办公自动化系统在医院信息化中的应用与思考

王鑫

摘要：办公自动化是一种有别于传统办公模式的新型办公方式，它能够将现代化办公和计算机网络功能高效地结合起来，是信息化社会的产物。如今，办公自动化系统的内涵不再只专注于提高个人的工作效率，而是通过提高各科室间的协同工作能力，进而提高医院整体的工作效率。本文阐述了办公自动化系统的特点、功能和推广的必要性，论证了其相对于传统办公模式所具有的优势，虽然在应用过程中仍存在一些问题，但通过进一步的改进和提升，办公自动化系统必将在医院信息化建设中发挥更强大的作用，使医院的综合实力得以显著提升。

关键词：办公自动化；OA系统；协同工作；信息共享

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1006-1959（2017）13-0037-02

一直以来，医疗卫生体制都在不断的改革与深化，医疗卫生事业已向市场化和规范化逐步迈进，人们对于现代化、自动化的办公手段越发依赖，获取和处理信息的渠道也更加先进。数字化的软件工具和强大的网络系统，使办公自动化系统的内涵不再只专注于提高个人的工作效率，而是通过提高各科室间的协同工作能力，进而提高医院整体的工作效率。运用医院多元化的信息网络实现办公电子化，有效地分析汇总医院多年积累下来的庞大数据资源，并通过数据挖掘更好地支持决策过程，在医疗卫生行业中取得优势，已是势在必行[1]。

1办公自动化系统

办公自动化（Office Automation，OA）是随着计算机发展而提出的新概念，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物[2]。OA系统的实施，既可以进行有效信息的快速、便捷传递，又可以使工作人员的协作不受时间和空间的限制，很大程度上改善了办公条件，从而达到提高工作质量、提升办公效率的目的。

2医院推行OA系统的必要性

随着医院医疗业务不断扩大，组织结构不断进行调整与完善，职能科室的工作内容逐步细化，人工操作易受多种主、客观因素的影响，出现疏忽或纰漏的情况，进而造成信息传递延误，甚至是错误。由于院内职工岗位流动性强，新入职职工对现岗工作需要一个较长的适应过程，传统的办公室模式往往会造成信息传递延误，各类申请、单据、批复的处理过程和结果难以查询，人工干预过多导致办公流程繁琐、工作易积压、效率低下等缺点，这也是迫切需要医院提升管理质量、提高工作效率的原因所在[3]。

OA系统和计算机自动化技术的快速发展密不可分，新型的通信技术和遍布角落的网络技术为OA系统的构建提供了软、硬件基础[4]。OA系统为医院管理架起了一个自动化平台，通过运用统一的操作环境、高效智能的软件工具和规范性强的远程协助办公模式，达到自动化处理信息和管理数据的目的。工作人员的身份信息录入存储到系统后，就可对其进行权限分配，权限越高可操作的界面越多、功能越全面，操作者只需通过便捷的软件操控就能实现日常事务的管理，既达到了医院管理的目的，又保证了医院数据的安全。

3系统的主要功能

OA系统具有公文处理功能强大、群体可接受性高和扩展性较强等功能特点，一套基本的OA系统通常需设有协同工作、公文管理、文档管理、公共信息等4个功能模块。

3.1协同工作功能

协同工作主要体现在横向协同和纵向协同两个方面上[5]。横向协同工作是指不同的科室和工作人员之间的协同工作，例如考核评估、统计申报等，都需要相关科室各司其职而又相互合作，这种综合性的协同合作能够为医院管理提供优良的横向环境；纵向协同工作是指上下级科室之间的协同工作，例如公文传阅、报销审批等，需要逐级处理、逐层审批，这种协同工作模式可以提高科室处理各项事务的能力，大大提升工作效率。

3.2公文管理功能

公文管理模塊包含收发文管理、公文流程管理、行政公文信息查询和行政公文交换等功能，系统在公文收文开始阶段就对整个流程进行实时监控和督办，可以准确了解公文流转的具体情况，免除在传阅过程中的等待和联系，方便文件的查询和归档[6-7]。

3.3文档管理功能

文档管理模块包含我的文档、医院文档、公文档案、项目文档和综合查询等功能。OA系统中所有处理过的文档都会自动保存到文档管理中，不同权限的操作者可以根据实际情况对文档进行相应管理。

3.4公共信息功能

公共信息模块包含职工信息管理、医院新闻宣传、医院科室业务讨论情况等功能。医院的每一位职工都可以利用平台了解院内最新行政信息和业务信息，还可以进行互动交流，实现全院信息共享和快速检索，同时也使医院内部的信息交流渠道更加快捷、通畅。

