长江科学院档案信息化建设途径

聂 文

(长江科学院 信息中心，武汉 430010)

长江科学院档案信息化建设途径

聂 文

(长江科学院 信息中心，武汉 430010)

以长江科学院档案信息化需求为目标，以现有档案信息化基础为条件，对档案信息化进行策划，实施了馆藏档案目录数据库建立、重要科研档案的全文数字化、电子文件归档和实现网上查阅、借阅流程等信息化建设内容，以期在“长科云”建设带动下，档案信息化建设得到更大发展，使档案管理网络及管理软件得到全面提升，逐步提高档案信息化管理水平，实现更大范围内的档案资源共享。

档案信息化；网络建设；电子文件；档案管理系统；档案利用；长科云

1 研究背景

20世纪计算机和网络技术的发展和广泛应用，给人们生产、生活带来了划时代的变革，推动人类社会进入了数字化时代。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家、社会、单位信息化建设的一个重要组成部分。

长江科学院(以下简称“长科院”)是一个以水利水电公益性科学研究为主的多学科的综合性科研机构。长科院档案是院属各部门(单位)及职工在科研生产及管理活动中直接形成的，对国家、社会及院具有保存和使用价值的各种形式的历史记录，在科研生产活动中发挥着重要的凭证、依据和参考作用。长科院管理着全院科技、文书、会计、管理等各类档案近3万卷。随着大规模水利建设的不断推进，长科院科研领域不断发展，科研项目、科研成果大大增加，使得档案的内容更加丰富，对档案的利用更加频繁。长科院自2009年建成了院综合管理信息系统，基本实现了科研管理信息化，档案信息化建设也随之开展并不断推进。在《长江科学院信息化规划(2013—2017年)》中明确，积极推进数字档案馆的建设[1]，档案信息化建设将进一步深入。

2 档案信息化需求

档案信息化就是将过去的以纸质为载体的信息转化为以计算机网络为载体的数字化信息，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息高度共享。档案信息化是由档案属性决定的，是档案工作的自身要求。档案工作属信息管理工作，档案作为一种原始的信息，如果不信息化，适应不了信息化的发展要求，就不能充分体现档案资源作为信息资源的价值，也就难以发挥其在科研发展与活动中的地位与作用。长科院作为水利行业公益性研究机构，应该在科技创新中走在前列，无论从加强自身信息化基础设施建设与科研能力，还是从提供更高质量的科研支撑来说，都必须认真谋划信息化建设[1]。与此同时，档案工作必须相应地加强信息化建设，才能更好地发挥科研服务与支撑作用，而长科院的信息化发展为档案信息化建设提供了重要发展机遇。

长科院档案信息化建设，是指在长科院行政管理部门及上级档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。其内容主要包括档案网络平台建设、档案应用系统软件的开发与应用、数字档案资源建设、保障体系建设等4个方面的需求[2]。

2.1 档案网络平台建设

档案网络平台是数字档案馆的技术支撑和基础平台。长科院局域网的综合管理信息系统的建设为数字档案管理、接收搭建了网络平台，在此基础上开发应用符合功能要求的管理子系统。

2.2 档案应用系统软件的开发与应用

档案信息化建设要开发或应用具备“收集、管理、利用、安全”等功能要求的档案管理系统，满足档案管理各业务环节的自动化、网络化要求。目前长科院使用的科怡档案管理软件属比较基础的管理软件，只有基本的管理、查询功能，尚待进一步开发、升级。

2.3 数字档案资源建设

要建设档案信息化，开展数字档案馆建设，必须全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，建立馆藏档案案卷级和文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字资源库群。

2.4 保障体系建设

保障体系建设包括档案安全体系建设、标准规范建设。安全保障体系即按照档案信息安全等级保护的要求、采用相应安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施；对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范，并指导实施。

3 档案信息化基础

3.1 引进档案管理系统

长科院于2009年引进了科怡档案管理系统，结束了几十年传统的档案题录手工登记、手工检索状态，初步实现了档案数据库管理，提高了工作效率[3]，为以后档案信息化管理打下了基础，搭建了一个基本的平台[4]。

