新时期档案信息资源的开发与利用综述

杨玉莲

摘 要：文章论述档案有效作用的重要性，研发与利用的方法、指出了存在的问题，最后提出了解决措施。

关键词：档案利用的重要性；方法；问题；综述

1 档案有效开发与利用重要性

（一）开发利用档案信息资源是可促进社会主义精神文明建设。

大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要步聚。档案作为各项历史活动的记录，是开展政治教育的重要内容，利用档案中的生动素材进行各项专题教育可以收到预想不到的效果。

（二）开发利用档案信息，当前我国各行各业的快速发展都需要有关档案信息资源的支持。而是要通过档案部门运用现代化管理手段进行深加工，变成能够迅速、准确地提供社会利用的信息资源，为经济建设和社会快速发展提供原始决策依据。

（三）开发利用档案是为利用者服务的重要。档案是重要的社会信息资源，即要重视其载体的管理、保管、保护，更要重视其所含信息资料的开发利用，以实现资源共享，服务大众。如何做到迅速、准确地查找，快捷地提供档案资料，为各界利用者服务是档案利用工作应探索的课题。

（四）开发利用档案，是发展档案事业的需要，档案事业是一项功在当代，利在千秋的伟大事业。在新时期，随着人们法律意识的不断增强，档案利用和服务的作用得到了充分的重视和肯定。

2 档案开发与利用存在的问题分析

（一）档案的重视程度不够

在很多的档案管理部门，领导对档案利用所能带来的经济效益和社会效益认识不足，对档案管理工作要求也不严，从而形成了档案管理工作只注重“藏”而不“用”的错误观念，同时在档案利用过程中所产生的效益缺乏宣传的力度，人们没有一个正确的认识。

（二）档案的深度加工环节薄弱

在档案升级过程中，档案管理部门多数情况下都是进行一些简单的汇编工作，而很少去撰写系统、全面、准确的编研资料，这就为后期的查找和利用带来了困难。

（三）档案利用与档案保护的问题

通过对较常利用的档案资料进行调查表明，查阅档案多数情况下是买医保、社保，招工，解除劳动合同时应用的较多，但这部分档案基本都没有进行数字化加工，还沿用原先的纸质档案，需要进行手工查阅，这一方面加大了工作人员的工作量，同时也增加了档案损毁的机率。

（四）服务技术手段落后

而现实档案工作中，档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着，客观上背离了信息化社会档案信息管理的要求。许多档案部门虽然建立了文件数据库和档案查询数据库，但是大部分档案信息化管理起步较晚，有的档案管理还在原有的基础上踏步，档案信息的加工、存储和开发利用仍处于低效率的手工操作阶段，缺乏对信息的再加工，缺乏专题编研，许多还停留在内部管理上。

（五）档案利用率下降。有些档案馆对馆藏档案资料宣传不够，人们不了解档案馆究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分接收的档案至今无人问津，其结果必然导致档案馆门庭冷落，档案资源闲置浪费，当然也就创造不出更多更好的效益。

3 档案信息资源开发与利用的方法

（一）加强学习，转变思想，更新观念，形势的需要不断加强专业知识学习和业务学习，提高自身素质，成为具备专业知识，综合能力，综合素质的复合型人才，在工作中要开阔思路，转变思想，勇于创新，放弃旧观念，旧思想的束缚开拓进取，积极谋求和探索档案信息开发的新渠道。

（二）做好档案管理的各类基础工作，作为档案管理人员最基础的工作就是信息的收集，要想保证归档文件材料的齐全完整就必须在建立健全档案组织机构和完善各项管理制度的基础上，进一步扩大档案收集范围，丰富馆藏。

（三）加强档案宣传教育工作促进档案信息的开发和利用，档案的宣传教育是档案管理工作的一项重要内容。因此档案部门应把档案宣传教育工作作为一项长期任务来抓，要高度重视充分运用电视、广播、宣传站、黑板报、开力培训班等宣传教育形式向企业和社会广泛宣传档案信息资源的意义作用。

（四）作好档案编研工作，加强档案信息资源的深层次加工，档案编研工作，高层次地反映出档案信息资源的利用，在实际工作中，我们应把馆藏档案的一部分档案信息资源作为编研资料，进行深入研究并且根据研究成果进行加工。

4 加强档案信息资源开发与利用的对策

（一）切实加强对档案工作的领导。

各级政府要把档案工作提到重要议事日程，及时研究解决制约档案事业发展的关键问题。要严格按照国家财政部门收支分类科目的要求落实档案事业经费，并根据档案事业发展的需要，继续加大投入，促进档案事业与经济社会各项事业同步协调发展。

（二）做好档案管理的各类基础工作，作为档案管理人员最基础的工作就是信息的收集，要想保证归档文件材料齐全完整就必须在建立健全档案组织机构和完善各项管理制度的基础上，进一步扩大档案收集范围，丰富馆藏。

（三）加强档案宣传教育工作促进档案信息的开发和利用，档案的宣传教育是档案管理工作的一项重要内容，也是企业重视档案工作的一种表现形式，作为企业的部分职工档案信息概念比较模糊，认为馆藏档案就是一个资料仓库，缺乏档案意识，使得档案信息资源不能得到充分的利用，因此档案部门应把档案宣传教育工作作为一项长期任务来抓。

（四）作好档案编研工作，加强档案信息资源的深层次加工，档案编研工作，高层次的反映出档案信息资源的利用，在实际工作中，我们应把馆藏档案的一部分档案信息资源作为编研资料，进行深入研究并且根据研究员成果进行加工，汇编提供给利用者作为参考。

（五）加强高新信息技术研究，（1）重视现代信息技术的规范化，如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库等。（2）积极推进档案部门计算机管理系统的建设。（3）努力提高档案信息开发人员的素质。

（六）创新服务机制

（1）在信息化时代，档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管，还要更多地了解企业需求。一方面，要积极主动地为领导服务，为利用者服务；另一方面，要善于从网络上获取有效信息为领导经营决策，为企业的生产建设，经济建设提供服务，建立起一整套科学的企业档案信息管理体系。

（2）拓宽利用渠道

通過实际调查和进一步广泛收集，进一步了解企业和个人对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进服务方式，拓宽利用渠道，使更多的利用者更好地了解档案，利用档案，为企业发展服务。

（3）提高服务层次

在档案利用服务过程中，应贯彻以服务民生为中心的理念，通过信息化、网络化等先进手段，开展个性化服务，努力为民生提供解决问题的具体档案，使他们真正认识到档案的得要作用，从而将档案服务活动提高为知识服务活动。

（4）建立档案利用信息反馈系统

档案利用工作系统的外部信息反馈是一个开放系统，档案工作者可通过对档案利用者的调查、询问方式，主动收集档案利用者对档案信息的需求和提出的意见，并及时反馈给档案利用部门，以便针对客观实际而采取相应的对策。

5 结束语

网络化今天，深化经济改革的今天，人们越来越重视档案的深入开发和利用问题的重要，不断提高利用率，更好的为经济建设服务。

参考文献

[1]邱智宇，石晓琦，如何做好新形势下档案的开发与利用（黑龙江史志）2010年第5期

[2]孙笑，档案信息开发方法浅谈，2013年8期

[3]李敬琪，对加强档案信息资源开发利用问题的探讨，经济技术协作信息，2015年总第1219期