浅谈民营中小企业的存货管理

麦凤琼

摘 要：改革开放30年来，民营经济克服了基础薄弱和先天不足等劣势，已逐渐发展为国民经济的重要组成部分，在我国进入新常态时期，民营经济的成长也将成为国民经济中最活跃的经济增长点。然而占据民营经济体量最大的民营中小企业，由于资金薄弱、管理水平落后而严重制约着其自身发展。本文在分析民营中小企业存货管理重要性的基础上，深入探讨了目前民营中小企业存货管理的现状和存在的问题，并针对性地提出了加强民营中小企业存货管理的对策措施，以期为民营中小企业的管理水平提供理论借鉴。

关键词：存货管理 民营中小企业 民营企业

中图分类号：F276.3 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）02（a）-091-02

1 引言

存货是营运资金的重要组成部分，也是民营中小企业竞争力的源泉。存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料等。存货是企业流动资产的重要组成部分，然而存货的流动性差，盈利能力较高，使得存货的管理直接影响着营运资金的利用效率。民营中小企业资金紧缺，如何盘活存货，等同于如何盘活紧缺的营运资金。同时，存货的存储水平是否得以优化，存货的成本是否得以控制在合理的水平，将直接影响着民营中小企业的营业利润，进而决定民营中小企业应对外部市场的竞争力。

存货管理直接影响着民营中小企业内部控制的整体水平。民营中小企业由于处于企业发展周期的初级阶段，其资金规模较小，决定了民营中小企业必须采用更简化、更扁平的组织架构，以使得其自身能更灵敏、更迅速地接收市场的需求，快速反应以抢占先机，从而获取比大型企业更快的反应速度，抢占市场份额。然而，这种简化的组织架构也导致了民营中小企业自身内部控制薄弱，管理水平滞后。随着民营中小企业的规模进一步扩大，要想顺利进入企业发展的下一阶段，必须重视内部控制的建设，建立完善而规范的管理机制，以提升整体的竞争力。其中，存货管理由于与供应链中各个环节息息相关，从企业的采购、计划，生产调度、销售到物流配送，存货管理都贯穿其中。因此，存货管理水平的高低将直接影响着民营中小企业整体内部控制的管理水平。

2 当前民营中小企业存货管理的现状和存在的问题

民营中小企业在发展初期，往往更着眼于某个细分市场的客户，为了增强其自身的灵活性，民营中小企业的存货管理一般采用以销定产或按销购货的单一模式，从而获取比大型企业更快的反应速度以抢占细分的市场份额。然而，随着民营中小企业的进一步发展，随着销量的进一步扩大，这种粗放型的存货管理模式就会引发一系列的问题，具体如下。

2.1 存货缺乏可靠计量，存货记录失真

民营中小企业为了降低营运成本，对存货的记录往往采用手工的方式，即便采用ERP系统，由于一人兼任数职，往往无法及时对存货的收发进行及时准确的记录，导致存货的账上数据有滞后性，直接影响了管理层对存货存储数量、存储状态的判断。同时，民营中小企业对存货的计价往往有随意性，生产成本及费用的归集、结转往往受人为的因素影响而随意变更，将直接影响存货及成本在财务报表中的真实列报，进而导致报表使用人无法真正了解企业所拥有或控制的资产总额及构成情况，无法真正了解企业所发生的成本费用及亏损情况，影响管理决策的准确性。

2.2 存货分析流于表面

民营中小企业由于资金紧缺，一人身兼数职，管理人员同样需要大量分担操作层面的事务性工作，使得民营中小企业的管理层没有更多的精力与时间从事更高层次的分析性工作。另外，由于缺乏有效的分析工具，民营中小企业对存货的存储数量、存储状态、存货的成本控制流于表面，未能真正有效地进行深入的分析与全局的把控。同时，民营中小企业对存货管理的认识往往停留在仓储层面，对存货的管理责任也仅仅落实到仓储人员的头上，供应链上下游对存货的管理意识薄弱，会使得民營中小企业对存货的分析仅仅停留在最原始的收发存核算上，从而失去对存货分析与把控的全局高度，进而影响无法对存货管理制定具有战略性及前瞻性的决策，使得存货管理流于形式。

2.3 存货的内部控制薄弱

民营中小企业为了降低营运成本，所招聘的人员素质参差不齐，同时缺乏资金对在岗人员进行持续的管理培训，加大了完善存货内部控制的难度。在职能分工上，民营中小企业的部门设置一般不完整，具有利益冲突的不同岗位由一人兼任，如供应商的选择与采购下单、存货的出入库均由一人完成。在岗位的设置上分工不明晰，责任不明确，奖罚不明，使得一线直接操作存货的相关人员对存货的管理意识薄弱，容易造成大量的浪费或损耗，影响存货的准确计量和有效利用，甚至提高了舞弊的风险，影响存货资产及资金的安全性。另外，民营中小企业对存货的质量监管不严，由于人员素质不高，责任不到位，对存货入库的质量检查仅仅局限于数量上的抽查，对存货质量缺乏严格的把控，一旦产品出问题将严重阻碍企业的正常生产与运营，甚至导致成品的质量问题，影响企业信誉。

