关于铁路档案管理的信息化发展研究

摘 要：档案工作是一项基础性、经常性工作，对于加强铁路建设和运输生产意义重大。本文针对当前铁路系统档案工作中存在的问题，从实现信息化发展必要性、信息化存在的问题、解决信息化建设的对策三个方面，进行阐述。

关键词：档案；发展；对策

近年来，随着铁路建设逐渐地深入市场，关于铁路档案的管理工作也在日趋完善。在当前各种信息技术的飞速发展中，铁路档案管理的工作也正向着信息化的方向发展，人们开始广泛地利用计算机进行档案管理。从而有效的提高档案管理的工作质量与效率，建立了相对健全的档案管理信息体系，使铁路档案的管理工作更好的为铁路建设事业服务。在一定意义上，通过积极探索铁路档案管理工作的新途径，研究铁路档案整理的客观规律，从而整合铁路内部系统的各个方面，使得铁路档案管理更加规范化、信息化、科学化，促进了我国铁路档案管理事业的可持续发展。

1 铁路档案管理实现信息化发展的必要性

随着我国铁路建设的不断发展，各级档案管理部门所需保管的档案种类和数量也不断增加，光靠传统的工作方法，已经不能满足铁路日益发展的要求。因此，必须要采用先进的管理方法，保证档案资源能够得到合理的利用，从而为我国铁路档案管理事业开辟崭新的格局。而且，在档案资源信息化的建设过程中，能够利用高效的网络技术对大量的档案信息进行收集、分类与整理，并将其储存在计算机设备中，使这些档案信息能够更好的共享，提高了档案信息资源的传播效率，更好的适应了现代社会发展的需要。

2 铁路档案管理信息化发展中存在的问题

（一）主管部门对于铁路档案管理的责任意识淡薄。

当前，在铁路建设项目中，许多铁路档案管理的主管部门意识都很淡薄，对建设项目档案管理工作缺乏足够的认识。档案管理工作得不到重视，很多铁路建设项目参建单位没有配备专业档案管理人员，或者管理人员未经过档案专业系统学习和培训，管理不规范。当技术、管理人员调动、变更时，会出现档案资料移交不到位，档案资料流向不确定，甚至出现无人收集、整理和保管等情况。由此导致项目档案的真实性、系统性、完整性得不到保证，从而影响到日后档案的归档及使用。

（二）铁路档案管理的信息化细节处理不到位。

如今的人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统及时准确地获得多种信息，可是却由于信息化发展的过程中，许多细节处理不当从而引发许多问题。一是项目资料归档不齐全，特别是项目前期建设单位与地方政府和相关单位签订的各种立交、迁改协议等资料归档不到位，施工单位施工过程很多隐蔽工程验收原始记录收集不全，造成档案资料缺失。二是档案整理不规范，竣工文件资料签字盖章手续不完备， 质量记录手工填写与电脑打印混杂。三是信息化的表格使用不当，无法保证资料的真实、准确及完整。

（三）铁路档案管理体制的不健全。

铁路企业属于特殊的国有企业，其管理体制还具有计划经济的特殊性，市场化的竞争机制尚不成熟，因此管理体制不能适应新形势的需要。而且铁路档案的管理人员在评聘中存在“终身制”的问题，能上不能下，缺乏灵活性，没能形成有效的竞争淘汰机制，存在诸多隐患。可能还会因为與铁路其他部门管理人员相比，铁路档案的管理人员的工资水平总体偏低，内心需求很难得到满足，在一定程度上影响了档案管理人员的工作积极性。

3 解决铁路档案管理信息化建设的对策

（一）加强对铁路档案管理主管部门的业务指导，加大监督、检查力度。

首先，要加大对铁路档案管理人员的指导和培训，除开工准备阶段档案管理制度的宣贯指导外，还要帮助各参建单位专兼职档案人员深入学习和理解有关档案管理的标准规范，不断提高业务技能和水平，从而保证档案管理的质量。组织专家系统编制项目档案编制手册、表格模板，下发各参建单位指导项目资料表格的填写。定期邀请上级档案管理部门人员开展业务培训、业务咨询等活动，组织本项目档案管理人员到外单位参观、学习。通过各种渠道和办法提高档案管理人员的业务素质和专业技术水平。其次，要加大对在建项目各参建单位档案管理工作的监督、检查力度。通过对现场检查、指导，不仅能随时了解档案资料编制、收集工作的进展情况，而且还能及时发现存在的问题予以纠正和修改。

（二）从过程控制入手，做好铁路档案管理的细节处理。

铁路档案的管理工作人员应根据工作需要，运用计算机编制各种专题目录、索引、卡片、等检索工具和相关参考资料，达到便于操作、便于查找利用的目的。根据铁路建设各阶段产生的各类问题，应归档文件内容和项目文件归档范围，从而为项目文件的齐全、完整和系统提供保障。同时，尊重文件材料的形成规律，保持层次文件之间的有机联系，保证归档文件的完整、系统，从而使操作便利，也有利于归档文件分类检索和查找。

（三）健全铁路档案管理信息化的相关法律法规。

为了建立、健全科学的铁路档案管理工作，完整地保存和科学地管理铁路档案，并积极维护铁路建设的相关合法权益，我们必须要遵循“中华人民共和国科学技术档案工作条例”的规定，结合铁路系统的实际情况，制定出合理合法的铁路档案管理的法律法规并完善好铁路档案管理的信息化程序。

铁路档案管理是铁路建设项目管理中一项重要的基础工作，是关系铁路建设事业能否健康有序发展的关键工作。只有从建立项目档案管理约束机制、增强档案管理意识，加强档案管理业务指导和培训，提高档案管理人员业务素质，以及档案管理部门加大建设项目全过程档案工作的监督、检查和指导力度入手，才能提高铁路建设项目档案管理质量，更好地为铁路建设和发展服务。

作者简介

相婷婷（1983-），女，吉林省通化市，本科，办公室助理馆员，研究方向：档案。