电子订货系统(EOS)在医用材料管理中的应用

任晓敏，唐荣高，罗志勇，朱秀丽，张彪

1. 东华大学旭日工商管理学院(上海，200051) 2. 上海交通大学医学院附属第九人民医院资产管理处(上海，200011)

电子订货系统(EOS)在医用材料管理中的应用

任晓敏1,2，唐荣高2，罗志勇2，朱秀丽2，张彪2

1. 东华大学旭日工商管理学院(上海，200051) 2. 上海交通大学医学院附属第九人民医院资产管理处(上海，200011)

该文探讨了医院设备科库房医用材料自动补货问题， 尝试将物流EOS系统与现有的医院“HIS系统”和“物资管理系统”相结合， 优化了相关领域与订货流程， 从而建立一套实用、 科学、 符合医院实际情况的基于物流系统的医用材料管理方法。

电子订货系统(EOS)； 物资管理； 库存周转率

现代企业中,物资已成为一个重要的管理对象,物资在整个企业的运营和管理中的流动是否合理,以及运输、 装卸、 仓储、 库房管理等都直接影响到一个企业的生产经营活动和运营成本。在医疗服务行业中， 引进先进的医用材料管理方法， 并与临床医疗工作的需求紧密结合， 从而建立一套完善的物资管理系统,并在医院物资管理中占据重要的战略地位[1]。

1 医院医用材料管理现状

目前， 国内多数医院的医用材料管理模式为： 临床提出申领——库房通知供应商供货——申领科室提货。然而， 随着医学新技术、 新业务的开展， 医用材料(高值医用材料， 低值医用材料)的种类及数量正以惊人的速度递增， 在有限的库房容量和管理人员配置条件下， 原有的这套模式已经无法满足医用材料管理的需求。此外， 多数临床科室为保证其医用材料使用的稳定纷纷设立二级库存， 即科室内的医用材料保管库房。这一方式看似减小了医院中心库房的压力， 然而实际上却增加了医用材料管理的难度。科室需要额外增加人员和场地去管理其二级库存， 产生医用材料闲置， 降低了库存周转率， 投入的资金变相地降低了效价造成资源的极大浪费[2]。而且医院由于对二级库存无法统一管理和追溯， 就无法保障医用材料临床使用的安全性。传统的物资管理系统是以单一的数据库为中心,主要用于事务处理,在此基础上,可进行简单的查询、 汇总、 统计、 决策分析等各种类型的工作。这种将日常处理和决策分析综合在一起的技术,在当前不断发展的信息社会中逐渐暴露出其自身的局限性[3-4]。

2 医院医用材料管理中存在的主要问题

2.1 库房管理系统功能简单

虽然现有的物资管理系统具有入库、 出库、 库存统计、 查询等功能， 但是一般只局限于满足医院内部医院材料的出入库等基本业务流程。信息技术应用层次不高。医用材料品种繁杂、 规格繁多。现有库房管理系统应用常规编码进行出入库录入工作， 不仅工作量大， 而且难以避免差错， 导致出入库过程长， 科室集中请领时难以及时响应。高值易耗品管理要求全流程、 可视化管理， 也对现有的信息技术提出了要求。物联网技术蓬勃发展， 现代物流识别技术已广泛运用， 医院材料物资管理系统需要应用更加先进的信息技术提高工作效率[5]。

2.2 缺货和不良库存时常出现

不良库存是指积压库存和过剩库存， 缺货是指某材料的供应量不能满足临床需求， 不良库存会直接导致物流效率的低下和库存成本的上升， 而缺货会直接影响临床使用， 容易导致医疗纠纷。日常采购工作对需要材料的数量和型号还停留在库管的经验层面上， 不能有效的关注库存时效性。粗放的库存量控制方式会导致过期积压材料增多， 对医院日常运营带来很大的经济损失[6]。

2.3 信息利用不高

随着医院信息化建设， 医院积累了丰富的医疗物资数据， 但现有库房管理系统对材料物资管理信息利用不高， 仅提供基本库存管理和数据统计。现有的材料物资管理信息系统不能根据设定要求生成物资采购计划， 也不能对材料物资应用趋势分析以形成科学的材料物资预算。现有系统能实现材料物资的收费和成本数据的提取， 满足医院与科室二级成本核算要求， 但系统尚不能完成供应链的价值增值分析。海量的历史数据蕴藏着宝贵的财富， 如何进行数据挖掘， 为材料物资管理决策提供支持是今后要着重解决的问题。

