试论高校院系行政秘书执行力的提升

黄文静

广州工商学院

试论高校院系行政秘书执行力的提升

黄文静

广州工商学院

高校的中心工作是教学，如果高校院系较强，那么就表示该院校的综合实力较强，这对于高校的健康、可持续发展来说起到了非常重要的作用。行政秘书是院系行政管理层的得力助手，在一些二级高校行政管理中扮演着重要的角色。然而，近年来，各个高校在发展过程中，对于院系行政秘书岗位设定不重视，所招聘的秘书来源多样化，综合素质水平存在着很大的差距，这对于高校的发展来说造成了很大的影响。如何有效提升高校院系行政秘书执行力已经成为了高校在发展过程中所关注的重要话题之一。基于此，本文对高校院系行政秘书执行力的提升进行了简单的研究。

高校院系；行政管理；秘书；执行力；提升

前言

行政秘书主要负责管理层与教师之间的沟通、交流工作，为高职院校接下来所开展的教学活动提供了良好的保障基础。行政秘书对于院系行政管理层的影响与院校的内部架构、自身综合素质水平与专业知识技能等方面来说起到了非常重要的作用。然而，行政院系办公室事务的处理与行政秘书的决策执行力有着非常重要的作用。因此，高校在发展过程中应该提高对行政秘书培训、管理工作的重视，根据社会发展的现状构建出一项科学、合理的培训管理体系，提高对行政秘书培养工作的重视，只有这样才能提升高校院系行政秘书的执行力，为高校的健康、可持续发展提供良好的保障基础。

一、高校院系行政秘书执行力的内涵

高校院系行政秘书的执行力主要指院校在发展过程中行政秘书在院校现有的管理模式中按质按量地来完成各项工作，而这一种能力就是行政能力，对于高校的发展来说起到了非常重要的作用。行政秘书的这种执行力主要以管理执行力为基础，对于教学、科研等方面的执行力相比存在着很大的差距，但是行政秘书在实际工作期间有着较强的凝聚力、战斗力、竞争力等，可以有效地将院校行政管理层与教师群体进行有效的连接，为院校所开展的各项工作任务提供良好的保障基础[1]。

行政秘书的行政执行力可以有效地对行政秘书岗位价值进行评估，并通过直观的形式将行政秘书的综合素质水平与专业知识技能体现出来。行政秘书作为一种具有较强关联性的服务岗位，其在工作期间，行政秘书的主要工作责任就是为高校管理层与教师群体开展各项行政工作任务，比如说，常见的有文书起草、文件收发、函电处理等。另外，行政秘书在工作期间能否按质量地完成工作任务已经成为了评估行政秘书执行能力的主要手段之一。因此，行政秘书在工作期间可以根据高校的发展现状结合自身的工作能力将工作任务进行合理划分，只有这样才能保证各项行政工作可以顺利进行下去。

二、提升高校院系行政秘书执行力的重要性

随着社会不断的发展，我国经济水平逐渐提高，各个高校规模逐渐扩大，教学形式也逐渐朝着多元化的方向发展下去，高校院系行政管理模式由传统的金字塔管理模式逐渐转变成矩阵网络式管理，这对高校行政秘书的工作来说提出了全新的挑战。现阶段，我国各个高校在发展过程中行政，秘书所开展的各项工作任务主要以办公室中的琐碎任务为主，这些工作任务的技术含量较低，对于高校的发展来说没有起到任何决定性的作用，久而久之导致高校的管理人员对行政秘书的角色认识不强，而行政秘书在不受高校重视时，也会慢慢地降低自身工作积极性，从而导致各项工作质量与效率提不上去。因此，提升高校院校行政秘书执行力已经成为了高校在发展过程中所关注的重要话题之一。

三、提升高校院系行政秘书执行力的有效对策

（一）强化行政秘书工作意识

高校院系行政秘书在开展各项工作任务时，应该顺应时代发展的变化与管理模式转变，明确自身的角色位置，强化自身工作意识，只有这样才能保证各项行政管理工作可以顺利进行下去。首先，行政秘书工作人员在工作期间强化自身的服务意识，并树立牢固的“以人为本理念”，在为院校服务过程中，行政工作人员应该懂得换位思考，并以谦虚谨慎、热情服务等原则开展各项工作任务，提升自身的执行力。其次，行政秘书在工作期间应该强化自身的创新意识，根据高校对人才质量需求开展各项工作目标，做到与时俱进，只有这样才能保证各项工作任务可以顺利进行下去，为高校的发展提供良好的保障基础。比如说，行政秘书在工作期间应该不断地强化自身的团队意识，以大权为重开展各项工作任务，与行政管理工作人员沟通、交流，发现自己在工作期间存在的不足并制定有效的解决对策，保证所开展的各项工作任务都可以顺利进行下去[2]。

