试论发挥档案的服务作用

李世娇

档案是历史的见证，是国家的一种宝贵财富，是一种重要的信息资源。档案的服务作用发挥得如何，直接关系到党的路线、方针、政策的贯彻落实，关系到领导活动的效率，影响到整个工作的全局。如何充分档案的服务作用，更好地为贯彻落实党的路线、方针、政策服务，为深化改革、扩大开放、加快现代化建设服务，为党委和机关工作服务，是摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。本文试就发挥档案的服务作用谈几点认识。

1 档案收集是发挥档案服务作用的基本前提

首先，收集工作面对的是档案材料的形成组织及个人。在开展收集工作时，除严格执行档案工作法规外，还必须考虑有关组织人员的需要、愿望和困难。使档案接收人员与移交人员更好地进行交流和沟通、相互理解、彼此协调、及时化解各种矛盾，促进接收工作顺利进行。

其次，在档案收集中工作中还应注意，在现实工作中，我们经常有许多应当收集的档案未收集，或者已收集的档案由于保管不善而受到损坏和丢失，因此造成档案不完整。这就给各项工作造成损失。所以在收集文书档案的同时，应广泛收集各种门类的档案，如科技档案、照片档案、录音、录像档案、实物档案等。

最后，档案部门要做好档案的收集工作，就必须树立较强的社会责任意识。充分认识到档案收集，实现档案的集中管理，是为了更好地发挥档案的作用，是实现档案为全社会服务的先决条件。

档案收集工作是一项政策性强、涉及面广，周期性长的工作，要求档案收集具有高度的责任感 、广博的知识面和较强的对外协调能力。档案收集人员要有强烈的主人公意识。要经常组织业务培训，提高档案工作人员的业务素质，促进档案工作规范化。

档案收集工作是一项与社会打交道的工作，要求档案人员根据不同的收集对象制定有针对性收集的政策，采取行之有效的方法，做好每一次的档案收集工作。

2 有效利用是发挥档案服务作用的关键环节

实践证明，有效利用是全部档案管理工作的主题，是发挥档案服务作用的关键环节。

第一，它是实现档案本身价值的需要。每份文件，不论其内容是涉及政治的还是经济的，也不论是上传还是下达，都包含一定的信息，因而也都有其自身的价值。而文件价值的实现，取决于人们对文件的利用，利用是实现文件价值的必要途径。近几年，一些地方总结经济发展的经验时，其中重要的一条经验就是用足用活用好政策，讲的就是充分利用档案的问题，说明了文件得到充分利用，能够创造巨大经济效益和社会效益。

第二，它是领导科学决策的需要。领导者进行决策，首先要吃透上情，了解下情，然后经过深思熟虑，形成既体现上级指示精神，又适合本地实际的决断。而上情下达，下情上传，文件是重要的媒介。吃透上情，实际是吃透文件精神，了解下情，除了深入实际调查研究外，也主要是通过阅读文件材料获得的。可以说，如果没有大量的具有动态性、时效性、广泛性的档案文件作依据，领导者的决策就会陷入空想，成为无源之水，无本之木。

第三，它是现代化建设的需要。当前，我国的社会主义现代化建议进入了一个非常关键时期，坚持党的“一个中心，两个基本点“的基本路线，进一步深化改革，扩大开放，加快经济建设步伐，实现第二步战略目标，把建设有中国特色的社会主义事业推向前进，是全党的中心任务。文件作为传达贯彻党的路线、方针、政策，实施党和国家领导的重要工具，在现代化建设中具有特别重要的地位。现代化建设一时一刻离不开文件和档案管理工作为之服务。现代化建设任务越繁重，档案管理工作就越要加强，以更好地发挥档案的服务作用。

3 规范化管理是发挥档案服务作用的重要手段

规范化管理则是充分发挥档案服务作用的一个重要手段。规范化管理工作抓好了，文件的有效利用就得到了保障，档案的服务作用就得到充分发挥，因此，必须切实抓好档案的规范化管理。

要建立健全规范化的规章制度。制度是实践经验的总结，是工作行为的规范。没有制度就没有标准，人们就无所遵循。档案管理的每个环节都要建立健全规章制度。这些制度主要应包括如下几项：（一）档案管理人员方面：档案管理人员必须具备的条件、档案管理人员工作守则、档案管理人员管理规定等。（二）单位方面：主要是文件档案室、文件柜等基础设施的配备标准和領导分工及管理措施情况。（三）档案运转方面：主要应有收文、发文、传阅、借阅、保管、立卷归档，清退销毁以及保密等制度。同时，要通过加强学习，张贴上墙等形式，使制度了然于目，牢记于心，落实于行。

要建立健全规范化的档案管理程序。档案的传递办理过程如同编好程序的计算机，必须按规定的程序进行操作和运转，才能保证有条不紊，忙而不乱。档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。归档文件均应制定具体的办理程序和标准要求，为了使文件处理程序了然于目，还可把上述程序归纳制成示意图，以便遵照执行。

建立健全规范化的责任考核机制。这是调动档案管理人员工作积极性，促使档案管理人员严格执行制度、严格按程序办文的关键一环。没有考核这一环，就分不清好与差、勤与懒，也就产生不了动力和压力。档案管理工作目标责任考核一般应包括以下几项（一）考核内容，重要考核制度和规范执行情况、文件清退、归档、销毁等安全保密和有效利用情况，业余培训与学习情况，领导重视与基础设施建立情况等等。（二）考核办法：制订统一的考核标准，标准要尽量量化。（三）奖惩兑现。检查考核的结果要予以公布，对好的单位通报表扬，差的单位通报批评，有条件的单位还要与个人经济利益挂钩，形成一年奖优罚劣的激励机制。

4 树立良好的服务意识

我们常常感叹社会的档案意识不强，影响了档案工作的开展，可很少有人去反省我们自身的社会意识如何，服务公众的意识、社会的档案意识是相互依存、相互制约的，档案部门只有树立起良好的社会服务意识，才能做好档案开发利用工作效果的全程服务，实现档案开发利用工作的价值。及时总结、归纳、汇集和分析各种利用效果的数据，从中发现问题，找出规律，做好服务。重点要看档案开发利用工作到底为业务工作提供了哪些服务，解决了什么问题，取得了哪些社会和经济效益；看档案工作自身存在哪些薄弱环节和不足之处，如档案材料收集是否齐全，整理是否系统，组卷是否合理，鉴定是否准确，检索工具是否实用等。树立档案在公众中的形象，从而激发广大群众现有和潜在的各种利用需求，才能达到充分发挥档案价值的目的。