特种设备检验检测机构技术档案管理问题的思考——纸质档案与电子档案并存

陈纯华

广东省特种设备检测研究院汕头检测院

特种设备检验检测机构技术档案管理问题的思考
——纸质档案与电子档案并存

陈纯华

广东省特种设备检测研究院汕头检测院

特种设备是指对人身和财产安全有较大危险性的锅炉、压力容器（含气瓶）、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施、场（厂）内专用机动车辆。随着我国经济飞速发展，作为企业工厂的生产工具、人民群众的生活必需品、垂直交通工具等的特种设备也与日俱增。为保障特种设备使用安全，国家不断完善特种设备安全监管制度，特种设备安全监管已经成为各级政府的一项重要行政管理职能，特别是2013年6月29日，习近平签发了第四号主席令：《中华人民共和国特种设备安全法》（2014年1月1日起实施），标志着我国对特种设备检验检测和安全监管的法制化、科学化提出更高的要求。随着社会经济的快速发展以及城镇化道路不断加快，特种设备监管范围也不断扩大，设备数量剧增、技术难度增加，对特种设备质量安全的要求也越来越高。

作为法定的特种设备检验检测机构（以下简称检验机构）是国家法律赋予其对特种设备进行监督检验、定期检验的机构，并为特种设备安全监督管理部门在日常监察、事故调查等方面工作提供技术支撑。检验机构的检验技术档案即检验检测整个过程中所产生的检验方案、原始记录、检验报告（证书）、鉴定结果、被检设备的合格证随机技术资料等技术文件，是今后定期检验、安全评估、事故调查等的朔源，由此可见检验机构的技术档案管理工作就显得尤为重要。下面就目前检验机构技术档案管理现状、存在问题、解决措施，谈谈本人的几点浅见，供大家探讨。

一、特种设备检验检测机构技术档案的特点

目前，检验机构技术档案种类繁多，根据国家质检总局关于修订《特种设备目录》（2014年第114号）的公告划分为承压类、机电类两大类。承压类又分锅炉、压力容器、压力管道等三大种类；机电类分电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施、场（厂）内专用机动车辆等五大种类。这八大类设备国家法律法规规定其从生产到使用全过程，必须进行监督检验、定期检验，而针对检验机构技术资料的归档内容及其保存期限等要求，各类设备检验规则等规范、规章的规定不尽相同，因此特种设备的检验技术档案具有以下特点：

1、种类繁多。各检验机构对技术档案管理理解也不尽相同，针对不同设备种类、检验性质和检验内容，采取相应的档案管理措施也多种多样。通常是依照《特种设备目录》的分类（每一种类的设备又分若干甚至十几个品种）及设备检验性质的不同进行技术资料分类归档管理，因而档案的分类庞杂繁多。

2、单一性。由于特种设备的特殊性，所以相关技术规范要求其从生产、经营、使用、检验检测各个环节应逐台建立技术档案。作为检验机构基本上是按照产品制造监检、安装监检、改造维修监检以及定期检验等的检验技术资料，采取“一台一档”原则存放。

3、完整性。《中华人民共和国特种设备安全法》对特种设备的生产、经营、使用等实施分类的、全过程的安全监督管理，特种设备监督检验、定期检验、型式试验和无损检测等检验结论，是特种设备安全监督管理的主要技术依据，为下次检验提供技术资料保障，因此每台设备从安装、使用、改造维修、定期检验直至注销报废，其记录都要求完整。

4、准确性。特种设备是与人民群众生活和生命财产安全息息相关，对每台在用设备检验人员要依法从事相关检验检测工作，客观、公正、及时出具检验检测结果、鉴定结论，检验机构要妥善保存检验检测中的各项记录和技术资料，所有原始记录、数据、档案资料必须与设备实物完全一致。

二、检验机构技术资料档案管理的现状、面临的问题

鉴于特种设备的检验技术档案有上述的特点，现行档案存放方式一般是采用纸质、“一台一档”的模式存放，档案的内容根据各种类设备存档的相关要求以及现场检验人员确认必要并经同意存档的技术资料、文件进行存放。随着时间的推移，特种设备数量日益增长，技术档案管理主要面临了以下瓶颈：

1、有限的空间难以存放与日俱增的档案。近几年来，随着国家经济高速发展，需要检验的特种设备数量也不断增加，据不完全统计，单机电类设备每年以10%-20%的速度增长。小到零部件，大到成套设备，而属于产品监督检验、安装监督检验、修理改造监督检验的档案，均要求永久保存，加上每年度设备定期检验数量的增加，使得档案库房存放压力难以承受，相形见绌。

