探析新形势下的人事档案管理工作

宋荣军

摘 要：本文针对当前人事档案管理工作中存在的问题，提出加强人事档案管理工作的对策和建议进行初步探讨，以期望提升人事档案管理水平。

关键词：人事档案管理；问题；对策

2016年中共中央政治局提出“增强政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识”，这标志着中国政治、中国治理进入一个新阶段，将深远影响未来几年的中国政治格局和改革绩效，这更是对全面依法治国、全面从严治党的细化和分解。人事档案是党委政府选人用人的重要依据之一，人事档案管理工作也是全面依法治国、全面从严治党的重要环节。近年来发现的王红英、黄梅芳、王亚丽、薛新民、徐楷、沈庆华等档案造假案典型，被群众调侃为“年龄越填越小、工龄越填越早、学历越填越高、身份越造越假”，反映出当前人事档案诚信缺乏的严重程度，严重影响了档案的权威性和公信力。

近几个月，通过对县内二十多家规模以上企业的人事档案进行抽查，发现多数单位较重视人事档案管理工作，但是也存在不少问题，有的出生日期在不同材料里填写不一致，有用阴历的，也有用阳历的；有的入团材料缺失，有的入党材料不全，缺失个别亲属的政审材料，有的学历缺失入学材料或成绩单，有的缺失聘用合同，或者聘用合同签订不规范、或者合同入档不及时，有的缺失养老保险证明材料，有的企业管理人员不稳定，兼职较多，有的没有像樣的档案室，有的虽然工作上重视，但档案业务不熟，工作不会开展等问题，只是停留在保管不丢失层面，对于材料的收集、审核把关等业务不懂，这些现象将会给企业发展或个人将来使用档案带来较大麻烦。因此，充分分析人事档案管理工作中存在的问题，并深入探寻有效的解决措施，加强对人事档案工作的管理，以此来促进企业的进一步发展，已成为广大企业人事档案管理工作者亟待解决的重要课题。

1 当前人事档案管理工作存在的问题归类

1.社会对人事档案管理工作普遍不够重视。人事档案管理工作是一项既平凡又琐碎的工作，不直接产生经济效益，更不容易干出轰轰烈烈的工作成绩，所以很难引起社会的重视。一些单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要 ”，认为人事档案工作无非就是“修修补补、抄抄写写、查查看看”的事务性工作，不是单位的重要工作。有些档案管理人员“半路出家 ”，缺乏应有的专业知识。许多用人单位尤其不愿在人事档案管理方面投入人员和财力，管理人员很多是兼职，没有或者不安排专业的、长期的工作人员从事人事档案管理工作。许多毕业生意识不到档案的重要用途，工作流动性强，档案又不能随身自带，只好把档案长期留在学校或人才交流中心置之不理，导致大量“死档”。由于对档案管理工作普遍重视不够，导致人事档案管理工作常常处于被动应付状态，难于充分发挥其服务功能。

2.档案管理内容不能与时俱进。目前人事档案收集归档的材料主要包括个人履历、自传、鉴定考核、学籍和职称、政审情况、党团关系、奖励与处分、职务任免、工资晋升等方面的材料。这些档案材料只能片面反映一个人的历史面貌和静态情况，很难全面、完整地将个人的特点和才能表现出来。近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德能勤绩廉表现、具有长期查考价值的材料（如年终测评分数、个人特长、信用记录等）未能及时补充到干部人事档案中来。这样就使人事档案很难对人才进行全面深入的考核，对用人单位的参考价值也就非常有限。

3.档案材料不够规范。一是档案材料没有及时更新，造成材料缺失现象严重。现代社会人才流动非常频繁，客观上给档案材料的及时收集造成了困难；另一方面，有些用人单位档案管理人员责任心不强，档案转出和转入单位档案管理人员缺乏沟通协调，没有及时提供新的材料，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成 “断档”。二是档案材料格式混乱 。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一， 难以进行装订；有些档案装订混乱，乱孔、脱页现象较多，影响档案的保存。

4.档案材料失实现象严重。有些档案材料如考核鉴定、个人总结、入党申请等只写成绩，不写问题，只写优点，不写缺点，只写对自己有利的，不写对自己不利的，不能实事求是地反映一个人的情况；有些人为了利益需要，擅自涂改年龄、工龄等档案信息，更有甚者，不惜买假文凭、造假档案，欺骗组织，这些现象，严重影响了档案的权威性和公信力。

5.档案管理的科技信息化程度不高。大多数单位档案管理工作电子化、信息化程度很低。有些只是录入了工作人员“三龄二历 ”、职称、职务等基本信息和人事档案目录，没有使用专用档案管理软件进行档案管理，没有实现档案数字化等；有些单位档案管理工作甚至还处在手工、半手工状态。这种状况造成档案管理工作效率低下，容易对档案造成一定的污染和毁损，容易弄虚作假，难以实现资源共享。

2 加强人事档案管理工作的对策建议

1.加大宣传培训力度，真正重视人事档案管理工作。首先从领导干部开始，要重视档案管理工作。挑选热爱档案管理工作、原则性强，保密意识强、兢兢业业、甘于奉献的人员从事档案管理工作；要对档案管理人员进行专业、系统的培训，尤其是要认真学习《中华人 民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。同时，要向广大企事业单位积极宣传人事档案的重要作用；督促其及时更新，收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。向各单位员工和高校毕业生宣讲档案在就业、升职、出国等方面的重要作用，尽量避免“弃档”或“死档”等现象。

完善丰富档案内容，提升档案利用价值。在档案内容上，要与时俱进，除了现行规定收集归档的材料外，还应逐步建立起档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，收集平时工作业绩材料（包括工作实绩、获得奖励 、科研成果、培训学习等）、个人信用记录材料（包括银行信用和社会信誉记录等）、缴纳养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个人特色材料等，提升人事档案的社会服务功能。

3.统一档案材料要求，促进档案材料规范化。一要规范档案材料收集途径、内容、时间，确保及时归档、更新；二要督促用人单位和相关部门及时收集档案材料，避免档案材料的缺失；三要严格把关，规范档案材料的手续，对于缺少日期、签名、印章等材料要求有关部门和人员及时完善，避免档案材料的效力缺失；四要尽量统一纸张大小，便于档案材料的整理和装订。

4.加大教育和惩处力度，增强人事档案的公信力。一是加强宣传教育，严禁为了个人利益涂改、伪造档案材料；二是对于收集来的材料，尤其是学籍、职称、业绩等材料要仔细查验，发现问题立即清退；三是对造假严重者要严厉打击，依法对其进行曝光或处罚。

5.提高信息化程度，逐步实现档案材料的资源共享。一要建立档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等共建、共享的人事档案信息平台；二要各级档案管理部门要加大资金、人员投入力度，开发或购买相应的计算机管理软件；三要对档案管理人员进行信息化培训，使其尽快掌握信息化管理本领。

总之，要加大宣传力度，形成人人懂档案，人人重视档案的良好格局，使各级领导和广大员工充分认识到档案的重要性，牢固树立档案意识，从而从整体上提高人事档案管理工作的水平。