各种专业性的考试来提升自己的实力，在提高学历的同时提高自己的业务能力，更好的在工作中发挥作用贡献自己的力量。除此之外，机关内部应该对文秘工作以及学习的条件进行相应的改善，通过给他们配置电脑、订购相关的《中国档案》的书籍报刊，来使得文秘能够获得与本职工作相关联的前沿信息，知识等，在开阔眼界的同时提升自身的业务素质。机关部门还可以通过一定的组织，定期的对文秘进行工作上的考核，对于合格的人员可以发送相应的专业性的岗位证书，并且对他们发送奖金等行为来肯定他们的工作，这样在对其进行肯定鼓舞了他们同时还对其他人进行了一定的激励性作用，有助于提升文秘人员的工作热情，更好的投身在工作中。

4 结论

文秘人员的素质能够直接的影响机关内部的档案工作的各个环节，因此必须要着重于提升他们的综合素质，并且将其作为一项主要的任务去进行。本文中首先介绍了文秘工作的主要职责，然后在此基础上介绍了在机关内部工作的文秘应该具备的一些素质，最后对于如何提升机关文秘的素质提出了一些相应的建议，希望能够起到一定的参考价值。只有文秘有着较高的业务素质以及思想素质，才能够更好的促进机关工作的进行，为党和国家工作的发展提供更好的服务。

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作者简介

康思雨（1994-），女，汉，湖南冷水江人，本科，主要从事办公文秘工作。