3.2 档案信息平台的初步建成

长科院信息化建设在“十二五”期间取得了很大成就，建成了院办公综合管理信息系统，基本实现了管理信息化。综合管理信息系统II期在科技信息子系统中开发了科技报告网上归档流程，为科技报告网上归档建立了信息平台。在此平台上，实现了在综合管理信息系统的科技报告审查流程中所形成和提供的电子文件材料的网上归档，并将综合管理信息系统与档案管理系统对接，系统自动将归档文件材料数据导入并存储在已有的档案管理系统数据库[5]。随后在科技信息子系统下开发了馆藏查询、馆藏借阅流程。

4 档案信息化策划及项目实施

4.1 档案信息化策划

作为推动档案信息化建设的重要抓手，2016年国家档案局着力推动全国数字档案馆建设，以现代档案管理理念和方式，进一步规范档案管理，着力开展以信息化技术打造建设电子档案收集、存储、利用平台。长科院档案信息化建设应充分利用院网络资源，即建设基于综合管理信息系统下的档案网络平台，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台；开发应用符合功能要求的管理系统；逐步进行传统载体的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，加快存量档案数字化,确保增量档案电子化[2]；逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务[6]。

4.2 档案信息化项目实施

4.2.1 建立馆藏档案目录数据库

档案数据库建设中，档案目录数据建设是档案信息化建设的基础和起点，应优先建立馆藏档案的案卷级、文件级目录数据库。长科院自2009年引进档案管理系统以来，除了对新入馆档案一律建库并及时提供网上检索服务外，还利用现有人力对以前档案进行了回溯建库，并全部实时上网，提供检索、借阅、利用。长科院现有科研、质检、基建、设备、合同、文书、荣誉、专利及著作权证书、党委、会计、企业、声像、工程等14类档案，其中荣誉、专利及著作权证书、企业(含文档、科档)、合同这4类利用率高的档案已经全部回溯建库完成。但受人员紧张等因素限制，建库工作进展缓慢，2013年以项目对外委托方式完成此项工作。

为规范档案目录建库工作，保证建库档案案卷及数据库质量，便于档案的保管与利用，对档案目录建库提出如下要求。

(1) 确定档号。建库档案每卷、每件的档号必须唯一，不得重号。各类档案档号均以《长江科学院档案分类大纲》为基础制定。档案档号分类见表1。

(2) 确定档案目录数据库的著录项目，即字段、字段名；确定每个著录项目的格式，即字段类型和约束条件。案卷目录数据库结构见表2。

(3) 目录录入，即对各字段的录入，建立各类目录数据库。

整个目录建库过程经过档案出库、档案运输、清理、排序、编档号、字段录入、校核、导库并上网服务、档案装盒并写新档号、入库上架排列等工作流程，于2014年6月份全面完成项目实施方案制定的各项内容。至此，完成了全部馆藏档案案卷目录、文件目录的建库，将档案管理数据库与办公综合管理信息系统挂接，目前在科技信息子系统下的馆藏查询中，可以通过多种检索途径检索档案。

表1 长科院回溯建库档案档号分类

图1 网上科研报告归档流程Fig.1 Archiving processes of research reports

表2 案卷目录数据库结构(16个数据字段)

4.2.2 重要科研档案的数字化加工

馆藏档案全文数字化是一项庞大的工程，为确保其建设的整体质量与效率，采取了项目带动、稳步实施的做法，逐步实现存量档案数字化。

(1) 长科院2010年参加水利部金水工程水利文献信息系统资源共建共享项目，对馆藏重要科研档案进行数字化加工，经过内容遴选，并报请单位领导和水利部发展研究中心领导和专家同意，对科技报告文摘数据，确定了“以自产成果为主，辅之以新的外来成果”的建库原则；而对科技报告全文数据，则确定了“全部采用自产成果，以新的为主，辅之以大中型工程历史成果”的建库原则。收录内容主要包括在长江流域治理活动中形成的大中型或者重要工程的科研报告、设计报告、咨询报告等,全面反映了从20世纪50年代以来的长江流域治理和建设的发展历程和科研情况。共完成3 181篇重要科研成果报告的全文扫描，建成全文数据库；同时完成了18 000条科技报告题录数据库。现在中国知网水利文献信息系统中与其他参建单位文献信息一起供读者利用。

(2) 2011年参加了长江水利委员会档案馆组织的“三峡工程科研档案收集、整理、数字化及移交进馆工作”项目，对馆藏的自建院至2007年的所有三峡科研档案进行数字化加工，共完成2 998卷档案的全文扫描，同时完成了档案元数据录入，建成数据库。

