航天企业工程信息系统电子文件归档管理研究

◎北京海鹰科技情报研究所 黄韵洁 于伟佳

航天企业工程信息系统电子文件归档管理研究

◎北京海鹰科技情报研究所 黄韵洁 于伟佳

近年来，国家高度重视档案信息化工作，要求提升档案信息化在企业信息化建设中的战略地位，以全过程管理的指导思想开展档案信息系统建设，其核心是实现档案信息系统与企业各类业务信息系统的集成。

随着航天企业信息化建设工作的快速推进，各类工程信息系统日益涌现，大量的电子文件不断形成。然而，企业对电子文件在线归档管理的研究及实践相对滞后，导致大量电子文件长期滞留在工程信息系统中。与此同时，全三维研制模式的实施，将产生大量三维模型文件，其数据情况复杂，不仅包括三维模型数据，还包括大量关联关系，对于其电子文件归档管理提出了新的挑战。在此趋势下，亟待开展工程信息系统电子文件归档管理研究。

一、需求分析

航天企业工程信息系统主要应用于产品研制、设计、工艺、制造过程中产生的数据信息管理，其中产生的电子文件主要分为文字表格类文件、二维图纸类文件、三维模型文件，存储方式为实体文件或数据库文件。具有代表性的典型航天企业工程信息系统包括AVIDM系统、CAPP系统、TeamCenter系统等，各类系统电子文件管理流程分别如下所述。

AVIDM系统主要管理航天产品研试、设计文件，电子文件以实体文件存储。设计人员提交电子文件进行审批，审批最终节点为档案室的文件审查员，审批通过的文件进入受控状态。

CAPP系统主要管理航天产品工艺规程、工艺指导文件、二维工装图纸等，系统对电子文件按照产品结构树进行组织管理，电子文件以数据库形式存储，有相应的目录信息。工艺人员提交电子文件进行审批，审批最终节点为档案室的文件审查员，审批通过的文件进入受控状态。

TeamCenter系统主要管理航天产品三维设计文件，以产品结构树为核心组织和关联相关数据，三维模型文件以实体文件存储。设计人员提交电子文件进行审批，审批最终节点为档案室的文件审查员，审批通过的文件进入受控状态。

目前，电子文件在工程信息系统中进行审批、流转，审批通过的电子文件进入受控状态。电子文件在线归档的实现，需要从电子文件产生的前端对电子文件的元数据信息进行控制，在工程信息系统中融入档案管理的要求，对电子文件元数据信息的真实性、完整性、有效性、可用性进行把控并能及时捕获。

二、全生命周期管理流程设计

电子文件具有载体与信息的分离性、对软硬件的强依赖性等特性，需要从其生成到永久保存或销毁整个过程确保真实性、完整性、有效性与可用性，即实行全生命周期管理。

1．设计思想

集成管理的思想包含资源集成、系统集成、流程集成和标准集成4个方面。电子文件信息资源的集成管理, 就是将集成管理思想应用于涵盖电子文件全生命周期管理的全过程，打破各工程信息系统之间的“壁垒”，提高信息的交融度，优化和增强档案信息资源的真实性、完整性和有效性，提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

2．参考模型

国际OAIS参考模型框架符合电子文件全生命周期归档管理的需求，是集合信息获取、归档存储、数据管理、访问和发布全过程管理的信息模型，可基于此模型进行企业电子文件归档管理流程设计。

3．流程设计

结合OAIS参考模型，企业各类工程信息系统作为信息生产者，按照归档要求组织归档数据，形成提交信息包（SIP），通过标准集成接口传输至数字档案管理系统。数字档案管理系统对接收的数据进行检验、整理和信息完善，形成存档信息包（AIP）；通过对存档信息包的编辑、整理，形成档案资源的有序组织和存储。根据信息利用者的需求，数字档案管理系统通过专题组织、资源视图、知识管理等多种方式对档案资源进行组织，形成发布信息包（DIP），提供用户利用。

4．归档过程元数据管理

元数据是描述电子文件特征的信息集合，除包含传统著录信息外，还包含文件的格式、结构、软硬件环境、生成软件等信息。要保证归档电子文件的真实、完整、有效和可用，前提是建立一个规范化的电子文件元数据采集标准。各类电子文件元数据采集应包含以下几个方面的内容：

文字表格类文件包含电子文件的名称、密级、页数、格式、编制单位、编制者、编制日期、审批日期、文号、移交者、移交日期、电子文件数量、电子文件容量等信息。采集方式为依据归档接口协议，从工程信息系统的数据表中提取元数据。

二维图纸和三维模型文件包含电子文件的名称、密级、页数、格式、编制单位、编制者、编制日期、审批日期、移交者、移交日期、产品代号、图（代）号、状态（未定型、定型）、版本等信息。在工程信息系统中按照产品结构树组织的二维图纸文件和三维模型文件，除获取以上信息，还应采集产品结构树信息，并且依据产品结构树组织、获取电子文件及其关联关系信息。

三、其它相关研究

1．归档流程研究

一是工程信息系统与数字档案管理系统的集成。

通过建立工程信息系统与数字档案管理系统的数据接口，实现工程信息系统归档数据向数字档案管理系统的移交。此种方式需要在工程信息系统中开发数据归档提交模块，将归档数据向数字档案管理系统移交；在数字档案管理系统中建立数据检验模块，对接收的归档数据进行检验，检验通过后即完成归档，否则驳回业务系统重新提交数据。

二是电子文件归档格式。

从保证电子档案的原始性、完整性和可提供利用方面考虑，文字表格类、二维图纸类文件归档原则上应为原格式，与电子文件相关的审批信息、归档目录等在归档时固化为实体文件进行归档；而以数据库文件形式存储的电子文件，脱离工程信息系统或相关专业软件环境无法浏览，从电子档案存储与浏览的角度讲，此类电子文件必须固化为可独立存储和浏览的实体文件才可以归档。

三是电子文件归档流程设计。

按批次组织数据的电子文件归档，流程设计如图1所示。

按产品结构树组织数据的电子文件归档，流程设计如图2所示。

2．归档标准规范研究

符合企业工程信息系统电子文件归档管理实际的标准规范的提出，需要综合考察并结合国家及行业关于电子文件归档管理的相关要求、标准及规范，融合流程、生命周期、资源、管理、技术等多重视角，完整地反映电子文件管理的整体活动，为企业电子文件全生命周期的归档管控发挥指导作用。

企业电子文件归档管理规范应从电子文件归档管理的全过程角度制定，包含归档电子文件的组织规范、传输规范和检验规范。电子文件的组织规范涉及业务系统归档功能设计、数据归档范围规定、元数据归档要求、电子文件归档格式要求、归档清单内容等方面；电子文件的传输规范涉及业务系统与数字档案管理系统的集成规定、数据传输接口规范等；检验规范包含数据完整性检验要求、数字档案管理系统接收检验功能设计规范、电子档案信息著录规范、电子档案元数据标准等。

电子文件归档管理是电子文件全生命周期管理的至关重要环节，关系到电子档案的真实性、完整性和有效性的保障，是为企业收集、积累具有宝贵价值资源的关键点。因此，应当将企业工程信息化与档案信息化统筹规划、同步建设，以保证归档电子文件的真实、完整、有效和可用，实现全生命周期的电子文件管控。▲