如何做好当前单位办公室档案管理创新

2017-07-14陈梓源

科学中国人 2017年21期

关键词：办公室单位档案管理

陈梓源

凌源市凌北街道办事处

如何做好当前单位办公室档案管理创新

陈梓源

凌源市凌北街道办事处

单位办公室档案管理对单位管理职能发挥有着极强的现实意义，加大单位办公室档案管理创新需要被予以重视。相关者应深入研究现阶段单位办公室档案管理问题，设计针对性的措施，不断提高办公室档案管理的水平，进而为单位办公室档案管理事业的发展注入源源不竭的动力。本文围绕“单位办公室档案管理创新”展开讨论，希望能够为相关者提供借鉴。

创新；单位；办公室；档案管理

近年来，事业单位改革力度不断加大，作为单位管理工作重要组成的单位办公室档案管理的作用不断凸显。现如今，办公室档案管理质量已经成为单位发展的重要影响因素，单位想要在竞争激烈的市场环境之中保有自身的积极性，必须不断强化单位办公室档案管理，加大档案管理创新力度。

一、加大单位办公室档案管理创新的重要性分析

首先，单位办公室档案能够为单位开展各项工作提供可参考的数据资料，管理者的决策能够更具科学性；其次，单位办公室档案中融入了社会发展需求的相关因素，因而能够更好地契合社会发展的节奏，有利于调整单位的管理水平、健全单位的管理制度，提高单位的工作效率。基于此，加大单位办公室档案管理创新重要且必要，具体来说包括如下两点理由：第一，能够影响单位的未来发展，为提高单位工作效率夯实基础；第二，能够使得单位发展与时代发展同步调，有益于单位选择最佳的管理模式、最优化资源配置。

二、单位办公室档案管理问题

通过剖析单位办公室档案管理现状，可以发现单位办公室档案管理存在问题，主要集中于思想认识、人才素质、科技运用三方面，现对之进行详细论述：

（一）未正确认识单位办公室档案管理

首先，虽然近年来我国人民的思想意识不断提高，但从全局角度看来，思想觉悟不高是我国公民普遍存在的问题。由于很多单位办公室档案管理人员未能正确认识档案管理工作的重要性，以至于他们在落实档案管理工作时敷衍了事，为求提高工作效率盲目缩减管理程序，不仅影响了办公室档案管理的质量，更容易损害档案的应用价值。其次，由于领导人员未能正确认识单位办公室档案管理的重要性，很多领导人员为了节省人力、物力、财力，盲目压缩单位办公室档案管理资源，办公室档案管理严重缺乏人力、物力，根本难以保证工作的顺利实施。最后，由于不重视单位办公室档案管理，管理考核工作被忽视，档案管理人员的年度考核缺乏相应的指标，当管理人员的管理水平优劣并不会影响档案管理人员的经济效益，档案管理者没有深入钻研单位办公室档案管理的思想意识，以至于办公室档案管理水平难以有效提高。

（二）缺乏优质的单位办公室管理人才

由于不重视单位办公室档案管理工作，以至于很多单位的办公室管理人员都是在人事改革过程中调度于档案管理部门的人员，这些人大多不具备专业的档案管理能力，加之没有经历专业的培训，因而很难应对档案管理工作中的突发问题。还有部分人员本就缺乏必要的岗位责任心，而这无疑也给提高单位办公室档案管理工作质量增加了难度。

（三）未重视现代信息技术的合理运用

21世纪是科技生产力时代，先进的信息技术不断向各个行业渗透，并使之产生了深刻的变革。在单位办公室档案管理工作中运用现代信息技术不仅能够提高单位办公室档案管理的速度，对于提高办公室单位档案管理的质量亦能够发挥出积极的作用。然而，由于现阶段单位办公室领导阶级普遍未能正确认识单位办公室档案管理工作，与之相关的资金投入被不断压缩，现代信息技术的引入难以落实，档案资源的信息化和数字化难以实现，资源共享更是沦为纸上谈兵的空想。

三、单位办公室档案管理创新策略

想要创新单位办公室档案管理，必须基于现阶段单位办公室档案管理问题设计针对性的措施，主要包括如下三点：

（一）建立完善的单位办公室档案管理制度

完善的单位办公室档案管理制度不仅能够为单位办公室档案管理工作落实提供可依的“法”和可循的“据”，还能够为落实单位办公室档案管理工作营造良好氛围，因而需要被予以重视。领导阶级需要积极带领档案管理人员剖析单位办公室档案的现状，积极制定契合实际的单位办公室当管理制度，以促使档案管理不断规范化、科学化发展。思想是意识和行为的先导，为了保证上述工作的顺利落实，领导阶级还应正确认识档案管理工作的重要性并充分发挥模范带头作用，帮助档案管理人员正确认识档案管理工作，以激发档案管理人员在档案管理工作中的主动性，提高档案管理工作的质量，加速档案管理工作的创新。

（二）构建优质的单位办公室档案管理队伍

首先，加大现有档案管理人员的培养力度，积极组织档案管理人员参与相关的培训或是讲座活动，利用与名家交谈的途径开阔档案管理人员的视野，以提高档案管理人员的档案管理技能，提高整个档案管理队伍的素质。其次，建立优渥的薪资制度，鼓励档案管理人员深造或是主动参与相关的培训工作，以不断提高自身素质。最后，加大人才的引入力度，聘请管理领域的专业人士，在为单位办公室档案管理队伍注入新鲜血液的同时拔高管理者的素质。

（三）加大现代化信息技术的引入力度

单位办公室档案管理的信息化发展是档案管理工作发展的必然趋势，为了提高单位办公室档案管理的水平，单位应积极引进先进的现代化信息技术，让科技成为提高档案管理质量的强大后盾。当然，单位还可以积极联系其他兄弟单位，借鉴其他单位的先进的档案管理经验，并基于自身的实际情况，将之合理运用于自身的单位办公室档案管理过程，以不断提高档案管理的质量和效率。