条码技术在档案管理中的应用

杨洪鹏

山东招远市老干部活动中心

条码技术在档案管理中的应用

杨洪鹏

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当今时代是信息技术飞速发展的时代，而信息技术的飞速发展也在很大程度上改变着我们的生活理念、工作和学习的方式，对于档案管理工作亦是如此。而信息是世界经济网络中流动的血液，从某个意义上来讲，信息决定着档案管理工作的有效性。而当今时代，档案管理工作已经有了新的内容，不在是简单的存储、备份，而是需要更加有效的提取和利用档案信息，而本文主要研究的内容时档案管理中涉及到的条码技术，分析了条码技术的起源、种类，并就条码技术在档案管理中的应用进行了较为细致的分析，阐述了在应用过程中需要注意的问题。

条码技术；档案管理；实际应用；注意问题

一、条码技术的起源

条码技术起源于20世纪中叶，是一种集合光、机、电和计算机为一体的高新技术，是一种将数据进行自动采集并输入计算机的重要方法和手段。现如今，条码技术已经实现了30多年的发展，可以说，自从条码技术出现，在全国范围内得到了迅猛的发展和广泛的应用，有效的解决了数据采集中遇到的“瓶颈”问题，实现了信息的快速、准确的获取与传输，这也是信息管理系统实现自动化的基础，也在很大程度上推动了相关行业的发展和进步，包括商业贸易、物流、电子商务等各个领域，同样也是建设大市场、搞活大流通，促进社会事业发展和国民经济发展的重要力量之一，也是行业竞争的重要工具和手段之一。

二、条码技术的种类

由上述简单的分析可知，条码技术起源于上个世纪中叶，现如今已经得到了广泛的应用和发展，而随着信息技术的发展和日新月异，条码也有了新的种类，并一直处于不断完善和优化升级的趋势。到目前为止，条码主要包括一维条码、二维条码、三维条码三个类型。一维条码就是我们常说的条码，包括Code39码（标准39码）、Code25码（标准25码）20多种，是一种集中集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一身的新型技术。而二维条码也就是我们常说的二维条码，主要是利用特定的几何图案按照一定的规律在平面上分布的黑白图形。相比一维条码，其蕴含的内容更为丰富，在商品防伪、广告推送、商品交易等各个方面都得到了广泛的应用。而三维条码主要是在二维条码的基础上诞生的一种条码技术，相比二维条码，主要增加了色彩灰度和灰度，而这两个要素的增加在很大程度上提高了条码的存储容量，有些三维条码甚至可以承载下一首MP3或是一段小视频的内容。相信，随着条码技术的不断发展，其可以承载的内容将更为丰富，容量也会大幅度的增加。

三、条码技术在档案管理中的应用

条码技术在档案管理中的应用主要体现在以下几个方面：

第一，条码技术能够有效的控制档案实体的位移。在条码技术诞生之前，我们对于档案在借阅过程中发生的位移情况主要是依靠手工登记的方式来实现的，随着档案的增加，相关工作人员的工作量和工作难度可想而知。而条码技术的有效应用，就有效的解决了这一问题，也就是说在每本档案按卷上都贴上一定的条码，作为该案卷的档案号。当档案离开实体的库房时，就可以通过条码查询档案所在地，在档案供给利用者和返还档案时都可以通过当案卷的条码来查询，也就是说可以通过条码时时的跟踪档案的去向，这样一来，当归还时，通过查询也可以方便的将其放回原处。

第二，条码技术能够更好的管理档案用户。也就是说，将档案利用者的相关信息记录到条码数据中，管理者就能够很方便的查询到档案利用者的信息，这样一来，就在很大程度上提高了档案的安全性，防止了不必要危害和风险的发生。

第三，条码技术有助于档案著录信息实现自动录入。众所周知，现如今，条码技术已经拥有了一维码、二维码、三维码三种类型，一维码能够记载档案号等少量的字符信息，二三维码能够在记录一维码所能够记录的信息之外，还能够记录档案著录及摘要信息等内容，这样一来，将条码技术有效的落实其中，就能够使得档案在文件归档、档案进馆等工作变得更为方便、快捷、科学，并能够确保案卷在所有数据库中的记录实现一致性。

四、条码技术在档案管理中应用时需要注意的问题

由上述分析可知，条码技术在档案管理中的应用是一项十分专业和复杂的工作，而如何确保其实现价值最大化，就需要我们在实际应用中注意以下几个基本的问题，具体内容如下所述：

第一，要不断的提高档案管理人员的工作热情和工作积极性。也就是说可以通过不断的培训，提高准入门槛，制定相关的制度规范等方法来丰富档案管理人员的知识储备量和专业技能，让相关工作人员能够顺利的应对现代社会给其带来的各种压力和挑战。

第二，要优化自己的硬件设备，在信息技术不断更新进步的今天，为确保条码技术能够有效的应用到档案管理工作中去，并确保其取得良好的应用效果，推动档案管理事业的发展，就需要我们能够随着时代的发展不但的更新既有的设备和技术，不断的提高其实用性和适用性。

五、结束语

总的来说，现如今，档案管理技术在档案管理中已经得到了广泛的应用，并实现了新的发展，尤其是在档案名称标识、档案分类等各个方面的价值都越来越突出，加上其容易识别、存储能力强、制作简单等优点更是使其更广泛的融入到了档案管理中的实际工作中去。相应的，如何合理的应用条码及时，提高档案管理的现代化水平也成为了需要我们行业工作人员不断努力的方向和目标，而随着信息技术的日新月异，条码的容量会继续攀升，其重要性也将日渐突出，而作为行业工作人员我们必须加倍的努力，更细细致的研究和分析，以确保条码技术实现价值最大户，帮助档案管理工作实现新的发展。

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[2]王文武.试论二维条码技术在档案管理中的应用[J].黑龙江史志,2014,22：83.

[3]李丹.试论二维条码技术在档案管理中的应用[J].赤子（上中旬）,2015,15：221.

[4]孟淑华.条码技术在档案管理中的应用及展望[J].办公自动化,2008,14：49-50.