浅谈如何做好医院电子档案管理工作

杨诗芸

摘 要：医院电子档案管理工作是为了推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。文章首先阐述医院做好电子档案管理工作的先决条件和根本，再就保存电子资料工作中存在的问题进行分析，最后提出几点电子档案的管理对策。

关键词：医院；电子档案；归档制度；管理

1 医院做好电子档案管理工作的先决条件和根本

1.1 实行集中统一管理是医院做好电子档案管理工作的先决条件

我省各大医院虽然都成立了档案室，但因种种原因，大多数档案室并没有对本院全部档案实行集中统一管理。档案室内储存的大部分是文书档案，而基建档案仍然存放在基建科，后勤中心管理的文档存放在总务科，人事档案存放在人事科，会计档案放在财务科，设备档案存放在设备科，科研档案存放在科研科，甚至一些很有保存价值的档案材料、声像、照片档案散存在各科室或个人手中。这种以文书档案为主、其它档案分散管理的方法，既不符合党和国家以及省里“对一个机关医院所形成的全部档案应实行集中统一管理”的规定，更不能适应医院日益发展的形势需要和业务需要，不利于医院对档案资料的综合利用。所以，想要做好医院的档案管理和利用工作，可行的办法就是建立健全机构，成立综合性档案室，把医院所有应当归档的档案集中统一管理起来。

1.2 档案管理人员专职化是做好医院档案工作的根本

档案工作是一项专门性、科学性、技术性很强的工作，从事档案工作的人员不仅要有很强的档案事业心和责任感，而且要有较高的科学文化和专业素质。只有使档案管理人员专职化，他们才会安下心来，提高自觉性，不断学习有关知识，结合医院实际，掌握档案工作的理论和业务技能，认真负责地、扎扎实实地做好档案工作。

2 保存电子文件和电子资料工作中存在的问题

在医院电子档案管理的实际工作中，我们往往对电子文件和电子资料的重要性认识不够，平时不注意收集，容易存在一些工作误区，主要表现在以下几方面。

（1）对电子文件和电子资料归档不及时。由于电子文件在形成的初期还不能确定这种载体的文件是否需要作为档案永久保存，致使大部分同志认为电子文件发出后就与自己无关了，至于档案室能否看到，收不收是他们自己的事。而有的档案工作者或怕增加工作量，或不熟悉相关操作技术，加上发送电子文件的部门与档案室信息对接不及时，忽视了电子文件和电子资料的归档，容易造成电子文件和电子资料的缺失。

（2）认为纸质文件和电子文件同时归档会造成资源浪费。有一些医院片面强调无纸化办公，加上大多数电子文件和电子资料的内容与纸质文件材料相一致，导致有些同志认为既然保存了电子文件和电子资料，就不需保存纸质文件材料，免得挤占了档案室有限的空间而造成资源浪费，因而忽视了电子文件和电子资料的易修改性以及电子文件载体和信息技术的不稳定性问题。

（3）电子文件的不安全因素。由于电子文件对计算机有很强的依赖性，它是由拟稿者直接写在磁盘上，可随时产生，计算机系统中如有人故意改动并不会留下任何痕迹。而在工作中形成的纸质文件是不易被拟稿者随意修改，同时印章和签署是文件生效的主要标志，因此，相对于纸质文件，电子文件存在不安全因素。

3 电子档案的管理对策

随着信息社会的迅猛发展，电子档案的管理工作不单是从技术上要求，更应立足实际、规划长远，将电子档案的管理工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序，形成档案管理制度。在实际工作中，我们应采取以下对策：

第一，制定科学、合理及符合本医院实际情况的统一电子文件及电子档案的基本归档制度，这是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。我院业务部门较多，在业务活动中会产生一些电子文件和电子资料，如何做到及时收集电子文件和电子资料，靠的就是制度的约束。医院要求每个部门指定一位信息员，对信息员进行培训，使他们了解收集电子文件和电子资料的重要性，学习归档制度，了解归档制度，并在工作中自觉执行归档管理。同时，要将电子文件和电子资料归档工作纳入本医院的年度考核工作，对部门负责信息搜集的人员实行月度考核与年度考核相结合的方式，保证完成信息管理工作。归档的电子文件和电子资料必须确保信息内容的原始性、真实性、完整性。各部门应按照归档范围、归档时间将电子文件和电子资料以磁盘或光盘的形式移交给档案室，同时还应移交包括该文件的读取软件甚至操作系统。

第二，做到纸质档案与电子档案并存。纸质档案经过归档整理后，从文件题名到日期印章包括文件内容都不能被涂改，性能比较稳定；而电子档案是由电子文件的形成者通过电子文件系统生成文件后，再交给档案管理者归档。因此，电子文件的形成、处理以至归档后的全部管理工作都要依靠计算机来完成。同时，电子文件信息在今后的利用中非常依赖于文件特定的计算机系统，如果计算机更换或者升级，有可能出现应用软件不兼容的情况，有可能打不开文件，就更谈不上利用。为保险起见，在归档时必须做到电子档案与纸质档案并存。

第三，严格控制电子文件的可转换性，保证电子文件的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章在内，通过复制、粘贴达到完全一致，使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管这样，我们还是可以充分利用计算机技术对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或部分電子文件加密，都可以起到一定的保护作用。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

第四，加强电子文件的存储管理。电子文件不仅需要专门管理，更重要的是需要选择合适的存储载体、存储方式，以及与之相匹配的存储系统和存储设备。如果在线存储电子文件，选择移动硬盘应是不二选择。移动硬盘具有存储容量大和随机存储方便、快捷、数据传输率高、可靠性高的特点，可以很好地满足多人在线并发访问，安全性能稳定，能够避免单块硬盘故障所带来的毁灭性后果。如果选择经济实惠，可采用磁带进行存储，磁带的存储量较大，成本低，但存储速度较慢，通常作为磁盘可靠又经济的大容量备份。但由于其对保存条件要求较高，目前在实际工作中没有作为首选。我们用得较多的是只读光盘，因为只读光盘只能用来检索或者播放已经记录在盘上的信息，而且制作简单、容量大、体积小，便于电子文件的存储管理。

第五，将纸质档案进行扫描，实现电子档案一体化管理。由于以前网络信息不发达，很多医院未能普及电脑办公，只能通过纸质呈办，积累了很多纸质档案。现在实行了电子信息化办公，将多年积累的纸质档案进行扫面，实现电子一体化归档管理。不但可以降低纸质档案的损坏程度，还可提供便利的查阅利用服务。

4 结束语

综上所述，我们不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，构建、完善文档一体化办公格局，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度、电子文件归档制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通和管理。

参考文献

[1]陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1989.

[2]付坦.浅谈如何做好医院档案管理工作.档案天地.2014.2

[3]陈兆祦.和宝荣主编.《档案管理学基础》，（中国人民大学出版社 1996版）