试论电子文件档案的优越性及风险防控

陈艳玲

哈尔滨市儿童福利院

试论电子文件档案的优越性及风险防控

陈艳玲

哈尔滨市儿童福利院

我国的科技在不断的发展，尤其是计算机技术、信息化与网络化的逐渐普及，使电子文件档案被广泛的应用，由于电子文件档案自身的优点，在办公的过程中可以提高效率，而且相对于纸质的文件来说便于管理，但是电子文件档案除了自身的优越性之外，也存在着风险问题，必须要进行风险防控。

电子文件档案；优越性；风险防控

电子技术在逐渐的发展，随着科学技术水平的逐渐提高，信息公路也被建成，档案也是如此，电子文件档案逐渐的被人们应用到各个行业中，实现了由纸质档案向着电子档案的飞跃。电子文件档案在对现代化的管理中扮演着重要的角色。但是电子文件档案也是一把双刃剑，存在着优点和不足，因此一定要正确的认识，做好风险防控工作。

一、电子文件档案的优越性

（一）提高了工作的效率

电子的档案的发展使人们逐渐的摆脱了传统的纸质文件的束缚，减轻了工作人员的工作量，在此基础上，提高了档案工作人员的工作效率。随着科技的逐渐发展，电子网络也在逐渐的被普及，信息的网络化也为档案的检索和归档提供了便利，从管理手段上来看，变得更加的便捷，相对于传统的纸质文件来说，减少了工作人员寻找、检查、立卷和存档的时间，而且虚拟的现代信息网络也节省了档案保存的时间，对于档案文件保留的时间也在延长，因为保存的载体出现了变化，电子文件档案载体在保存的时间上更长，避免了纸质载体存在的缺陷，尤其是频繁搬动和空气潮湿等问题造成的遗漏、磨损和丢失，而电子文件档案载体就成功的避免了这一缺陷，在此基础上，就可以严格的把握其中存在的问题，一定要引起我们的重视。

（二）档案的修补更加快捷

传统的纸质档案文件需要有专门的人员在文书成立之后进行检阅，这样才能够保证文件的准确性，否则是极为容易出现错误的，尤其是有些保密性和有着法律依据的文件，一旦某些字句出现了问题就会导致未来的利用中出现纠纷和隐患，针对这一问题一定要引起我们的注意。在将文件全部、逐一的排查完毕之后，就需要进行补充和完善，尤其是针对一些出现问题的文件，必须要查缺补漏，对于缺少的内容一定要及时的补充，在文件补充完整之前，对于已经装订好的档案文件必须要拆卷重新订做，这样就增加了工作人员的工作量，但是在使用了微机电子网络化管理之后，就可以使用计算机对具体的文档进行增删修补，而且可以随时的进行漏洞的补充，程序也不会过于繁琐，不需要反复的进行拆卷处理，而且也不会出现未检修档案积存的现象。电子文件档案在使用的过程中，更加的高效、便捷，也省时省力，在这样的情况下，就可以避免出现档案丢失的现象。

（三）电子文件档案保密性更好

早期人们为了使档案能够被很好的保留下来，而且具备一定的保密性，在使用的过程中就会建造一些类似于防空洞的密室或者是一些窑洞，这样增加了档案保存的难度，而且在长期的放置中，极容易受到自然现象的影响，也会出现不可控的地质因素，因此档案极有可能会出现破损、丢失的情况。但是电子文件档案就避免了这一问题的发生，在这样的情况下，利用电子文件档案保密性会更强，因为电子文档是将文件存储在小小的计算机内，设置成为单分的文件进行阅读，这样在修改的过程中，修改人员也只能够查阅到修改的部分，不会导致其他的文件出现泄漏，这样文件的保密性就会更强。

二、电子档案存在的风险

（一）制度管理方面的风险

电子文件档案在搜集、编写、整合、存档和修改的过程中，必须要通过档案管理人员进行日常的操作来完成的，而且参与档案管理的人员众多，在开放的网络环境下，普通的大众也会逐渐的参与修改和编写中，这样就导致了专业的人员素质不一，差异性较大，而且业务的水准也参差不齐，就会导致信息被盗。

（二）计算机和网络技术方面的不安全因素

现代化的网络是开放的，因此任何人都够通过计算机进入到网络中，在这样的情况下，电子档案的形式和内容就会被删除、改动或者是复制，从而出现一定的泄露，在这样的情况下，计算机中存储的一些电子文件档案就会被泄露，并且随着电子技术的不断发展，人们生活水平逐渐的提高，计算机和网络技术中不安全的因素就会被暴露。

（三）电子档案保存上不稳定

电子文件档案的存储介质在不保存年限上是比较长的，在这样的情况下，电子档案的保存时限是极长的，大约为100年，但是从性质上来看是极为不稳定的，会出现档案丢失的现象，尤其是在强磁场和技术升级的影响下，就会导致电子文件档案丢失。

三、风险防控的措施

（一）要做好控制与管理

必须要进行权限的审核，根据人员的级别进行权限的认定，对于电子文件档案必须要严格的控制，在此基础上，还要保证电子文件的安全性，做好拷贝管理工作，这样就可以在一定程度上避免档案的信息被全部拷贝，利用技术手段对于可能出现的资料进行控制。在管理的过程中，一定要根据密集的层次进行相应的管理，也可以利用监控进行有效的监控和跟踪，对于其中的内容可以自动的生成相应的记录，这些记录就可以作为日后查找的证据。

（二）建立统一的电子文件管理体制

电子文件档案必须要进行统一的规划，在此基础上，使文件和档案同步的发展，除此之外，还要对电子档案进行前期的控制和指导，制定统一、科学和合理的电子文件档案管理标准，尤其是在归档上，必须要得到重视。作为档案部门在接收相关的电子文件的过程中，必须要对电子文件的真实性和原始性进行检定。

（三）应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

四、结论

电子文件档案的形成得益于高速发展的电子科技，它有着传统纸质文档所无法比拟的优越性，但也有着其自身固有的风险性，我们不仅要充分利用计算机技术和网络技术，更要建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通管理。只有这样，才能顺应时代的发展，使电子档案更好地为社会大众服务。

[1]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].企业导报，2010（4）.

[2]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005（3）.

[3]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案，2004（1）.