4.2.3 实现电子文件网上接收和管理

长科院为了开展科技档案管理信息化，院综合管理信息系统II期在科技信息子系统中开发了科技报告网上归档流程，在科研管理子系统中，将科研项目的审查流程直接与该项目的成果报告归档流程对接，在科技信息子系统中设置了归档流程，与档案管理系统对接，实现了科技报告审查流程中所形成和提供的电子文件材料的网上归档，归档流程见图1。同时也体现了科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，保证了档案与科研项目同步管理，做到了科技管理部门和有关单位把科研档案工作与计划管理、课题(项目)管理和成果管理紧密结合，保证了归档文件材料的准确性、系统性和完整性[7]。做到了增量档案电子化。

4.2.4 实现网上查阅、借阅流程

在综合管理信息系统科技信息子系统中，将档案管理数据库与办公综合管理信息系统挂接，在馆藏查询中，可以通过各种常用的检索字段,多种途径检索档案。网上档案馆藏查询界面见图2。

图2 网上档案馆藏查询界面Fig.2 Query interface of online archive collection

之后在科技信息子系统下开发了档案借阅网上审批流程，院内科研及工作人员在各自办公室里就可以查询档案，完成借阅申请手续，大大方便了档案的利用，使档案的借阅量大幅提高，借还量由2015年的2 000份(册)提升至2016年的6 700份(册)，档案的利用价值得到更充分体现。网上档案借阅流程见图3。

图3 网上档案借阅流程Fig.3 Lending process of online files

5 结 语

长科院自2011年实现科研档案网上归档以来，共接收了科研成果电子档案2 600卷(电子文件40 638件)，加之前面介绍的水利文献信息系统项目和三峡档案数字化加工整编项目，目前共有8 799篇科研成果报告已实现全文数字化，以后陆续将利用频率高的、重要的其他各类档案全文数字化。拟在解决好保密、借阅权限、档案管理数据库升级等问题，以及完善电子档案审批流程后，将数据导入数据库并挂接上网供利用；近年还计划实现文书档案的电子归档和管理；同时，还要加快档案信息化标准规范建设，加强档案信息化安全体系建设，从而实现长科院内的档案网上电子归档、管理、网上查询、审批、电子全文利用。

希望在“十三五”期间，在《长江科学院互联网+水利科技行动计划》的实施过程中，将档案信息化建设纳入工作内容，依托长科院云计算信息化管理云平台建设，使档案管理网络及管理软件得到全面提升，逐步提高档案信息化管理水平,实现更大范围内的档案资源共享。

[1] 周力峰，刘 文，张治中.“长科云”的建设构想与初期探索[J]. 长江科学院院报，2016，33(12)：133-137.

[2] 湖北省档案科技推广中心.档案人员岗位校训教程[M]. 武汉：湖北科学技术出版社，2013.

[3] 黄 敬. 浅谈传统档案与电子档案的优势与劣势[J].档案天地，2016，(9)：37-38.

[4] 邢 炜. 基于Web的档案管理系统设计[J]. 档案天地，2016，(4)：44-46.

[5] 李 青.电子文件归档流程设计方法和策略[J].中国档案，2017，(4)：67-69.

[6] 余敏惠.浅谈高校档案信息化建设与服务[J].通讯世界，2017，(5):238-239.

[7] 水利部办公厅. 水利工程档案管理手册[K]. 北京：中国水利水电出版社，2001：75-77.

(编辑：黄 玲)

Approaches of Archives Informatization inYangtze River Scientific Research Institute

NIE Wen

(Technology Information Center，Yangtze River Scientific Research Institute，Wuhan 430010，China)

To meet the demand of archive informatization in Yangtze River Scientific Research Institute, measures were taken to build the database of library archives catalogue, digitalization of important research reports in full-text, archiving of electronic documents, as well as inquiry and borrowing and reading online. Driven by the “Yangtze River Scientific Research Cloud”, the network and software of archive management is expected to improve, and archive informatization and sharing in a wide scope are expected to be achieved.

archives informatization; network construction; electronic files; system of file management; utilization of archives; Yangtze River Scientific Research Cloud

2017-03-28；

2017-04-26

聂 文(1967-)，女，安徽五河人，副编审，主要从事档案文献管理工作，(电话)027-82829876(电子信箱)504821753@qq.com。

10.11988/ckyyb.20170339

2017,34(7):136-139

G270

A

1001-5485(2017)07-0136-04