高职院校人事档案管理存在的问题分析及对策探讨

寇国玲

摘要：现阶段，在我国高职院校人事制度改革进程迅速加快的同时，其人事档案管理工作中的很多问题也逐渐显现出来。在此情况下，笔者根据多年从事人事档案管理工作的经验，主要对当前高职院校人事档案管理工作过程中出现的问题和解决措施等方面进行了详细论述。

关键词：高职院校；人事档案管理；问题与措施

众所周知，高职院校的人事档案是各级组织评判、审查高职院校教职工整体素养的关键参照，在高校评定职称、科研活动、教学活动等多项工作中发挥着至关重要的影响。所以，提升人事档案管理工作的效率和水平，全面展现出人事档案的价值，是应当考虑的首要任务。

一、高职院校人事档案管理工作中出现的主要问题

（一）相关人员缺乏对档案管理工作的重视

相关工作者对人事档案管理工作重要性的重视程度严重不足是一直阻碍高职院校人事档案管理工作水平和效率提高的最主要因素。大部分工作者觉得档案管理仅仅是一种单一搜集资料、存储信息的工作项目。不论是执行体制、部门设立、人员配置还是经费投入等方面都没有办法达到人事档案管理工作的基本要求，进一步引发了一系列亟待解决的档案管理问题，具体反映如下：

首先，我国的高职类院校大部分都出现了编制、师资力量不足的情况。大多数高校在人事档案管理工作中没有设置专门机构，也未能分配专门人员展开档案管理工作，基本上都是调用非专业人员兼理，这在很大程度上影响了档案管理工作水平及有效性的提升。其次，一些国内高职院校未能依据学校档案管理工作的实际需求，也没有对档案资料的收集、查询等构件健全的管理机制，同时对档案管理者、档案材料保管部门等没有实行赏罚分明的监管、审核制度，不能将责任落到实处，不利于人事档案管理工作的标准化和规范化。再次，绝大多数高职院校在人事档案管理过程中所投入的资金不多，很多学校甚至没有设置档案管理专项经费，很难符合档案管理人员正常业务培训、档案管理设备等的基本需求，进而在很大程度上阻碍档案管理人员业务水平的增强以及办公条件的改善。

（二）档案管理人员整体素养不高

现阶段，高职院校档案管理工作者普遍存在着专业技能、文化水平等较低的现象，和当前的档案管理需求具有很大差距。大多数高职院校没有设置专人专岗负责档案管理工作，基本上都是选用另外一些岗位的非专业人士代理，因此大部分人都是边学边干，专业不对口的情况十分常见。由于多数单位或机构管理层对档案管理工作不够关注，再加上认识不到位，令档案管理者的地位较低，进一步造成档案管理工作者的主动性得不到提高，更加缺少责任心，偏安现状。除此之外，由于负责档案管理的工作者大部分存在学历不高、年龄结构偏大等状况，从而拉低了整个档案管理队伍的素质，并且在很大程度上限制了档案事业的发展。

（三）管理模式不够先进，工作效率不高

由于校方对人事档案管理工作缺乏足够关注，投入资金较少，在信息化时代背景下，大多数高职院校在档案管理工作过程中依旧采取以往的手工作业模式。管理者因疲于应付档案资料的搜集、归整等，缺少用于档案管理形式变革的时间和精力，难以实现有效的信息资源共享。步入到信息化时代后，电子科技在现代化办公中发挥着关键作用，但在人事档案管理工作中尚未得到广泛应用，这也会导致资源浪费严重、管理效率降低。

二、高职院校人事档案管理问题的解决措施

（一）增强对人事档案管理工作重要性的认识

管理层的重视是搞好人事档案管理工作的基本保障，所以，校方领导应当关注此项工作，自觉做到认识全面深入、组织措施到位，将人事档案管理真正纳入到校方发展的年度计划及人员岗位标准中，同时将人事档案管理工作当做校内行政管理的一项重要内容纳入年度目标中，和院校另外一些行政工作进行统一规划、考核。

（二）构建并完善人事档案管理的相关机制

人事档案管理是一项十分严谨的工作，必须在建立完善的认识档案管理体制的基础上，才能够逐渐实现管理工作的标准化、规范化。所以，高职院校必须尽快构建起相对应的规章体制，从人事档案信息的收集、整合、归档到档案资料的查询、保管等多个方面制定有效的管理机制。除此之外，还应当加强对人事档案管理工作的定期审查与考核，在此基础上成立档案管理领导小组，以便于对档案管理人员、机构等进行审查、指导等，一旦出现问题及时发现，采取针对性措施解决。总而言之，在人事档案管理过程中真正秉持依照制度行事、遵守规定的原则。

（三）增强档案管理队伍的整体素养，激发工作人员的积极性

首先，校方应当设立专人专岗负责人事档案的管理工作，打造一支素质更高的专业团队。上文提到，人事档案管理是一项机密性、专业性极强的工作，具有复杂性、乏味的基本特征，这就给从事相关工作的人员提出了更大的挑战，要想更出色地完成工作，管理人员自身必须具备高度责任感、热情，以及足够的专业技能。高职院校在人员的选用环节中应当尽量选择责任心和事业心更强、乐于奉献的人员管理此项工作。

其次，提升档案管理工作者的自身素养。由于人事档案管理工作的连续性较强，因此校方必须重视人事档案管理队伍的稳定性，持续加强这一工作团队的建设，令档案管理人员具备更扎实的专业技能、更深厚的理论积淀。另外，加强对现有人员的继续教育工作，进一步增强他们的责任感和事业心，为打造一支高素质、专业化的人事档案管理队伍提供保障。

结束语

综上，由于人事档案管理工作的复杂性、长期性特点，我们必须全面意识到此项工作对各高职院校发展的关鍵作用，进一步促进档案管理意识的提高、档案监管机制的完善，推进档案管理的信息化进程。

参考文献：

[1]吴艳萍.浅析高职院校人事档案管理存在问题及对策[J].中国管理信息化，2013（12）

[2]张品霖，张慧霞，张建华.坚持用科学发展观指导档案现代化管理工作[J].经营管理者，2013（28）