机关文书档案管理中存在的问题及解决策略探讨

王金华

【摘要】随着社会的不断进步和科技的不断发展，我国各个领域均得到了不同程度的发展，此时人们也越来越意识到档案管理的重要性，尤其对于机关单位而言，更应加强对该方面的重视和建设。如今，文书档案管理是机关单位中的重要管理形式之一，然而在其实际应用中却暴露出许多待完善之处。本文简要介绍了机关文书档案管理中存在的主要问题，并提出了行之有效的优化机关文书档案管理质量的相关策略，以期能够为提升我国机关单位整体工作质量提供有价值的参考。

【关键词】机关文书档案管理；问题；策略

前言

机关单位是国家为行使职能而设立的机构，其发展状况如何对于我国整个社会发展会产生一定的影响，机关单位在开展档案管理工作时已经习惯了原有文书档案管理的模式，虽然此种管理模式在我国已经存在多年，也发挥了很好的作用，但其已经无法满足当代社会的发展要求和发展趋势，尤其很多机关单位对于文书档案管理方面的重视程度不够，导致很多重要材料的保存不够完整，对于日后的工作而言可谓十分不利。虽然针对该方面我国机关单位已经做出了调整，但依然有可进一步提升之处。

一、机关文书档案管理中存在的主要问题

机关单位往往事务较为繁忙，其很难将档案管理工作重视起来，由此也导致其很少会考虑将信息化管理应用到档案管理中。另外，通过调查发现，机关单位中负责档案管理的人员往往不是专业人员，其不仅缺乏文书档案管理意识，也缺乏管理、利用文书档案的能力，导致很多文书档案在存放的过程中或是被损坏，或是因粗心而丢失。同时，机关单位中的档案管理人员流动性过大，导致很多文书档案管理中的工作交接质量不高，渐渐地就导致了文书档案管理整体质量有所下滑的情况出现。

二、优化机关文书档案管理质量的相关策略

1转变管理意识

若要提升档案管理质量，首先需要转变管理意识。机关单位领导应意识到现代化、信息化管理的重要性和必要性，并且积极将其引入其中，此种做法并不是完全否定文书档案管理模式，其主要是为了能够提升工作效率。因此，机关单位今后应加强对相关管理人员思想工作的重视，使其能够具备新型管理观念，并且为档案管理工作配备一定的设备和技术人员，使文书档案能够与信息档案共同存在，并形成互补的状态。此种转变对于机关单位而言可谓十分有利，若其档案管理无法跟随时代发展的脚步，很容易被时代淘汰。

2提升重视程度

文书档案管理质量长期得不到提升的一大原因在于，无论是机关领导还是机关工作人员均没有对文书档案管理提起重视。今后整个机关单位应加强对此方面的宣传，以期能够引起全单位的重视，使其了解到档案管理并不仅仅是档案管理员的工作，任何人员在提交文书档案资料时均应对该资料有一定的了解和审核，避免增加文书档案管理者的工作量，同时档案管理者也要积极做好登记工作，对于没有及时上交材料的部门或人员要进行登记，并适当提醒其尽早将材料上交，以便于统一管理。

3提升文书档案利用率

机关单位存在的最大意义在于为人民服务，因此在进行文書档案管理时也应将此观念融入进去。文书档案管理具有一定的滞后性，若在管理中做不到科学合理和迅速，则会对档案利用率的提高造成阻碍，因此今后在该方面应注重对文书材料的分门别类，将所有材料分类后根据索引将其摆放在不同的位置，并且在添加相关资料时要根据已经确定的方位来摆放资料，避免出现张冠李戴的情况，否则势必会对材料的调用产生影响。另外，重要的资料应将其录入到信息档案中，一来是为了能够长久、安全的保存，二是为了能够在调用资料时更加方便快捷。

4注重文书档案的储存和保护

文书档案管理中应加强对其的储存和保护措施，文书档案具有的较为明显的弊端在于，当其处于过于潮湿的环境中时会逐渐发霉，而当其被雨水浸泡后更是瞬间失去应用价值，因此为其选择适当的储存位置也十分重要。在机关单位中应为文书档案材料建立专门的储存库，并且要做到通风干燥，同时在相对隐蔽的角落中放置樟脑丸，这也是保护文书档案的重要方式之一。机关单位文书档案管理工作看似简单，但其中拥有很多需要注意的地方，无论是文书资料的收集整理，或是资料的使用和储存，各个环节均对相关人员的工作能力和工作素养有了更高的要求，尤其是当代社会中更应加强此方面建设，因此在今后的文书档案管理工作中，相关人员也应具备一定的自我提升意识，在工作中尽量避免因人为失误造成资料的不完整等。

总结

综上所述，研究关于机关文书档案管理中存在的问题及解决策略方面的内容具有十分重要的意义，其不仅关系到文书档案管理的优化，也与整个机关单位的发展息息相关。如今在档案管理方面虽然已经有了多种形式，然而文书档案管理作为机关单位主要的档案管理方式之一仍是不可缺少，鉴于此，更应在档案管理时做到细心、负责、认真，避免发生各种意外导致文书档案被损坏。如今虽然各方面的研究和应用有了不小的起色，但仍然需要加强此方面的研究。