浅谈如何做好档案管理工作

张峰

摘 要：档案管理这项工作是非常重要的，但是由于其比较繁琐并且管理方式比较落后，其作用并没有真正的发挥出来。为了切实做好档案管理方面的工作，提高档案管理的质量和效率，笔者认真分析了档案质量管理的特点以及存在的问题，希望能够找到做好档案管理的正确策略，提高档案管理的实际质量。

关键词：档案管理要求；档案管理方法；档案质量管理

進行档案管理指的便是对档案进行收集、分类、立卷、保管、保护以及利用开发。档案收集指的是收集归档相关的文件以及档案，这个过程是集中文件的过程。分类、立卷则是将收集到的档案按一定的分类办法分门别类组成一个个保管单位，从而给档案的保密、保管利用提供帮助，保证其齐全和完整，努力的延长档案的寿命。进行档案开发是档案工作开展的目的和归宿，主要包含了档案的检索、编研、提供利用等环节。

1 档案质量管理的特点

（一）全体人员参加

档案质量管理要求档案在形成过程中的全体人员之间的密切配合，严格按照国家的标准，共同完成公文处理和文件归档以及档案管理的工作。树立做好档案管理工作，人人都有责的思想，这样才能保证档案的完整性以及统一性。

（二）过程全控制

公文的形成过程包括起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的过程，都离不开质量管理。

（三）科学的手段

应用数学计算方法、现代科学的技术和现代管理科学来不断提高档案管理工作的质量和水平。

2 档案管理的不足

在我国很多时候，档案馆在管理档案的时候，采取的还是以往的手工方法。以手工检索为中心的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段占用大量工作时间，检索过程也非常繁琐。另外，为了保护档案，大中型档案馆都编制了“两套档案”，造成保管费用高涨，大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题，更与档案管理的严肃性相抵触。而手工的档案查询方式，更显得信息获取和传递速度的缓慢。

（一）档案管理手段太原始

随着信息化的发展，在进行文书整理、档案归档的时候若是还运用手工，那么这种方法就过于传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把本单位形成的全部工作文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展，就基建档案来说，一方面旧图纸档案堆积成山，检索极其困难，且保存质量低劣，图纸寿命短而保管费用高；另一方面新图纸档案仍未采用新管理模式归档。

（二）档案管理的网络化意识不强

随着信息化的发展，进行档案管理的时候，也必须考虑到时代的因素，跟上社会和时代的发展，档案管理网络化的核心是资源建设，其基础便是信息网络建设。由于受到以往观念的影响，现在很多档案管理人员在进行档案管理的时候，由于受到以往思想的影响，对于档案管理网络化方面的认知存在一定的不足，观念比较的落后，对档案管理优化也不够重视，认为档案管理的目的是进行档案的保管。

（三）档案管理的意识比较薄弱

档案意识不足而导致的问题，都直接影响了档案工作的发展。由于受传统档案管理思想及档案自身保密性、利用滞后性等特点的影响，领导、员工对档案工作缺乏足够的了解和认识，档案管理意识不强。

3 做好档案管理工作的几点思考

（一）做好档案的信息化工作

计算机技术、网络技术、信息技术已逐步被应用于社会各个领域，并显示出极大的优势，使得各行业的现代化管理水平得到不断提高。以传统模式为主的档案工作，同样也面临这一问题。一方面，由于现代社会信息的几何递增，各种载体形式的档案资料迅猛增长，传统手工方式对档案信息的查找效率低下，档案管理计算机化需求越来越迫切。

（二）思想转变是做好档案管理工作的关键思想观念

机关及企事业单位领导要高度重视、支持和加强科技档案信息化建设，将其纳入机关及企事业单位档案信息化建设总体规划，纳入机关及企事业单位有关职能部门的岗位职责和员工绩效考核范围。档案部门要解放思想，转变观念，对科技档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。机关及企事业单位要将科技档案信息化建设经费列入年度财务预算，充分考虑科技档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，增加经费投入，配置高性能电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码像机、数据库服务器、大型数据库、档案管理软件、网络安全设备等设施设备，解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题。

（三）创新档案管理机制档案管理机制要创新建立科学的管理

机制是档案管理工作创新的基础。由于档案工作具有服务的社会性、管理的复杂性等特点，创新档案工作，就必须有健全完善的工作机制作保证。要建立责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制，促使档案工作人员从事务型向专业型转变，强化档案行政管理部门业务指导、监督、检查的宏观管理职能，加强后续监管，促进档案工作的制度化、科学化、规范化；要形成对档案工作进行科学分析和创新研究的工作机制，以指导和规范档案工作实践；要完善岗位责任规范，严明岗位职责和纪律，实行竞争上岗、末位淘汰、绩效挂钩的竞争机制，从而形成职责明确、程序严谨、工作有力、运转灵活的管理机制，为档案工作的发展提供坚实的保障。

（四）丰富档案的应用领域

俗话说的好：“档案贵在活，而重在于用”。完整的档案资料在党政管理、教学科研、基本建设及文化建设等方面发挥着重要的无可替代的作用。可以利用档案资料作为资源，编辑出版一些人物传记、历史知识读物和文学书籍等；还可以根据老百姓休闲日增多、精神需求增大的特点，让档案服务走进百姓、贴近生活，使老百姓一边从档案加工产品中吸取知识、了解历史，一边感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与百姓的距离。

（五）提高档案管理人员的素质

档案工作是党的事业乃至整个社会主义建设事业中不可缺少的重要组成部分，它记录着社会的昨天，服务于社会的今天，指导着社会的明天。不断提高档案工作的效率，充分发挥档案的作用，其意义深远，责任重大。然而，档案工作者所肩负的责任，往往具体体现在大量的，繁琐的和枯燥的档案业务工作中，不能通过服务获得直观的物质财富和经济效益，这就需要档案工作者充分认识到自身工作的责任、价值和意义，要有高度的责任感和事业心，还要有默默奉献的精神，甘当无名英雄。在服务的上，做到主动，热情、耐心、周到、及时；在服务语气上，做到文雅和气，谦逊礼貌；在服务方式上，变坐等上门的被动服务为送上门的主动服务，变单一服务方式为多形式服务方式，使利用者满意，这是档案人员职业道德素养的基本要求。

4 结语

档案管理工作对于社会经济发展和机关及事业单位发展都是非常重要的，所以我们必须认识到档案管理的重要性，并从档案管理的问题出发做好档案管理工作。

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