浅谈新形势下事业单位档案管理模式及其特点

庞洪波

摘 要：事业单位档案管理工作不仅是单位内部各项业务的基础，还是为人民服务的重要管理手段。伴随着科学技术的进步，档案管理工作面临着新的形势及需求，档案的形式多样、数量剧增、需求众多，对事业单位的档案管理工作提出了更多的挑战。本文试图通过对事业单位档案管理工作面临的新形势进行分析，联系档案管理工作模式及特点，为当下事业单位档案管理工作总结经验，不断完善，从而更好的为人民服务。

关键词：新形势；事业单位；档案管理；模式

随着我国经济发展的新需求，事业单位的档案管理工作不仅需要满足单位的业务需求，还要面临着不同的社会需求。对当下事业单位档案管理工作面临的新形势进行分析，有益于总结当下档案管理工作的模式及特点，也能更好的促进档案管理工作的进一步发展。

一、事业单位档案管理面临的新形势

1.档案形式多样，需提高技术保障

科技的进步导致目前档案形式非常多样，较之原有的传统的纸质档案来说，现在又出现了许多新的形式，例如：声音、视频、数据、流程图、项目演示等等，这些新形式的档案对于档案管理都提出了新的挑战。第一，要保证各种档案能够以最合理的方式进行保管，例如音频、数据录入等，要转化成数字模式，并进行备份，才能保证保管的安全性；第二，对于不同种类形式的档案，要进行数字化输入，转变成电子信息；第三，对于数量庞大的数字信息，在设备、信息存储、备份等方面都需要众多的技术支持。因此，事业单位在档案管理工作中，要加大技术投入及专业人员培训，从而保障数字化信息的收集与管理。

2.管理体系滞后，需完善制度建设

事业单位的档案管理工作，由于事业单位的人员架构、专业程度有着不同的管理问题。“传统档案管理模式是独立的，不成体系。比如，纸质档案仅有一份正本，这一份正本档案也许涉及两个或两个以上的事件脉络、体系架构，因此在归档时难免有顾此失彼的弊端，也给查阅带来困扰。”档案的制度建设、体系建设在新形势下显得尤为重要，有些事业单位由于没有专业档案管理人员，往往由其他部门人员兼职担任，在程序流程、制度执行及体系建设方面都显得力不从心。因此给档案管理工作带来了加大的隐患，导致从档案录入开始到后期档案需求者对档案的查询、利用，出现较多的管理漏洞。

3.数量信息繁杂，需建立数字管理

面对当下形势需求，事业单位档案数字化是档案管理工作趋势之一。“事业单位档案数字化的过程就是利用现代的扫面技术、数据库技术、网络技术、身份认证技术、数字加密技术等将传统的档案资料转化成电子数字资料存储到统一的档案信息平台，并在这一平台上实现对档案信息的整理、补充、更新及相关功能实现的过程。”在完成档案数字化后，档案的信息量较之传统档案数量将成几何式增加，对于这样数量巨大的信息处理，必须建立数字化管理模式，这样才能将这笔档案信息转化成无形资产，进而通过对这笔无形资产的发掘、整合，转化为本单位的有形资产。

二、新形势下事业单位档案管理模式及特点

事业单位档案管理工作既面临着新形势下的客观需求，又面临着管理内部的主观需求，有如下特点：

1.管理模式专业化

我国在档案管理的历史上，虽有大量文献的流传，但在管理模式上却较为松散，没有形成专业化的管理模式。而对于新形势下的社会发展，档案管理的专业要求也愈加严格。因此越来越多的事业单位在人员设置、体制建设、先进管理模式上都呈现专业化特点。

在人员设置方面，不再有以往由其他部门人员兼职的现象，而是委派专业档案学的管理人员从事该项活动，如没有档案学专业人才，事业单位也责成专职人员进行档案学学习，从而更有效的进行档案管理。在体制建设方面，档案管理的制度化更为清晰，职责分工、管理流程更为明确，能够确保档案制度的执行。在先进管理模式的学习方面，由于各单位已认识到档案管理的重要性及迫切性，因此能够积极主动学习引进先进管理模式，配合档案发生的要求，实施管理细则。

2.管理特点数字化

在信息爆炸的时代，档案管理如何能够对有效信息进行收集、整理、使用，对于新形势下的档案管理工作是巨大的挑战。因此各事业单位的档案管理工作都呈现数字化特点，以应对当前复杂、多样的档案管理信息。

在档案收集过程中，采集数据是一项庞大的收集工作，对于类似的数据收集，很多相关单位已实现自动化管理，這项技术包括OCR识别、数码扫描识别、图像识别等自动化处理模式。在档案整合过程中，档案的整合是一个体系化的建设，传统的档案往往是一个孤立的存在，与其他档案之间没有形成联系，但数字化管理后就能对这些档案信息进行数据整合及处理，能为单位提供相应的信息反馈，从而实现档案信息化价值。在后期档案利用过程中，档案的查询不仅是一个信息追踪的过程，还是涉及到档案综合利用的问题。数字化的管理则能完成这一任务，并优化信心管理的服务功能。

3.管理流程体系化

档案管理中如何实施完成的流程体系，从而保证档案的收集、使用、查阅等方面的程序化，加强档案管理工作的严密性，提高档案管理工作的可操作性。

体系的建设不仅要认真执行档案管理制度，还是完善档案流程、确保档案完成度的根本途径。在体系建设过程中，要注意实施的可操作性，要根据本单位档案特点、业务范围制定，不可好高骛远、也不可随行就市。在平时的工作中，要注意工作中出现的漏洞，要及时发现、及时改正，“随着新时期信息量和工作量的加大，需要旧制度下形式和内容的改进，否则员工无法在短时间内做到对所有信息的规整，而且无法保证错误率。”

三、结语

综上，事业单位的档案管理工作在新形势下，较之传统档案管理有着突出的特点及模式，这不仅是面对客观的档案管理需求，也是服务于单位业务、服务于人民需求的必要转变。因此今后还需不断完善，不断创新，逐步提升事业单位档案管理水平，为不断发展的社会事业贡献出一份力量。

参考文献：

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