3 加强民营中小企业存货管理的对策

3.1 优化ERP系统流程，准确记录存货

民营中小企业不应仅仅着眼于短期的成本节约而继续采用手工记录的方式，相反，从长远利益出发，为了能准确而及时地记录每一项存货交易，民营中小企业应对自身的运作模式进行深入而系统的分析，选择合适的ERP系统，根据实物流程制定与之相匹配的系统操作流程，充分利用ERP系统的支持以减少供应链上每道环节上人工的操作，从而减少由于手工记录、人为操作所发生的失误。这不仅仅能提高存货记录的准确性与时效性，而且能有力推动存货在供应链上的流转速度，提高企业的运作效益。

需要注意的是，在实际操作中，民营中小企业在对ERP系统进行开发时，应能站在全局的高度，根据自身经营模式的特点选择合适的ERP工作流。以涂料企业为例，对于以零售渠道为主的经营模式，与以工程渠道为主的经营模式，在设计ERP工作流的考虑重点上有着巨大的差别：前者对产品实行批量标准化生产，后者则是根据不同客户不同的工程项目需求对产品实行按订单、度身订造型的生产，这就要求在对ERP工作流程上的选择与开发各有不同的侧重点。只有依据自身的经营模式配以合适的信息流，才能使ERP系统真正发挥其优势，从而帮助存货在供应链上每一环节得以准确而及时的记录。

另外，尽管民营中小企业受制于资源的局限而无法在供应链的每个环节上配备足够的人手，然而，通过对实物流、系统流上每个节点的操作步骤、单据传递、审批手续、系统录入予以规范，对存货的计价、生产成本及费用的归集与结转予以标准化运作，对于内控设计上的薄弱点予以认真分析，结合绩效考核或增加交叉审批等方式对内控上由于人员职责重叠而出现的漏洞予以弥补，将能大大减少人为记录的随意性，从而规范存货的记录，提高存货分析所依赖的基础数据的准确性，为管理层的决策提供及时而可靠的基础。

3.2 深入分析，将存货管理融入供应链的每一个环节

民营中小企业尽管受制于资金短缺而无法像大型企业那样对存货的管理面面俱到，然而，民营中小企业可以通过对自身存货的种类、性质、供应链每一环节的特点进行全局而系统的分析，提炼出供应链各个环节上对存货管理的关键节点，进而通过对这些关键节点进行有的放矢的布局，将存货管理的理念真正落实到整条供应链上，真正融入到每位员工的实际操作当中。

同样，以中小涂料企业为例，在采购的环节上，应对原材料供应商的区域布局作全盘分析，根据原材料的重要性、使用频率、稀缺程度，对相应供应商的配备数量、供应商的生产规模、生产周期及运输时间进行系统化的整理，从而帮助民营中小企业把控供应链的前端，加快原材料的周转，增加对原材料市场价格的敏锐性，适时进行批量采购以降低存货成本，同时，通过对供应商的系统化分析，可以提高民营中小企业对原材料质量的把控，进而减少存货的质量问题。

在生产的环节上，对于不同的生产批次，比如，同时下达苯丙与纯丙的涂料订单，或者同时下达白色与调色的涂料订单，如何运用不同产品的属性进行有效排产，可以提高材料的利用效率，减少不同批次之间机器设备清洗的时间，从而减少生产损耗，提高生产效率。在生产的各个环节，严格制定生产工序，明晰每道工序的统计数据，定责到人，奖罚分明，从而大大提高生产成本计量的准确性，同时减少存货的浪费。

在仓储环节上，由于民营中小企业仓储的硬件水平落后，比如存储的空间小，无法使用条形码设备进行存货出入库的把控等，这就要求民营中小企业对自身仓储的存货需要有更系统的分析，并在此基础上，运用先进的存货管理理念，比如ABC管理法，从而在保证生产供给的前提下加快存货的周转。以中小涂料企业为例，区别管理通用基料与调色尾料的存储，可大大减少呆滞尾料的发生；通过规范的出入库操作以及上架操作可以践行系统的先进先出原则，从而降低存货的整体库龄。

碍于篇幅无法在此对各个环节展开细节的讨论，然而，核心的思想在于将存货管理的思想融入企业各个环节的岗位设置、职责运作当中，才能真正提升民营中小企业整体的存货管理水平，从而提升自身的竞争力。

3.3 系统审视内控的每一环节，识别缺陷，对症下药

在实施的层面上，需要民营中小企业持之以恒地对供应链各个环节进行监控与反馈。民营中小企业由于受制于有限的资源，在存货内部控制的设计上无法做到面面俱到，这就需要民营中小企业建立和健全对存货管理的监督机制，定期回顾，审视存货内部控制链条上各个环节在设计与执行上所发现的问题与缺陷，并及时对症下药。比如，民营中小企业习惯于一人身兼数职，尽管无法像大企业那样做到分工明晰，每个岗位都配备相应的人员，但可以通过完善每个岗位的职责分工，同时加入交叉监督的机制，每道环节定责到人，监督人负连带责任等机制，促使内部控制上的缺陷得以用另一种内部控制的方式予以弥补。比如，原材料仓库的管理员同时又是生产工人，可能会导致该生产工人领料时贪图方便而未经登記直接领料出库。从内控的设计上增加另一名工人的监督功能，以及将原材料仓库的库存差异与该名仓管员的绩效直接挂钩，将能减少内控环节出错的机率，从而提高存货计量的准确性。

没有任何的内部控制机制是完美的，然而，通过建立有效的定期考核、反馈和监督机制，则能帮助民营中小企业在有限的资源条件下，对存货管理及时查漏补缺，逐步优化存货的管理体制，进而完善整体内控制度，促进民营中小企业成功转型，为下一步发展奠定坚实的基础。

参考文献

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