浅谈不动产登记档案信息化管理的问题分析与改进建议

2017-07-13苏丹湖北省十堰市不动产登记中心

消费导刊 2017年15期

苏丹湖北省十堰市不动产登记中心

苏丹湖北省十堰市不动产登记中心

不动产登记档案信息化管理主要是对不动产的交易、类型、登记以及建造等活动信息的保存、整理和记录，由国家机关部门负责，同时，国家也制定了相关完善的不动产登记档案信息化管理制度，以维护交易市场安全。基于此，作者对不动产登记档案信息化管理的问题与改进建议进行分析，以供相关人员参考。

不动产档案登记信息化管理

引言

随着时代不断发展，我国对于不动产登记档案进行统一信息化管理的工作已经完成，统一不动产登记制度逐渐开始实施。信息化管理方案的实施整合，能有效提升不动产登记的工作效率，并使不动产登记体系受相关法律保护，推进我国不动产登记档案信息化管理快速发展，对于不动产登记的完善具有重要意义。

一、不动产登记档案信息化管理的具体特征

不动产登记档案信息化管理工作具有公开性和唯一性特征，是对某一区域内的不动产物权和权利归属状况进行反映，同时反映不动产的变更信息，为物权交易提供安全的保证。不动产登记档案内容具有一定的规范性和法定性特征，受《物权法》保护，以法律为基础，对档案进行管理与利用，具有较高的社会公信力。

二、不动产登记档案信息化管理的问题

当前，我国不动产登记档案信息化管理过程中，存在档案管理分散现象，缺乏集中保管场所，在农业、林业、国土、海洋等多部们中均有保管，未能实现统一管理，并且在各部门管理过程中标准不一，系统差异性较大，使档案在信息资源整合、档案查阅时难度较大，例如，某单位或个人在查询不动产时，常常需要登录多个档案系统或到档案保管部门实地查询，查询效率不佳。同时，不动产档案数据与实际业务系统关联度较低，在实际办理不动产业务时，相关业务无法实现快速调档，影响工作效率[1]。

三、不动产登记档案信息化管理的工作改进建议

（一）创新不动产档案的服务方式

1.对于单位或组织部门业务的创新。在创新不动产档案信息管理的服务方式时，应将单位或组织部门进行分类，以便于提升工作效率，具体来说，主要分为两类：一类是民政部门、银行以及法院等相关单位，在实际工作过程中，在查询权利人与家庭成员在相关行政区域内是否有不动产登记信息或不动产的数量时，需要调动不动产登记档案信息，由于相关单位查询的档案数量庞大，在提供服务时可以提供数据接口查询，以帮助查询人员提升工作效率；另一类是纪检监察部门、组织部门等特定的政府部门，在实际工作过程中，相关部门在进行违纪调查跟踪、人事调动、调整时，需要查询不动产登记档案，由于工作的特殊性，相关工作人员可以为查询人员提供延伸档案的服务方式，利用电子政务内网，采取CA认证和安全准入措施，延伸不动产档案管理系统的接入范围，以便于相关查询人员提升查询效率，与此同时，还应确保档案信息的安全，以保证档案信息具有保密性。

2.对于个人业务的创新。相关工作人员在对个人进行服务时，应贯彻落实信息惠民政策与互联网服务政策，以达到“让数据多走路，让群众少跑腿”的工作目的。互联网服务政策即利用当前的互联网技术，使查档人可以通过网上申请，查询所需不动产档案信息，审核人员经过审核后开具不动产查询证明，并利用邮寄的方式寄给申请人，提升工作效率。同时，还可提供自助式查档服务，即在行政服务中心、银行、证券交易等人流密集的交易场所设置不动产登记档案自助查档设备，为查询人员提供便捷服务。

（二）迁移整合当前的档案信息资源

在改进不动产登记档案信息化管理时，应迁移整合各个有关部门和单位的不动产登记档案，将现有的档案资源进行统一管理，并建立完善的管理系统，以实现不动产登记档案信息化管理。在实际的整合迁移过程中，其主要工作应分为以下几个步骤：首先，分析查询相关单位或部门的不动产档案的数据量，收集相关各类不动产登记档案的数字化成果，整合现有的档案数据库结构，建立符合当前需求的档案数据库，同时进行档案数据迁移；其次，在整合迁移工作完成后，要保证迁移后的档案内容和目录信息的准确性、一致性，相关工作人员检查是否存在缺失情况，同时进行抽查，检验档案数据信息的质量，从而保证不动产登记档案完整迁移。

（三）实现档案系统与业务系统的集成

1.实现档案信息与登记信息的双向调用。信息双向调用的实现，能使当前的登记档案信息进行快速处理，在系统中直接进行检索查询相关档案，提升工作效率。在实际工作过程中，相关工作人员需设置登记信息与档案的双向调用接口，从而实现数据查询和统一，满足用户的查询需求，同时，还应设置登陆接口、信息同步接口等，保证用户一次性查询完整。

2.前置档案工作数字化。在办理登记业务过程中，为减少档案管理的工作量，相关工作人员应在受理环节要求申请人提供完整信息，并从登记业务中提取电子档信息，在管理系统与登记系统间设置数据同步接口，通过接口将资料进行归档，利用前置档案数字化提升工作效率[2]。

3.将登记业务信息实现自动归档。在实际工作过程中，相关工作人员可将不动产登记业务需要归档的数据形成数据包，通过相关的档案管理系统将数据包转换到不动产登记管理系统中,利用接口方式，将不动产登记档案管理系统与不动产档案登记业务相连接，二者之间稳定运行互不影响，并且，一旦出现问题，能立即明确问题所在，利于管理部门查询责任归属。