浅析文书档案管理中存在的问题及对策

周雷

摘 要：文书档案管理的好坏，是单位管理水平的直接体现，同时也是单位的各项活动的客观反映。基于此，本文以文书档案管理为研究视角，针对现阶段文书档案管理工作中存在的问题作出分析，进而提出具有针对性与时效性的解决措施。期待为我国相关单位文书档案管理水平的全面提升贡献绵薄之力。

关键词：文书；档案管理；问题及对策

文书档案管理在各个单位中具有重要的价值，是企业、政府机关、事业单位及社会组织管理工作中的重点内容。能够客观的反映出单位的各项活动，同时也直接体现出管理水平的高低。管理工作水平的高低与文书档案质量和完整性息息相关。档案管理水平的提升，才能实现文书档案价值。随着计算机信息技术的发展，文书档案管理具有信息化的特点，同时文书档案管理工作中存在不少问题，需要档案管理员制定相应的解决方案。

1 文书档案管理中存在的问题

1.1 重视程度不足

现如今在很多单位和企业中，文书档案管理人员自身对待档案管理认识不够充分，使文书档案管理工作不能很顺利有序的开展。文书档案管理的思想态度的怠慢，同时单位对文书档案管理的重要性也没有充足的认识，在实施制度上受到多种因素的限制，如果单位的领导人不重视起来文书档案管理工作，就会造成文书档案管理工作效率低、质量差以及管理工作出现多种错误[1]。

1.2 文书与档案管理相互混淆

档案管理工作和文书工作截然不同的内容，做好档案管理工作的前提是能够顺利的完成文书工作，目前有很多单位把这两项工作相互混淆。造成文书档案管理和文书工作的相脱节，文书档案管理人员不重视和文秘工作的衔接、配合。要保证工作的质量和能够顺利的完成，就需要文书工作和档案管理工作的问题上是相互协作联系，只有都认识了这一点，才能保证工作有条不紊的顺利完成[2]。

1.3 管理人员配备不足

人手不足是文书档案管理工作同通常存在的问题，其中主要还是因为对工作的认知和重视不足造成的，用人单位有时为了补充人员不足，临时补缺文书工作的人员是大多数单位采取的措施[3]。如今是信息技术时代，文书档案管理工作可以借助现代化技术的优化管理，这就要求工作人员要与时俱进的学习和掌握新的方法和技术，并能够灵活的运用到实际工作中。用人单位临时不缺的多数是公司的老员工，这些新知识和新技术对于他们就相对有难度，思維方式和工作方式方法都不能快速的跟进时代的要求，这样就制约了文书档案工作的发展和进步。

1.4 文书检索效率较低

现阶段文书档案检索的方式主要是计算机检索和手工检索两种，多数情况下依旧是传统的检索方式为主，这样就对文书检索的效率造成很大的影响。不少工作人员存在着认识上的错误，认为提成文书档案服务质量需要更多的检索工具的编制，总之，没有能够很好的在工作中运用现代信息技术是影响主要原因。

2 解决文书档案管理相关问题的对策

2.1 充分重视文书档案管理

需要单位内加强宣传，可以通过多样化灵活的方式宣传相关的法律法规知识。如《中华人民共和国档案法》和《档案法实施方法》等，积极调动库存档案资源并加以利用，促使档案管理人员及各个部门的领导能够深一层的认知文书档案管理工作的重要性，加大对文书管理工作的支持。在单位总体工作规划中纳入文书档案工作及各项经费的支持。

2.2 全面提高文书档案管理人员素质

档案管理人员的提升自身的素质尤为重要，包括档案管理人员的专业技术水平、计算机应用技能等。应该注意根据档案管理要求鼓励管理人员参加培训及继续教育，有必要的情况下可以建立定期培训制度。使管理人员能够按照要求有计划、有目的的参加继续教育，使综合素质和专业素养得到提升，更有效的提高档案管理队伍的工作质量。另一方面，根据时代变化对档案管理员要求加快信息化的管理进程，管理文书档案的目的在于实现资源共享，并在此过程中充分发掘档案的价值，为生产实践提供服务，注意加快信息化管理的步伐才能够使档案资源的最大程度上的实现共享。

2.3 确立科学规范的管理机制

由于文书档案管理工作涉及多个部门，为了提成管理水平，必须重视强化各部门之间的沟通和协作。其一，管理人员要了解档案文件的处理情况，定期到基层单位与相关部门中收集资料，确保能够从各基层单位和相关部门收集到齐全、完整、真是的文件材料；其二，管理人员应定期与相关部门进行沟通，以减少文书档案不及时的归档、资料遗失问题，注重档案管理的各个工作环节是否有效的完善，保证管理工作具有规范化的特点。

2.4 做好文书与档案管理的衔接

文书工作和档案管理工作密切相关，提高档案的质量首先要提高文书的质量，文书的质量直接关系到档案管理工作的质量。首先，文件的处理要按照流程和规定严格操作，科学分类后立卷、归档，要做到这一点需要有关人员的文书处理的相关培训，提高工作技能水平。其次，注意细节工作的区分，例如文书格式的统一、纸张的板式、纸面的清洁等等。要做到这一点就需要工作人员具备较高的责任意识，良好的工作习惯。文书工作和档案工作的规范衔接，能够使档案管理工作的效率得到很到的提高。

2.5 提高电子档案安全性

电子档案应用该技术能够大批量的处理文件，收集整理大量的信息资源，提高了文书管理档案工作的效率，这样大大节省了管理文书档案的时间。确保电子档案的安全性尤其重要。首先，在工作中要养成及时保存的习惯，及时保存文件信息，避免在停电或计算机突发故障造成信息的丢失。其次，安全性这需要专业的技术人员参与，给计算机安装杀毒软件、防火墙等避免非法导致档案信息的丢失、泄露。

3 结语

综上所述，提高管理档案人员的认知度、学习能力尤为重要，直接影响着企业单位、政府机关等各项管理工作中的质量和效率。相关部门之间需要相互沟通、协调进一步完善各项工作。使文书档案管理工作能够高质量、高效率的展开，为企业和单位的长期发展做出贡献。

参考文献

[1]潘美恩.基于文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].城建档案，2016，06（08）：62-63.

[2]杨永翠.浅析高校文书档案工作存在的问题及其对策[J].档案，2015，04（09）：59-60.

[3]何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].东方企业文化，2014，05（14）：97+100.