试论高校实验室档案管理和信息开发工作

宁芳

摘 要：从高校的教育角度考虑，实验室的档案管理工作在其中起着至关重要的作用，然而目前档案管理与信息开发还没有达到成熟的地步。为了更为明确地掌握实验室的档案存储领域，形成完善的管理制度，尽可能多地增加软硬件设备，扩大实验室档案管理的开发力度，进一步地做好实验室档案管理与信息开发工作，我们进行了分析探讨，最终得出了有效的结论。

关键词：实验室；档案管理；信息开发

当前，针对实验室的档案管理工作依然还缺乏相应的规范，本文从实验室的收集范围以及组织管理的角度出发，对实验室档案规范化管理中存在的问题提出了可行的建议，方便我们在这两个方面的完善工作的展开。

一、存在的问题

1.缺乏足够的档案意识

在高校实验室建设阶段，我们大部分关注的是实验教学、实验室规划以及仪器采购等，对于档案管理还缺乏足够的认知。由于疏于对档案管理工作的重视，造成实验室档案配置的人员工作积极性的缺失，也给基础设施的建设带来了一定的阻碍，档案的接收面临着一定的困难，给具体的归档工作带来了不便。同时高校实验室未能科学合理地对档案进行分类，导致档案的利用率极低，最后导致档案工作的进度变得十分迟缓。

2.急需提高档案管理员的业务素质

出于完善高校实验室档案管理工作的目的，首先要确定的是工作人员的业务素质要足够高，具备最基本的从业能力，掌握一定的档案管理理论知识。同时基本的计算机与外语能力也是必不可少的，部分进口的设施需要借助这些工具才能得到很好的应用，我们对工作人员最基本的要求就是读懂操作说明书，然后能够按照要求操作仪器。随着高校实验室的信息化建设，实验室档案的管理越来越趋向于电子化了，所以档案管理员们还应该掌握基本的办公软件以及互联网的使用能力，可以独立自主地分析处理多媒体数据，学会用信息化管理的模式来进行档案管理工作。

3.过于分散的存储档案

从设备的论证、立项以及验收的各个环节，各部分的负责人也许存在一定的调动情况，这给档案管理工作的协调组织带来了一定的困难。有些时候我们也许要花费很长时间才可以完成资料的收集工作，而且这也有可能给实验教学大纲以及实验指导书的修订环节造成不利的影响，最后反而得到不够完善的档案资料。

4.档案信息服务方式过于单一

现在，实验室档案通常存在查询、复印以及借阅三种服务方式，缺乏档案编研这一关键的组成部分，所以不能进行有效的档案交接工作。尽管实验室还存储着很多的电子版资料，然而假如不能进行开发利用，缺乏科学合理的档案资源系统，那么这种电子存储方式也就失去了其存在的价值。

二、解决问题的手段

1.增强岗位责任感

实验室建设、管理以及运行过程中会直接产生实验室档案，实验室档案可以准确地记录实验室发展的各个组成环节，具有毋庸置疑的举证作用；通过信息载体的方式，结合实验室建设阶段的成果，能够给未来解决这类问题提供重要的理论依据，方便科学地预测实验室的整体规划与发展方向。

2.提高职业素养

档案管理工作水平，是取决于档案管理员的工作能力与基本技能的，因此，有针对性地开展职业技能培训十分关键。实验室档案管理工作是一项复杂的工作，它涵盖了学科建设、采购器具、实验教学以及实验室发展规划等多个方面的内容，因此有关的从业人员应该在平时注重学习，让自己的理论知识和工作能力都得到显著的提升。与此同时，对于高校实验室档案管理人员来说，必要的信息开发以及文字写作能力也十分关键，这是对每个档案工作者的基本要求。

3.加强现代化建设

通过计算机技术来进行档案管理工作，确保档案管理的规范化，这是我们通过计算机开展档案管理工作最基本的要求，如此一来，高校实验室档案管理的基本需求就得到了极大的满足。随着电子档案的趋势越来越明显，档案管理工作更是走向了智能化与科学管理化，这是未来的一个大趋势。所以，我们不仅要保留过去的存储方式，还应该将电子档案与纸质档案紧密结合起来，改进档案的管理方式，促进信息采集、传输以及服务效率的不断提升，扩大信息量，扩展服务领域。

4.进行开发利用

開发利用高校实验室的档案，不仅可以显示档案的使用价值，而且可以让档案管理工作更加规范。在高校教师以及学生的反馈意见的基础上，结合档案管理人员的工作经验，切实完成实验室档案的查阅服务、借出服务、复印供应服务、咨询服务、信息交流以及数字化网络服务，提升档案管理水平。

三、结束语

在科学研究和人才培养阶段，高校实验室档案起着至关重要的作用，它不仅代表着实验室管理人员辛苦工作的成果，而且具有十分显著的经济效益与举证作用。通过对高校实验室内部的问题进行整体的分析总结，我们可以按部就班地完成高校实验室档案管理和信息开发工作，为高校教育的蓬勃发展贡献自己的一份力量。

参考文献：

[1]胡爱兰.试论高校校友信息资源的开发利用与档案管理[J]. 亚太教育，2015（13）：200.

[2]张从宇，张巨芹.试论高校实验室档案管理和信息开发工作[J].安徽技术师范学院学报，2005（6）.

（作者单位：怀化学院文学与新闻传播学院）endprint