声像档案管理存在的问题及改进对策

王月莲

摘 要：声像档案是档案信息的重要记录载体，具有便于携带、内容丰富、形象生动、表现形式多样化等诸多特点，是档案资源的重要组成。在当前的信息时代，声像档案类型越来越丰富，所发挥的作用也越来越大，利用率日渐提高。为有效加强声像档案的管理和利用，本文探讨了声像档案管理中存在的问题，并提出了相应的改进对策。希望本文的研究能为相关档案管理人员提供有益参考和借鉴，共同助力档案管理事业的发展。

关键词：声像档案；管理问题；改进对策

社会经济的发展，人们越发习惯于通过各类声像设备来记录社会事件及科教文卫等各领域的活动，由此形成了极具保存和利用价值的声像档案。这类档案以影音、视频、音频、微缩胶片等资料为主，是对传统纸质档案的有效补充，能够客观真实地反映历史事件，具有很高的社会价值和历史价值。因此，加强声像档案管理意义重大。

1 声像档案概述

声像档案是个人、组织和国家在社会活动过程中，将具备利用和保管价值的影片、视频、音频、照片等资源进行科学归档管理所形成的新型档案，是以不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明而形成的历史记录。声像档案与纸质档案具有很大的不同，现对其特点分析如下：

第一，直观的形象性。声像档案中的音频、视频、照片等，皆是对现场情况的客观拍摄或录制，因而其材料信息具有可视性，能直观形象地呈现于人前。

第二，收集、保管之特殊性。声像档案多由磁性材料或感光材料制作而成，与纸质档案相比，声像档案对环境的要求更高，不仅要求环境保持合理的温度和湿度，还对光照、磁场等有一定要求，因而对其的收集及保管需特殊对待。

第三，是其他载体档案资源的有效补充。声像档案是传统纸质档案的有效补充，二者相辅相成、互为佐证。如以会议档案为例，会议所形成的决议、会议记录等，均为纸质档案，而参会人员的照片、会议情况录制等则可以声像档案的形式保存下来，如此，结合纸质档案和声像档案则能使研究人员从不同方面了解到会议的整个过程和全貌，使研究结果更为真实、可信。

2 声像档案管理存在的问题

（一）保管条件差，难以长久保存

声像档案的制作材料具有一定特殊性，需要档案管理人员制定与之相匹配的保管策略实施科学化管理。从当前国内大部分单位档案管理工作的践行情况来看，因未能对档案管理工作给予足够重视，许多部门的声像档案在保管过程中都未能与其他档案区别对待，仅简单地将声像档案同其他类型档案混同管理，故而在实践中极易导致声像档案因保管不当而发生损毁，诸如光盘表面出现划痕而导致无法正常播放等问题。

（二）归档不规范，资料流失严重

声像档案的归档工作必须遵循严格的归档原则，不仅要保存部分复制类或再加工类档案，更要保存原始档案。然而在实践中，很多单位的档案管理部门对此未能引起重视，在对声像档案进行归档处理时过于随意，如在收到各部门提交的照片档案时将其随意丢放，未能按照归档要求进行分类保管，且对于原始底片不能做到有效归档，致使很多有价值的照片因没能及时归档或底片丢失而失去保存与利用价值。录音、录像带的归档管理则更令人担忧，很多原始录音与录像都丢失了。此外，一些单位的各个部门与工作人员手中通常会存有部分声像档案，出于各种原因，如档案的文献价值较高等，这些声像档案往往难以及时交给档案管理部门归档保存。

（三）档案格式不统一，资源难共享

声像档案不同于纸质档案的原因在于其由声音、视频、图片所构成，需要制作成一定的格式才能进行查阅、保存和共享。然而，当前部分单位的声像资料在产生时没有专业的摄录人员到场，相关人员没有经过培训，不会考虑图像像素的大小、存储的格式、正光侧光逆光等问题，导致拍摄出的影像质量不高，没有形成统一的格式，直接影响了声像档案的质量，降低了声像档案的数字化工作效率。更为关键的是，由于声像档案格式不統一，导致各单位各部门的声像档案资源不能够共享，影响了声像档案的高效利用。

3 声像档案管理的改进对策

（一）改善保管环境，实施科学化管理

声像档案对于保管环境具有一定要求。《声像档案管理办法》明确规定，照片档案的保管环境温度为14-24℃，相对湿度应保持在37.5%-67.5%之间，录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持在40%-60%之间。对于照片底片、录音录像带等不得进行平放，同时应基于防磁化的考虑，将之保存于专用的防磁柜内。考虑到大部分单位受办公条件的限制，且无法确保相关设施添置到位，需要档案管理部门利用现有条件对声像档案进行合理保管：（1）将声像档案进行独立保管；（2）利用温湿度表，对档案室内的温度与湿度进行严格控制，同时应当避免光源直射和磁场影响，从而延长档案使用周期。此外，声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每十年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。各单位档案管理部门还应当注意对声像档案进行数字化存储备份，以免因档案损毁而造成无法挽回的后果。

（二）规范归档流程，提高管理实效

面对部分单位档案管理工作存在的诸多乱象，最为行之有效的方法便是制定严格的制度，实施规范化管理。具体而言，可从如下方面着手：（1）采取分年度整理，把一组具有共同主题、内容关系密切的若干份声像资料排列在一起，对每份声像资料编号，按介子类型、问题、案卷号组成案卷集中编放。（2）按案卷编写文字说明，填写卷内目录，并利用一系列手段完善档案编制模式。如在重大活动中，一般会形成文字、照片、录像、录音、领导题词等档案，在立卷编号时，如果按介子类型分别立卷编号，会将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌。为了弥补这一分类方法的不足，可对声像档案以及与其对应的纸质档案制作参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和利用。此外，各单位档案管理部门应当确保制定的各项制度在实际工作中得到真正落实，如此才能使声像档案得到最大化利用，有效提高档案管理工作实效。

（三）统一档案格式，提升档案利用率

档案管理工作的目的在于为利用者提供足够的素材。因此，档案管理部门应当充分利用现代信息技术实现声像档案的线上分享与利用，提升档案的利用效率，避免其在档案室中“沉睡”。为此，各单位档案管理部门应当创设档案资源信息库，将声像档案资源的内容录入数据库之中。同时，档案管理部门还应当对不同类型、不同内容的声像档案进行分类管理，并建构不同的数据库，以便于声像档案的开发利用。为了使数据库的利用价值更高，在建设过程中，档案部门应根据单位实际情况制定严格的数据库管理制度，确保数据库能够稳定运行，以便在此基础上使声像档案数据库的创设目的得以真正实现。

4 结语

声像档案是对具体事件的客观记录，是对纸质档案的有效补充，能为研究者提供更全面的研究素材。因此，各档案部门应重视声像档案的管理工作，实施科学化管理，以确保声像档案的有效利用，提高档案管理工作实效。

参考文献

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