2、档案管理方法落后、效率低。目前，技术档案的收集、整理编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式进行，随着检验检测技术资料数量激增，数万台设备的检验资料需“对号入座”，一份一份地存放，不仅工作费力耗时、且因技术资料未及时归档出现积压而影响当年档案的查询利用，往往检验人员为查询一个数据或信息而花费大量的时间。

3、档案管理制度落实不到位。在档案管理上虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，落实不到位。如个别档案管理人员责任心不强，时有存在档案资料整理不及时，随意存放的现象；借出的档案没有严格履行借阅手续，有借无还现象偶有发生，时间一长档案资料就不知去向；甚至有的单位还出现个别人在档案资料上私自涂改文字或数据，这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

4、领导重视不到位。一些单位领导虽有强调档案管理的重要性，但往往流于口头形式，特别是在办公场地出现矛盾时，往往无暇顾及档案库房的建设，使档案管理工作成为说起来重要，做起来次要，忙起来不要，被动应付的事情。

三、档案管理工作的发展趋势

随着网络技术的发展，档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容、方法还是途径等都发生了深刻变化。纸质档案是直接提供利用，档案利用者须亲自到档案室查阅、检索，需要通过人工去查找、翻阅，工作量大，反复查阅还会加速档案受损程度，不利于档案原件的保护。因而电子档案的应运而生是时代发展、社会科技发展的必然产物，电子档案管理具有：1、电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但贮存量大。2、电子档案管理可以多样化进行管理。它不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。3、电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限等，能够多途径、多角度、迅速准确地查找到所需的档案或相关信息，而且能够快速地给利用者提供与原件一样质量的复制件，快捷、方便，更重要的是有利于保护纸质档案的原件。正因为电子档案管理手段展现出了管理的智能化、现代化、信息化以及电子化，使得一个微型计算机系统即可具备一个小型档案室的功能，利用电脑的搜索功能，利用电子网络的传输功能使全文检索和异地查阅成为现实，在当今办公自动化程度越来越高的背景下，电子档案的存在是必然的趋势。

四、解决检验机构技术档案管理存在问题的措施

解决目前检验机构技术档案管理因纸质档案数量激增、库房空间不足、查阅耗时费力、原件易损等的尴尬局面，推行纸质档案和电子档案并存势在必行。

所谓纸质档案与电子档案并存，就是指在同一个档案室内，归档的同一种档案信息内容，既保存纸质档案，又保存电子档案。

1、纸质档案管理与电子档案管理并存的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，有着长久以来科学严谨的管理体系，它的保存反映历史真实情况的可靠记录，也是档案管理工作中的基本模式，但它受到空间及时空的制约，满足不了当今特种设备安全监管信息化的要求。而电子档案管理模式虽具有前面所讲在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性等特点，但是无法取代纸质档案原始性、可靠性、安全性，二者载体不具有继承性和相互否定性，因此只要发挥二者各自的优势，相辅相成，才能相得益彰，档案管理工作才能更好地为安全监督管理部门及检验检测工作提供准确、快捷的技术信息。

2、纸质档案管理和电子档案管理的并存

纸质档案管理与电子档案管理的并存主要就是在档案管理工作当中实现二者的“融合”，就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法，通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工作中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合措施如下：

⑴首先单位领导要切实重视技术档案管理的工作，坚持创新意识，开发技术档案管理信息系统，确保特种设备检验检测技术档案的完整、准确、系统、安全和有效。

⑵依据国家相关的法律法规，制定检验检测技术档案分类大纲，明确各类特种设备检验技术档案的归档方法，纸质档案和电子档案并存各自的归档内容。针对已保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。对原始记录、检验结果、鉴定结论等唯一性的技术资料采取纸质、电子档案同时保存，其余的通过信息化处理以电子档案形式保存，如此可大大减少纸质档案的存储空间。

⑶建立健全纸质档案与电子档案并存融合管理制度及技术档案归档流程，明确检验检测技术档案利用办法。档案管理人员要严格按照制度进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候尽量利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。

随着特种设备数量的不断增加、检验检测技术的不断发展、为安全监督管理部门提供技术支撑和新时代发展的需要，对特种设备检验检测技术档案管理工作的要求将更高，检验机构要进一步强化责任意识和管理意识，进一步认真细致地做好技术档案管理工作，承前启后，稳步推进，纸质档案与电子档案并存融合，使特种设备检验检测技术档案管理工作迈上新的台阶。

[1]《中华人民共和国特种设备安全法》

[2]国家质检总局《特种设备目录》（2014年第114号）的公告

[3]缪幼容.《完善特种设备检验检测技术档案管理对策探讨》