石油化工项目中的采购文档管理

摘 要：本文主要以石油化工工程项目为例，分析了石化工程项目中采购文档的重要性，并介绍了为了针对项目过程中采购文档存在的问题，LPEC采用的各种策略。

关键词：石油化工工程项目；采购；文档管理

为促进工程技术的发展及在国际上承担业务，国内各工程公司不断的借鉴欧美发达国家先进的工程管理办法，项目管理的分工及专业化也在不断的深化，同时对工程项目重要的一环文档管理也提出了专业化要求，各工程公司也在培养专业的文档管理人员。文档管理不仅伴随着项目的始终阶段，并且是项目建设过程中的重要管理手段之一，目前国内各工程公司的项目管理手册中及实施规划中，都有专门的篇章描述文档管理的内容，并在实施过程中有专人执行及监督。

而在EPC项目中的费用权重会占到65%-75%采购，文档管理更是重中之重，尤其是招标过程中采购文档的管理及保存更是提高到了法律法规的高度，招标过程中的采购文档更是项目结束后审查的重要一环。

石油化工工程的采购文档管理的特殊性，促使各石化工程公司在不断的借鉴国外的先进管理方式的同时，也根据国内由图书管理发展而来信息管理技术采取了更细致的电子化文档管理要求，如LPEC正在采用的采购集成管理系统软件及DOCUMENTUM软件。

1 工程项目中采购文档的管理方法

石油化工工程项目的采购文档主要有采购文档结构和文件编号、項目采购策划阶段、项目采购实施过程、采购收尾过程所形成的书面资料（包括相应的.pdf、.doc、.xls等电子文档）。

1.1 采购文档的编号管理

在石油化工项目中采购管理文件的编码结构与项目管理文件的编码结构相同，文件编制人使用的文件编号格式按照规定执行，项目采购文件编号及缩写代码也是由专门的文件规定。不仅文件的编号有统一规定，同一个文件的不同版本也有专门的要求。

以青海盐湖化工项目为例，其采购文件编号如下：

427091-0000-PRVA-CCT-0001

1）项目名称代码，如427091代表青海盐湖

2）装置代码，如0000

3）采买物资类别代码，如PRVA

4）采买阶段代码，如CCT代表合同；

5）流水号，如0001代表第一份合同

1.2 采购文档的电子化

随着由图书管理发展而来信息管理技术的发展，以前的纸质文件为载体的文档管理方式也发生了重要变化，信息化后电子文档管理及查询更加方便、快捷。

1.3 采购文档的保密管理方案

为保护项目实施过程中带密级的文件，LPEC专门编制了14A306《内部保密事项管理规 定》执行，同时对不带密级的采购文件应按其在项目中的受控情况分为受控文件和非受控文件。根据需要对不同级别的员工采取不同的权限。

2 采购文档管理存在的不足及解决办法

在LPEC的每个涉及到采购的项目都设置有专门的采购文档管理人员，但是由于有时采购文档管理人员缺乏采购的专业知识，同时采购管理也属于高风险管理，各项目必须独立存放文档便于查询及审计，这也需要各项目有独特的项目管理模式，LPEC为此专门编制了《项目采购文档管理规定》，以此文件为基准，各项目又编制了符合项目需求的《XX项目采购文档管理规定》。同时又采取了采购合同负责制，将采购合同分配到每个采购工程师，每种需要采买的物资管理任务从一而终，采取采购文档与采买工程师交叉管理的方式。

为了使电子文档的信息规范化，LPEC专门编制了《采购文档管理及控制规定》、《采购文档验收及收存规定》、《采购文档矩阵化管理规定》等一系列文件，对存档文件的格式、方式都做了详细规定。同时LPEC又采用了双重化电子信息化的采购文档管理要求，从接收到请购单开始，到最后的结算文件信息全部不仅保存在采购集成管理系统里面，同时也保存在DOCUMENTUM软件里面，双份存档，避免服务器出现问题造成的信息丢失，这样使文档管理的更科学化，也使文档管理的周期性得到了加强。

3 结论

采购文档管理在项目管理中虽然是细致繁琐的，但又及其重要， LPEC经过二十多年的石油化工工程项目运转，针对项目实施过程中发现的采购文档管理存在的问题，逐一不仅通过制度化、规范化来解决，而且还结合不断发展的信息管理技术，通过集思广益，运用创造性思维，把复杂繁琐的采购文档管理工作变得简单化、规范化和模板化。使得采购文档管理不仅保持在项目运行平台上，也方便了文档的查阅及检索，使得采购文档管理能够有效的服务于石油化工工程项目，实现了采购文档管理的意义。

作者简介

黄晓萍（1968-），女，河南洛阳人，专科。