数字化档案是档案事业发展的方向

王保运

德州职业技术学院

数字化档案是档案事业发展的方向

王保运

德州职业技术学院

随着互联网技术的进一步发展，互联网科技的进一步普及，信息呈现出爆炸式的增长。信息的及时收集、整理归档、快速检索变得越来越重要。在这种情况下，数字档案开始出现并且蓬勃发展。相较于有诸多不足的传统档案管理模式，更科学高效的数字档案成为主要的档案管理方式成为了必然趋势。但同时，数字档案也存在着一些不足，比如说安全系数过低、与办公自动化软件不兼容等等。本篇论文的研究目的，是为了通过比较多方面比较数字档案和传统档案，来研究数字档案的未来发展方向以及实现方式。同时，将指出数字档案目前所面临的问题，提出有建设性意见的解决方法。

数字档案；档案管理；档案建设；发展趋势

1 引言

数字档案是信息全球化时代的必然产物。它作为最新型的档案信息形态，通常是指以电子档案为对象，以互联网为媒介，以互联网信息控制中心为数据库，将电子信息文件以数字化的保存方式进行“归档”的一种档案管理模式。相较于传统档案管理模式，数字档案让信息让信息不再拘泥于一墙一角，而是真正做到全球互通，全网联动，做到简化程序，节省人工。就拿人事档案管理来说，这个档案的管理对象数量与流动信息都很多。如果是传统的档案管理，每一个职工入职，调职，辞职等，都必须要走繁复的程序“归档”，而要查询现有人事的时候，又必须人工在所有“归档”里一个个查询，大大加重了人工，拖累了效率。而现在，当我们使用数字化档案管理，通过利用方便的信息控制中心这个电子档案库，我们可以在获知消息的第一时间就将流动的信息编入档案库，让档案的归档与查询变得更准确，更动态，更简洁。

2 数字档案的概念与特征

数字档案也就是我们经常说的电子档案。目前普遍的定义是通过计算机进行收集、传输和管理的文件。现在认定的数字文件的产生有两种途径。一种是在我们使用计算机的时候产生的新信息。另一种则是现有资料的数字化结果，比如说办公类电子文件，mp3文件，WEB页面等等。在信息科技飞跃发展的今天，数字档案真正改变了档案工作的模式和环境，适应信息时代的快节奏发展，让社会真实活动能变成电子信息及时存贮起来，让档案管理更高效、简约、全球化，无壁界。这也让数字档案必将取代传统档案管理，成为主要的档案管理模式。据了解，现在已经有很多党政部门和企事业单位已经开始使用数字文件和文字档案。由此可见，数字文件的普及和数字档案的一体化建设是不可抗拒的历史潮流。

3 数字化档案发展的必然趋势

科技的飞速发展一方面让我们的生活更加的便捷舒适，但另一方面也带来了一些无法回避的问题。在过去，信息以地域为局限，以口口相传和纸张载体为主要传播途径。这让信息的管理对象范围小，管理起来难度低。但当信息不再受到局限，以整个地球为传播场地，以互联网为传播媒介的时候，信息的管理对象瞬间大幅度增长，信息的管理变得越发艰难起来。同时，信息量的繁多和办公方式的落后之间的矛盾越来越深，越来越难以回避。在传统档案管理中，企业对此的解决办法通常是增加办公人员和经费。这种经营模式大大加重了企业的成本，降低了企业的净利润，而且并不能带来企业工作效率的提高。对此，数字档案应运而生。数字档案以互联网为媒介，打破时空局限与载体局限，将分散庞大的信息资源用数字化的方式存贮起来。数字档案库就存在与互联网的信息控制中心，只要能够连接互联网，就能够及时归档和查询当前信息，这让资料的存档和使用变得更加简洁高效，让资源得以实现全球化的共享和及时性的利用，让档案管理及时化，动态化，超时空化。所以我们也将数字档案称作“无墙界档案”。此外，相较于传统档案，数字档案既可以省下档案库建设费用和保管费用，又节约了复印资料和人员的不必要消费。是企业发展的必然选择。

4 数字化档案发展面临的问题

在互联网科技高速发展的今天，办公自动化系统和数字档案管理软件在大型企业中运用的越来越广泛。但是一个难题是绝大部分办公自动化系统是企事业自己设计的软件，跟目前推广的数字档案现代化管理软件不兼容。当两者同时存在的时候，他们之间难以完成数据的传输与转换，无法进行数字文件的归档，给数字档案的建设造成了极大的困难。同时，因为电子信息具有超时空性，如果电子防火墙的防护力度不够，就会让企业的工作在网络上透明化，让企业机密公开化，这会给企业的工作带来不便，甚至是重创，这也让部分企业不愿意建设完整的数字档案。除此外，一些企业还没有管理数字文件的意识，依然在使用传统档案管理方式。互联网在它们看来只是打印出漂亮文档的工具，它们依然在使用大量的人工、投入大量的经费来完成信息的录入、整理和检索。所以，现在，我们必须要解决办公自动化软件与档案管理系统的兼容问题，进一步加强网络环境的安全，并且更加大力的推广数字档案，提高企业的数字档案管理意识，才能让数字档案突破现有不足，有更进一步的发展。

5 强化和发展数字化档案

档案管理不仅需要对各色档案进行专业的判断分类，同时要能够在密集的信息网中筛选出相关档案信息存档。这对于管理工作人员有着较高的要求。过去，我们的档案管理采用粗放式经营，靠着堆砌大量的人工来满足档案工作的需求，维持档案工作运转。但在当今信息时代，庞大的信息量让传统的档案管理模式越来越不能够满足现在档案建设的需求，数字档案必将成为潮流。而数字档案则对管理人员文件归纳能力、计算机使用能力等各项能力都提出了更高的要求。因此，档案管理正在由粗放的劳动密集工作转向精细的知识工作。在这档案管理变革的时代，对现在的档案人员来说，应该顺应历史潮流，加强对数字档案的认知，提高数字档案管理水平，更好的服务于数字档案。而相关企事业单位则应该尽快完成档案管理模式的转型，培养更多的高质档案管理人员。

6 结论

在互联网时代的今天，科学的数字档案管理模式以其特有的优点，必将成为档案管理的主要方式。它真正的实现了档案管理工作的简洁化、高效化、及时化。让全世界的档案信息都能够通过互联网连接起来，打破空间与载体的壁垒，真正达到古人所言“秀才不出门便知天下事”。档案建设与我们每一个人息息相关，在这历史性转变时期，我们不仅要提高信息化水平，以积极的心态去面对，科学的方法去克服数字档案建设中的难题，更要对数字档案坚持规范化建设，人性化管理，立足高标准，落实严要求，以更好地完成档案管理的转型工作。

[1]刘惠霞.浅谈数字化档案管理[J].城建档案，2011，12：45-46.

[2]董永昌，何家荪.上海.电子文件与档案管理[M].百家出版社，2001.

[3]张文浩.档案信息进入公共网络问题的初探.山西档案，1999（3）.

王保运（1971-），男，汉族，山东德州人，德州职业技术学院，新能源系，教师，档案管理员，研究方向：档案管理。