（二）提升行政秘书综合素质水平

行政秘书的综合素质水平与专业知识技能对于高校的发展来说提供了良好的保障基础。因此，高校在发展过程中应该加强对行政秘书的教育、培训、管理，对行政秘书进行有计划的管理，只有这样才能提升院校的行政秘书的综合素质水平与专业知识技能。在提升高校院系行政秘书执行力时，高校可以培养行政秘书的创新意识，提升行政秘书的创新能力与创造性思维，保证高校院系的行政管理工作可以顺利进行下去。另外，高校还可以培养行政秘书敏锐的观察能力，保证行政秘书在工作期间可以找出院校在发展过程中存在的不足，并及时为其制定有效的解决对策，提升高校院系行政管理工作质量与效率。比如说，行政秘书在工作期间应该合理利用高校的各种公文来开展各项工作任务，这不仅可以提升行政秘书在工作时的写作能力，同时还能促进高校行政管理层与教师群体的综合协调能力。

（三）规范行政秘书工作流程

科学合理的管理规范体系对于提升行政秘书自身执行力来说起到了非常重要的作用。因此高校院系行政秘书在工作期间应该完全服从全局原则、法律法规原则、平等协商等原则，只有这样才能保证所开展的行政管理工作可以朝着服务科学化、制度化、规范化等方向发展下去，提升行政秘书的执行能力。

具体来说，行政工作人员在工作期间应该明确自身的工作责任，结合自身的工作能力、状况等方面将行政管理的思想贯彻到行政管理工作中。其次，行政秘书在工作期间应该把握住正确的与学校有关的政策体系，并严格遵守国家指定标准开展各项工作任务，提升行政管理工作质量与效率。其三，行政秘书在工作期间应该及时领会、服务学校院系领导人员的指挥命令，并以此为基础规划出属于自身的行政工作目标与方向。其四，行政秘书工作人员在工作期间应该掌握正确的工作时间，并对所开展的各项工作任务进行管理，分清行政管理工作的轻重缓急，之后再为其制定有效的解决对策，保证在实际工作期间可以避免工作漏洞的出现。最后，高校在发展过程中应该加快信息化平台建设，根据自身经营发展状况结合现代化信息技术手段，提高自身的自动化与智能化办公水平。

（四）完善激励机制

高校院系行政秘书的主要工作特点是以“幕后服务”为基础开展的各项工作任务，对于高校的发展来说起到了非常重要的作用。行政秘书工作人员在工作期间付出的辛劳较多，但是得到的回报较少。如果高校在发展期间对于行政秘书付出的劳动成果不认可，那么久而久之就会降低行政秘书工作人员工作积极性，这对于高校的发展来说造成了很大的影响[3]。要想从根本上解决这一问题，高校在发展过程中就应该提高对行政秘书岗位的认知，根据自身经营发展现状制定出一项科学、合理的激励管理机制，推出“目标管理、考核严格、突出绩效”等工作理念，加强对高校院系的行政秘书绩效评估，推出奖惩制度，为行政秘书提供更多的发展空间。比如说，当秘书在工作期间出现不足，那么该制度应该及时发出警告，找出行政秘书在工作期间存在的不足，并及时为其制定有效的解决对策。对于一些工作质量、效率较好的员工来说，还可以提供物质上与经济上的支持与鼓励，从而激发员工工作积极性，提升工作质量与效率。

总结

总之，高校院系行政秘书在高校的发展中起到了非常重要的作用。然而，现阶段，行政秘书在实际工作期间面临着众多矛盾问题，主要体现在工作流程不完善、综合素质水平较低等。对于这些问题，高校在发展过程应该根据自身的发展需求探索全新的行政秘书队伍发展与素质提升途径，并为其制定出一项完善的考核评价体系，为行政秘书的发展提供良好的保障基础。本文对高校院系行政秘书执行力的提升进行了简单的研究。文中还存在着一定的不足，希望我国专业技术人员加强对高校院系行政秘书执行力的提升的研究。

[1]梅萍.提升高校二级学院行政秘书工作执行力的对策[J].渤海大学学报（哲学社会科学版）,2015,04：159-160.

[2]李静.论高校科研秘书工作职能和定位[J].黑龙江教育（高教研究与评估）,2010,10：49-50.

[3]徐莹,陈枫,刘郑一,乔丽清.高校外事工作存在的问题与工作创新浅谈[J].才智,2012,27：251.

黄文静（1987-），女，广东佛山人，2013年毕业于澳洲西悉尼大学翻译专业，就职广州工商学院，硕士。