2.4 医用材料安全性不能保障

首先是供应商资质管理不规范。医用材料采购有严格的证件管理制度和市场准入制度， 目前我国实行经营许可证、 注册证和卫生许可证制度， 在实际工作中还要审查供应商的营业执照、 厂家产品授权、 销售员授权等证件。不规范的采购供应将给临床医疗安全带来隐患和纠纷， 所以在采购环节时要严把资质关， 但单靠人力来完成审核和动态管理工作效率低下， 容易出现差错。其次是材料保质监控缺乏管理。由于医疗材料的特殊性有有效期， 如果失效后的医用材料进入临床使用， 不仅会导致医疗事故隐患， 也会造成医院的经济损失， 退回给供应商也容易引发经济纠纷。

3 EOS引入库存管理的意义

库存管理是指在物流过程中商品数量的管理， 其衡量指标为“库存周转率”。库存周转率的提高有助于减少流动资金的占用和物资的损耗， 从而提高库存管理工作的效率。在医疗服务行业中， 引入先进的电子订货系统( Electronic ordering system， EOS)结合现有的物资管理系统管理医用材料的库存， 并根据临床业务的需求智能生成需求定单,可以直接对临床的科室医用材料形成自动循环供应。对于减少医院运营成本、 提高医院工作效率、 跟踪和追溯医疗材料在临床中实时使用情况， 保证医疗安全上具有重要的现实意义[7-8]。

4 EOS系统的特点

随着计算机技术和网络应用的日臻成熟， 使用含有电子订货系统EOS的物资管理系统已经成为现今国际上大中型企事业中物流管理部门主流管理模式。EOS提高了补货的灵活性和预见性， 即由资产管理部门治理每个病区的库存， 并承担病区库房的全部产品定位， 提高库存周转率。

目前， 国内大中型企事业中物流管理部门采用的EOS系统建议订单依据， 有很多内容是从国外先进的物流管理思想中借鉴来的,可以从库存与销售二方面分析[9]。近年来， 国内多数医院的医院信息系统(Hospital Information System， HIS)及医院资源计划系统(Hospital Resource Planning， HRP)已广泛应用于医院管理中[10]， 但医用材料的管理还停留在简单的“进销存”概念， 使用传统的“进销存”软件作为库房管理的信息支撑， 核算管理缺乏分析数据。且医用材料管理属于医学、 管理学、 数学以及计算机多学科交叉研究范畴。因此从实践的角度考虑， 在现有库房管理软件与目前EOS系统相结合的基础上， 实现基于物流系统的医用材料管理研究， 以进一步提升库存周转率， 减少相关成本。

5 EOS系统在医院库房管理中的应用

医用材料可分为库存常备的检查类材料、 少量备货的专用型材料， 以及不做备货的手术类特殊材料和相关设备配套器械等。通过对医院各个科室的材料使用情况进行初步统计和分析， 并且考虑到不同材料对于不同科室在领用周期和数量上存在波动性差异， 选取我院“口二病区”与“耳鼻病房”两个科室所领用的一次性使用分隔输液器(贝朗)； 无菌医用橡胶检查手套中号(瑞京)； 弹力套(DY840)为源数据， 从以下几个方面进行模拟研究分析。

5.1 订货出错率

改进前后订货流程图如图1与图2所示。

图1 原订货流程

图2 加入EOS系统的订货流程

从图2可知， 加入EOS系统的订货方式以后， 临床订货、 实际订单、 经销商订单均由人工订货方式更改为智能订货方式。

经过“口二病区”与“耳鼻病房”的库房数据统计， 在2014年10月—11月发生订货数量错误4次,发生医用材料订单入库数据量791条,出错率为0.51%。而通过模拟加入EOS模块的库房管理系统， 各环节均采用系统电子化订单， 故出错率接近于0%。

从上可知， 改为系统电子生成单据后， 避免了电话或者报送纸质材料计划传递过程中的人工出错； 也避免了设备科及经销商重复消耗的人工成本和临床科室因到货出错而产生的损失。原有的流程模式形成流程闭环， 智能处理是在经过一个临床科室采集其消耗的实际量后， 进行统计分析与智能追踪， 最后反馈到新一期临床科室的采购订单中， 当然在这一过程中可进行人为干预， 进行相应调整。

