事业单位档案管理信息化建设策略探析

杨威

吉林省双辽市卧虎镇人力资源社会保障所

事业单位档案管理信息化建设策略探析

杨威

吉林省双辽市卧虎镇人力资源社会保障所

事业单位档案管理信息化建设，广受关注。其要想获得更大突破和发展，需要进一步增加资金投入，强化档案管理人员的信息素养培训，加快硬件和软件建设。同时，制定档案管理信息化建设总体规划，建立实用性强的信息化平台。在此基础上，进一步完善档案信息化管理制度，力争数字化档案管理的高效运行。

事业单位；档案管理；信息化建设；策略

学术层面，当前有关事业单位档案管理信息化建设的研究，相对较多，且多数研究成果可应用于现实实践，呈现出总体良好局面，但研究过于关注学理分析，对实践关注度不够，理应进一步加强。实践层面，总体而言事业单位档案管理信息化建设取得了一定成效，但是不可否认其建设过程中仍旧存在诸多问题，如资金投入不够、硬件设施有待加强等。

一、增加资金投入，强化人员培训

要增加对事业单位档案管理信息化建设的资金投入。资金保障是事业单位档案管理信息化建设的重要支撑力量和物质基础，无资金，诸多工作无法开展。具体来讲，总体上，要加大对资金投入，设立“事业单位档案管理信息化建设”专项经费，专款专用，提升资金利用率和成效率。同时，要进一步创新资金利用方式，如设立课题，由不同科研院所或单位内部部门进行课题申请，以实用性、长效性为标准进行选取，进而保障资金利用最优化。事业单位亦不可只满足于财政拨款，可利用专业能力进行社会创收，以为案管理信息化建设提供更为充足的资金保障。

要借助培训进一步强化档案管理人员的信息素养。档案管理人员的信息素养，是档案管理信息化建设的必要元素和重点指标，其能否有效达成高水平，在一定程度上直接决定了档案管理信息化建设的效果。因此，要借助培训提升档案管理人员的信息素养。具体来讲，可从两个方面着手：一是对档案管理人员的进行信息技术普及活动，定期采取比赛等形式增进其技能，鼓励其学习积极性，同时，采取一定奖励和考核举措，形成相对完善的激励机制，为培训效果奠定基础。二是邀请专家举办“档案管理信息化建设”讲座，从理念层面和实践层面为档案管理人员提供参照标准，进而打造队伍，为事业单位档案管理信息化建设提供优质人才保障。

二、加快硬件建设，注重软件开发

硬件设施，是事业单位档案管理信息化建设的基本条件，这是事业单位必须完成的建设。性能稳定、受外界影响小的硬件设施，有助于档案管理信息化建设的推进。一方面，要借助资金投入，保障基本硬件设施的建成和达标。另一方面，事业单位要善于与企业开展合作，相互提供技术、科研等支持，不仅可有效增加资金，更可进一步提升信息化建设水平。另外，事业单位档案管理信息化建设需要积极探索新兴技术，如云终端等电子存储设备，并积极在硬件设施中引入，既可提升硬件设施水平建设，又可促进工作开展的高效性。

注重档案管理信息化建设的软件开发。硬件与软件历来相辅相成，与良好的硬件设备一样，实用性较强的软件，可较高程度提升工作效率，推进档案管理信息化建设。软件开发方面，可从两个角度着手。一是软件开发方面。要组建专门科研团队，或与单位外部成熟的软件开发团队合作，开发适合本单位工作特性的软件。二是软件利用问题。要充分参考市场上已经出现的相对成熟的软件模式，有针对性进行改进，在此基础上应用到自身档案管理信息化建设中。这点需要注重合法性问题。

三、制定总体规划，建立实用平台

事业单位必须根据自身实际情况，结合现实需求制定符合自身发展和方向的档案管理信息化建设总体规划，进而为档案管理信息化建设提供方向指导。档案管理信息化建设总体规划，需要做到两个方面。一方面，总体规划至少应包括档案管理信息化建设的基本要素，如建设目的、建设途径、建设保障等等，另一方面，总体规划必须立足本单位现实需求和现实问题，同时要具备一定的灵活性和扩展性，以增强针对性、实用性。

为有效推进档案管理信息化建设，必须建立一个实用性强的信息平台或系统，作为网络手段，有效达成目的，实现档案信息共享。事业单位要充分利用自身力量，或开展与信息公司的合作，保证档案管理信息化平台的制定。除了必备内容和元素外，档案管理信息化平台可设立不同模板，但至少应包括档案信息检索模块，以为信息共享提供入口。另外，还有一点需要注意，档案管理信息化平台要有升级性能，以适应不断变化的档案网络管理需求。

四、完善管理制度，实现数字建设

常言道“无规矩，不成方圆”，制度对任何事物的发展具有重要导向作用。因此，事业单位需要立足本单位具体实际，对档案管理信息化建设制定有效的管理制度。具体来讲，可从三个方面着手。一是档案管理信息化建设标准的制定。具体标准制定过程中，既要尽量增大覆盖面，扩展延伸度，又要开展实地调研，明晰具体需求，从而进一步加强信息化建设标准的科学性和有效性。二是档案管理信息化建设奖惩制度的制定。可通过物质奖励、精神奖励、问责考核等多种举措提升档案管理人员对档案管理信息化建设的工作积极性。三是档案管理信息化建设责任主体的限定，需要明确到人，做好精准限定。

要采取综合举措，实现档案的数字化建设。要对纸质档案进行汇总和处理，将纸质版改变为数字化，迈出事业单位档案管理信息化建设的重要步伐。具体来讲，要从三步开展相关工作：第一，整理现有档案，将其录入信息平台内，同时进行二次复核，确保信息正确性，在此基础上形成数据库；第二，多方论证和讨论，研究决定档案信息的开放方式，以及哪些档案不可开放，并对重要档案信息进行备份；第三，妥善保存纸质档案，并确保信息完整性，以防止信息化平台出现意外时无从查取。

本研究聚焦于“事业单位档案管理信息化建设”这一主题，在梳理主题现状的基础上，从策略角度提出了四点提升事业单位档案管理信息化建设水平的举措，希冀本研究可为相关研究或实践提供有价值的参考或借鉴。同时，必须树立这样一个标准或理念：将事业单位档案管理信息化建设提升到一定战略高度，充分重视档案管理与信息技术的深度融通，以保证相关举措的真切落地。

[1]王丽敏.如何优化事业单位档案管理制度[J].黑龙江史志, 2015（7）.

[2]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015（5）：199-199.