4 OA系统在医院信息化中的主要作用

4.1提升办公安全等级

OA系统的开发设计既要考虑信息资源的充分共享，又要注意信息的保护和隔离，因此系统分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备采取不同的措施，以确保软件系统安全、操作系统安全和网络安全，为医院的信息化管理提供全面的安全保密防护。此外，OA系统均采用可平滑扩展的系统硬件体系结构、开放式的系统软件平台、模块化的应用软件结构，既可灵活扩充，又可与其它系统进行无缝集成[7]。

4.2提高医院工作效率

OA系统可以很便捷的实现工作人员之间的头脑风暴、分工协作和资源整合，通过协同办公、信息传递、活动组织、意见征集、沟通协调等来帮助职能和业务科室增强成员使命感，加深沟通监管力度，提升医院整体活力与生命力，提高工作效率。同时，OA系统的工作流程支持用户自定义操作，科室可根据自身工作特点创建各种模板和流程，从而使很多处于随机和发散状态的工作实现有序化和可追溯化，让办公管理更加敏捷、有效。

4.3提高医院管理控制水平

OA系统将医院原本分散的各类信息全部集中到一个统一的平台上进行管理，从而有效实现医院资源的一体化。如今，已有不少医院通过实施OA系统建立医院同级科室之间、上下级科室甚至是医院之间的信息渠道，使职工充分利用网络互通平台便利、快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集和信息处理，使医院的办公流程变得规范、有序，工作管理和控制水平大大提高。

4.4增强协同办公能力

OA系统把医院的各个科室紧密的联系在一起，强化了职工之间、科室之间的信息交流与协同工作，使得医院内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行，相互间可以密切地交流协作。办公自动化让工作变得轻松而有趣，更人性化，也更容易激发人的智慧，提升工作积极性。

4.5提升医院整体凝聚力

OA系统以协同操作、协调运行为技术基础，避免人为因素，实现了管理的规范、无私、科学。同时，系统提供平等互动的学术交流平台，增强了职工的沟通能力，形成健康、积极的文化氛围，提高医院的整体凝聚力，有利于对外宣传，提升医院整体形象。

5存在的主要问题及改进意见

OA系统虽然拥有许多传统办公方式无法比拟的优势，但在实际应用过程中仍存在着一些问题。

5.1职工参与度不够

OA系统的工作理念是在网络的大背景下对信息进行自动化处理和传递，职工依赖于传统的办公模式或对新型办公模式缺乏积极性会直接阻碍OA系统的推广。针对这一问题，医院需专为OA系统的使用设立规章制度，切实规范工作流程，尽可能切断不必要的纸质信息流转形式，调动各科室参与使用OA系统的积极性，加快系统的推进速度。

5.2对系统的使用停留在较低层面

医院推行OA系统初期，既要确保系统顺利实施，又要考虑职工需要对新型办公模式有一个平稳的过度，因此，通常选择的都是一些较为常用的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程，这些功能或流程虽然简单、可接受度高，但其实现的只是OA系统的一部分基本功能而已。随着系统在医院推行，职工的接受度越发提高，在系统运行良好的前提下，需要对系统进行升级，可以结合医院实际增加一些较为复杂的模块，使更高级的功能得以发挥，切实提高医院行政管理效率。

6讨论

医院使用OA系统可以将工作人员从传统的繁琐、无序的工作环境中解脱出来，剩余更多的时间处理更有价值的事情。全面提高医院的办事效率，保證对信息进行有效处理和控制；保证医院具有更完善的管理制度，不断提高医院的执行力；保证医院在激烈的竞争中占有一席之地，综合实力全面提升。更重要的是OA系统给医院带来了全新的办公理念，使医院的办公方式发生了重大改变，显著提高了工作效率。

参考文献：

[1]王红庆.OA系统在办公室管理中的应用[J].现代工业经济和信息化，2013（20）：68-70.

[2]叶永斌，曹坤，邱永进.OA系统在医院管理中的应用与思考[J].中医药管理杂志，2010，5（18）：467.

[3]程志伟.浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].电子测试，2014（11x）：58-60.

[4]陈军辉.浅议医院办公自动化[J].信息技术，2013（6）：40.

[5]姜志峰.浅谈OA系统在医院管理中的作用[J].当代医药论丛，2014，12（9）：143.

[6]张浩.刍议OA系统在医院行政管理中的作用[J].科教导刊，2015（11）：146.

[7]许涛.综合办公管理（OA）系统在医院信息化中的应用[J].信息通信，2015（1）：140.

编辑/高章利