5.2 订货周期时间

二种订货程序的订货时间， 如图3 所示。电子订货系统的订货周期时间比原订货时间节省了许多。

图3 订货周期时间

从图3可知， 由于很多步骤改为电子方式智能实时传递， 库房管理员只需在每天定期的时段中对科室订单进行维护以及批量上报， 大量节省了临床清点、 库房记录、 以及采购人员报货的时间。并且在库房管理人员外出， 请假或非工作时间时， 系统亦可接受订单有效地减少了大部分人工记录的时间， 且不受工作时间的限制。

由此可见， 通过模拟加入EOS的库房管理系统， 智能处理生成周期性订单， 能够有效的优化了工作流程， 提高了工作效率。而且， 对经销商也是有相当大的帮助， 能做到定期配送， 可避免时间上大量加急订单的产生， 达到双赢的效果。

5.3 库存周转率

库存周转率是库存周转速度的主要指标。库存周转速度反映库存管理水平， 库存周转率越高， 库存的占用水平越低， 流动性越强。它不仅影响整个库房管理的能力， 也是整个医院库房管理的重要内容。

表1 原订货程序与EOS系统模拟材料出库量与实际消耗对比

从表1可以发现， 原库存周转率偏低， 比对值不稳定； 而模拟加入EOS系统后的库存周转率显著提高， 比对值平稳。

总而言之， 订货周期的时间缩短， 可增加订货的频次， 从而能够有效减少医用材料的库存数量， 提高库存周转率。原有的订货流程， 因为人工环节过多所产生的出错率偏高， 影响订货周期的长短。而加入EOS的物资管理系统能够减少人工环节所产生的出错率。并且间接影响库存周转率。

从实践的角度考虑， 如果能将现有库房管理软件与EOS系统相结合， 就能更好的管理临床医用材料， 提升库存周转率， 减少医院相关成本， 并且能够及时跟踪和追溯医疗材料的临床使用情况， 从而使得医用材料在临床使用安全性上也能得到保障。

[1] 王艳婷. 医院管理系统中的医用材料管理研究[J]. 中国现代药物应用, 2014, 8(1):240-241.

[2] 何丽娜，冯健． 医用材料管理成本对策[J].中医药管理杂志， 2009(10):957.

[3] 马利, 刘军, 井明霞,等. 加强医用材料管理降低医疗服务成本[J]. 中国医院管理, 2008, 28(1):47-48.

[4] 胡珍芬．手术室高值材料的二级库管理[J]．医院管理论坛，2010，27(10):31-33.

[5] 姚金芳, 钱建国, 鲍龙宝. 医用材料信息管理系统的开发与研究[C]// 中华医学会医学工程学分会第十次学术年会暨2009中华临床医学工程及数字医学大会论文集. 2009.

[6] 朱志芳, 宋爱军, 王爱武,等. 一次性医用材料库管理模式的研究[J]. 中国卫生经济, 2012, 31(3):87-88.

[7] 董红，阮兴云，王荣军，等． 用科学的物流管理模式控制医疗材料的支出[J]． 中国医学装备，2006(5):9-10.

[8] 陈波，李先明，任蕾 ．医用材料库房管理的体会[J].实用医院临床杂志，2007，4(6):75.

[9] 张铎. 电子订货系统(EOS)的应用与发展[J]. 铁道物资科学管理, 1995(6):17-18.

[10] 吕明，仝青英，高云，等．医用材料仓库管理信息系统应用研究[J]．中国医疗设备，2011，26(12):71-73.

Application of Electronic Ordering System in the Management of Medical Materials

REN Xiaomin1,2, TANG Ronggao2, LUO Zhiyong2, ZHU Xiuli2, ZHANG Biao2

1．Glorious Sun School of Business and Management, Donghua University (Shanghai,200051) 2．Department of Asset Management,the Ninth People's Hospital Affiliated to Shanghai Jiao Tong University School of Medicine (Shanghai,200011)

The purpose of this paper is to study automatic replenishment problem of medical material in hospital equipment room. We tried to combine the logistics EOS system with the existed hospital "HIS system" and "material management system" and optimize the related areas and ordering processes in order to establish a scheme based on the logistics system for the management of medical consumables in hospital with the advantages of practicability, scientificity and the accordance with the actual situation in hospital.

electronic ordering system (EOS), materials management, inventory carry rate

10.3969/j.issn.1674-1242.2017.02.019

上海市卫计委卫生计生政策研究(2014HP030)

任晓敏，E-mail:rexmb@126.com

TP315

A

1674-1242(2017)02-0112-04

2017-03-21)