对人事档案管理工作改进策略的思考

杜文婷 河北省地矿局第三地质大队

对人事档案管理工作改进策略的思考

杜文婷 河北省地矿局第三地质大队

人事档案是对工作人员的身份、学历、工作经历等重要信息的记录和保存，决定了一个人的退休金和养老金能否顺利领取，也跟随着工作人员的整个工作历史。在当今强调人才的时代中，对人事档案管理工作进行就显得很有必要，研究人事档案管理工作的改进策略也具有十分深刻的现实意义。

人事档案管理 问题 改进 策略

一、人事档案管理工作存在的问题

现阶段，人事档案管理工作虽然被不断普及，但从整体上看，企业人事档案管理工作还存在着一些突出的问题需要引起我们的正视，具体如下。

1.企业对人事档案管理工作的重视力度不够。现阶段，虽然社会在不断强调人事档案管理工作的重要性，但由于人事档案管理工作是一种幕后工作，无法直接为企业带来经济效益。长期以来，企业的领导者都不能正确认识到人事档案管理工作的重要性，认为人事档案管理工作只是简单的复制和保存资料，是企业经营的辅助工作，一味将发展中心和中心放在一些能直接给企业带来经济利益的工作上，而忽略了对人事档案管理工作的开展。正是由于领导阶层的这种对人事档案管理工作的忽略，才导致了从事人事档案管理工作的员工责任意识不强，在日常工作中，将人事档案管理工作的标准设为对资料的报关妥当、不泄露个人信息、不丢失、方便查找等简单层面。

2.人事档案管理工作的交接不够规范。在很多企业中，很多人事档案管理工作的员工都不是专员，很多都是临时过来协助的其他部门的人，加上人事档案管理工作的人员流动性强，使得人事档案管理工作的交接频繁。频繁的交接难度更大，但是工作人员仅仅把人事档案管理工作当作简单的钥匙传递过程，对工作上的任务交接不够重视，往往抱着让新员工自行摸索的态度一走了之，领导也不予重视。这就导致企业的人事档案管理工作前后连接困难，降低企业的工作效率。

3.人事档案管理的工作人员综合素质不够高。现阶段，人事档案管理的工作人员综合素质不够高也是一个重要的问题。很多时候，人事档案管理者都是兼管，很多人都只在短时间内学习过一定的人事档案管理知识但并没有实战操练过，甚至有一些完全是外行人就参与人事档案的管理工作，他们对自己所负责的业务不熟悉，工作中甚至经常出差错，这常常导致人事档案管理工作的效率和质量不够高，无法为企业的发展推波助澜。另外，有很多人事档案管理工作人员虽然是专业出身，也有相关的工作经验，但他们在工作中却常常表现出漫不经心、消极工作的行为。这些都表明了人事档案管理的工作人员整体的综合素质不够高的现象。

4.人事档案管理的基础设备设施较落后。硬件设备是人事档案管理工作得以高效开展的基础，但从目前来看，很多企业的人事档案管理的基础设备设施还相对较为落后。比如，良好的工作环境对人事档案管理而言是十分重要的，但很多企业人事档案管理的工作场所却十分狭窄，这在明明之中对人事档案管理工作的效率与质量产生了不利影响。另外，存放人事档案的一些橱柜也十分老化破旧，常常引起引发蚊虫、蟑螂破坏档案的问题，甚至还因防盗工作做得不到位而导致档案丢失的现象出现。还有一些企业所采用的人事档案管理的计算机系统较为落后，影响人事档案管理工作的高效进行。

二、改进人事档案管理工作的具体策略

1.转变观念，提高对人事档案管理工作的重视。要真正改进人事档案管理工作，需从转变对人事档案管理工作的认识观念入手。企业领导需以身作则，从自己做起，学习人事档案管理的基础知识与重要性，在企业日常工作中，对人事档案管理工作多进行宣传工作，让更多的员工认识到人事档案管理的重要性并参与其中。另外，还可以通过健全信息反馈制度，鼓励员工为人事档案管理工作提出宝贵的意见，最终促进人事档案管理工作的顺利开展，并推动企业的长远发展。

2.明确规范人事档案管理的交接工作。为了更好地连接企业前后的工作，我们需明确规范人事档案管理的交接工作。首先，要对旧的人事档案进行全面的清查，准确核对每本账簿上的信息，对一些有疑问的数据进行严格的检查；其次，要整理好被借出的人事档案，前往催促并做足记录；再次，当人事档案管理工作需要换岗时，需完整记录下所交接的双方名字、时间、地点，并要求双方签名，在获得上级允许之后方可开始正视工作；最后，新老员工在进行工作交接时，可以让新员工提前上班，和老员工共事一段时间，学习老员工的工作方法，完成工作交接的内容之后，老员工才可离岗。

3.引进优秀人才，加大培训力度。人是人事档案管理工作的执行者，人事档案管理工作的有效进行需要掌握专业知识、有一定的工作经验、并且具备良好的耐心、细心和责任心的工作人员来完成。这就要求我们，要引进优秀的专业人才，在招聘过程中，明确对人事档案管理工作的学历、工作经验和自我特点提出要求，拒绝一切半路出家的员工。另外，除了引进优秀人才之外，由于时代形势的变化之快，企业也不可忽视对这些人才的后期培训。企业需定期为员工提供学习课堂，让学生参与到系统的学习过程中来，促进自身进步。企业还需鼓励员工养成终身学习的习惯，不断关注外界的发展，掌握顺应时代的知识，最终促进人事档案管理的发展。

4.加大资金投入力度，加强人事档案管理工作基础设施的建设。资金是解决人事档案管理的基础设备设施落后的有效手段，所以，我们必须加大对人事档案管理的资金投入力度，让人事档案管理工作拥有强大的资金背景支撑以得到顺利开展。第一，可以利用资金建设人事档案存放的专室，且保障空间要足够大，布局需合理科学，结合人事档案的特点来设计，并在专室内配置一些坚固的橱柜，如不锈钢柜子，还应当配备足够数量的灭火器和保险柜，保证人事档案的安全，同时，还需做好防潮、防腐蚀以及防盗工作，不能因为节约资金而省略这些步骤。

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