新形势下人力资源档案管理存在的问题及措施

王振华

摘 要：随着社会经济的不断发展，对人力资源管理档案工作提出了更高的要求，我国也已经加大对人力资源档案管理的重视力度，人力资源管理工作也有了一定程度的发展，但是，在发展的同时也存在着一系列的问题。本文在深入对人力资源档案管理中的主要问题进行研究时，并提出一些改进的措施，以期能够对新形势下人力资源档案管理工作的改进有所帮助。

关键词：新形势；人力资源；档案管理；问题及措施

随着我国经济的不断发展，人才的竞争已经成为各单位的主要竞争因素。各个地区的能够达到劳动年龄并且具有劳动能力的合法性人的信息的总和就是人力资源。这些能够推动地方经济发展的人才的档案及管理人员调动的服务部门就是人力资源和社会保障局。人力资源档案管理工作是在社保局中的各项工作中占据了重要的地位，怎样能够在新形势下将人力资源档案管理工作做好，并能够充分利用更好地推动社会的发展，值得我们深入研究。

1 新形势下人力资源档案管理的内容

1.1 人力资源的配置

人力资源档案管理最主要的服务目的就是根据人力资源管理的要求，对人力资源中制定的长期发展目标配备合适的人员。这就要求，人力资源档案管理工作必须掌握企业中全部人员的情况，并根据企业不同时期的需求，能够配备相应的人才[1]。

1.2 人力资源的开发利用

人力资源的开发和利用是建立在对档案管理人员专业技能的基础之上的，因此，要注重对新型人才的接纳和培养，将先进的管理理念及管理的技能传授给企业的管理人员，使他们的管理技能能够与时俱进，实现企业人力资源的最大化的利用。

1.3 人力资源的定期评估

企业要根据人员的表现及业绩大小，进行相应的岗位调整。新形势下，对人力资源的定期评估，是一种对工作人员积极性肯定的表现。

2 新形势下人力资源档案管理存在的问题

2.1 人力资源档案管理意识比较淡薄

在人力资源档案管理中，管理人员缺乏对人力资源档案管理的认识，这种意识的原因主要是人力资源管理人员在思想上没有能够对档案管理工作充足的认识，在他们的思想意识里，档案管理只是对个人的经历进行记录并完成抄写和整理工作就可以，因此，不需要花费特别多的精力在档案管理上。但是，在新形势下，档案管理非常重要，它不仅仅影响到人才的流动而且对单位生产力的提高也有这至关重要的作用，因此，在新形势下，加强管理人员对人力资源档案管理的重视程度十分的必要[2]。

2.2 人力资源档案管理工作效率较低

人力资源档案管理工作是指对档案的收集、保存和档案的调用等。目前在档案管理工作中缺乏一个相对成熟的体系对档案管理步骤进行简化。与此同时，这种体系的缺乏导致收集的资料不能够得到很好的发挥，档案的利用率得不到提高。

2.3 人力资源档案管理工作硬件设备的缺乏

在人力资源档案管理工作普遍存在硬件设备缺乏的现象，这也是档案管理工作质量得不到提高的主要原因。在很多企业里，档案管理工作形同虚设，没有起到相应的工作职能，这些问题已经影响到了人力资源档案管理工作的质量。目前，有很多企业的人力资源管理工作设施不完善，因此档案管理工作有明显的的缺陷。

2.4 档案管理体系不健全

人力资源信息难以收集已经成为企业人力资源管理体系不能够健全及完善的主要因素。各个行业之间没有关于人力资源档案归档的明确规定，因此，归档的标准无法达到统一，致使很多档案不知道要归到哪个行当。

3 新形势下人力资源档案管理的改进措施

3.1 建立并完善人力资源档案管理制度

建立人力资源档案管理制度是人力资管档案管理工作中最重要的一个部分。要建立档案管理制度就需要：第一要在企业内部建立正确的人力资源工作的管理制度，这是实现档案管理有效性的前提，只有建立正确的档案管理制度，就能避免工作人员在档案管理中出现的怠工现象及工作不认真的现象，有利于提高人力资源档案的整体管理水平。第二，健全的档案管理制度，能够促进人类资源相关人员的工作质量，第三，人力资源档案管理制度是建立在公平性的基础之上，企业内所有的人员都必须遵守档案管理制度，并且能够在制度的规定下保质保量的完成相应的档案管理工作，第四，人力资源管理制度的实施必须要严格，而且制度中对奖罚的规定要明确，能够充分体现出档案管理制度的严肃性。

3.2 加快档案管理的信息化的建设

随着互联网的普及，在人力资源档案管理中也要加快对信息化的建设速度，具体就是要采用信息化的档案管理模式，加快电子档案的普及应用，这是在根本上提高档案管理效率的有效方法。电子档案在提升档案的管理方面，与传统的档案管理方式相比，有很大的优势，比如在传统档案中会存在档案随着时间的增加会有磨损或者丢失的问题，不能够实现档案的永久性保存，但是电子档案就有效的避免了以上的问题，实现了档案的永久性保存。而且，单子档案管理方法具有智能化及科技化，而且，随着电子档案的推广，能够有效的促进档案管理的流程的简化，减少了档案管理人员的相关工作强度。

3.3 对档案管理人员素质的提高

目前，由于传统的人力资源档案管理理念的存在，档案管理人员一般是年龄比较大，没有受过专业档案培训的人员。因为缺乏系统的学习和培训，工作上不够专业，档案管理员也只是单纯的做较低水平的服务，对于档案管理的高层次服务不能提供，而且在服务中缺乏标准化及规范化，對于现代化档案管理和管理技术的应用技能不了解。因此，要加强多管理人员的专业培训。从整体上着手，整体提高人力资源档案管理从业人员的专业水平，对管理队伍进行升级优化[3]。

4 结语

人力资源档案管理是现代人力资源管理中的一个重要组成部分，对企业的发展有着重要的影响作用。在新的形势下，将人力资源档案管理工作做好，对提高整体人力资源管理工作的质量有着至关重要的作用，也能影响到对企业的可持续的发展。因此，在新形势下，各个企业要注重对人力资源档案管理工作的重视程度，积极发展及促进人力资源档案的管理。

参考文献

[1]李珊珊.人力资源档案管理问题的探讨[J].中国管理信息化，2014，（24）：89-89.

[2]耿洁.探讨人力资源档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2016，01：36-37.

[3]刘远怡.人力资源档案管理存在的问题及其相关措施[J].民营科技，2016，（3）：116.