大数据时代下的档案管理方式变革分析

李胜男

（嫩江县疾病预防控制中心）

摘 要：档案管理能够为人们的智力成果起到很好的保护作用，在信息化的时代的今天，档案管理离不开数据的收集、整理、编辑和检索等环节，新时期经济的快速发展给档案管理带来了机遇挑战。大数据时代下的档案管理对社会的人才管理有着很深的意义，但在实际的操作中还有很多的不足需要进行完善，使档案管理能够更好地为社会服务，深入挖掘潜力，让大事故居时代下的档案管理-为社会做出更多的贡献。

关键词：大数据时代；档案管理；变革

科学技术的进步给人们的的生活带来了便利，同时这种科技上的变革也给社会的进一步发展带来了新的机遇与挑战，特别是计算机行业的兴起和网络技术发展加速了信息化时代的到来，使数据信息急速膨胀，现代社会的发展离不开电子产品，电子产品是存储资料的最佳设备，使数据时代有了爆炸式增长。档案管理要紧跟时代步伐，与数据相结合，这样方便快捷省时省力的方式需要推崇并要不断完善，尤其是现在档案管理工作正在急速增多。那么管理方式的变革迫在眉睫。

1 大数据时代的到来对档案管理有何要求

现在的档案管理尽管已经步入了信息化，但是还是无法跟上时代的步伐，大数据的到来给档案管理工作带来的了新的发展机遇，现在很多商家都在挂板住着这一新兴的科技，因此现在档案管理工作尽管很落后但也在不斷变革。

1.1 改变档案管理的观念

现在我国的档案管理还比较传统，而大数据时代下的档案管理有两个特点，一个是把档案信息的范围扩大了，不只是单纯的个人档案，有一些需要保存的文件、资料和数据等都算到了档案中，也就是说把这些文件都数据化与网络信息相联系，形成电子档案的模式，这样档案的整体范围就扩大了，另一种是服务的观念在改变，要以人为本，牢牢地把握好大众的服务需求，让前来办理档案的人们满意舒心是现在档案管理服务的宗旨。

1.2 提高档案管理的技术水平

大数据的档案管理是以技术为依托的，只有技术得以提高，档案管理才能跟得上时代的发展步伐。传统的档案管理是以纸质档案的存储为主，档案管理人员不需要懂任何的网络技术，但大数据下的管理就不同了，这样的档案管理是在云计算的基础上进行的，将数据技术与信息相结合，建立完整的数据系统。大数据的管理对技术手段有以下几种要求：

1.2.1 数据的存储量

现代社会是信息化社会对数据的存储容量有着一定的要求，因为存储的容量是有限的，信息的数量却是无限的，这样就给存储技术带来了极大的挑战。同时，现在的数据形式是多种多样的，有很多的形式还在等待着人们的挖掘，数据结构的多样性带来了便利的同时，也给存储技术带来了新的挑战，它加大了存储的难度，给存储材质的选择分类带了极大的难题。

1.2.2 存储的数据要确保安全

科技的进步给人们带来了便利的同时也带来了很多的难题，加大了存储的容量，却也增加了信息资源的丢失率，经常有信息泄露的情况发生，让人们产生了极大的困扰。还有就是计算机也不是万能的，它也会死机，出现一系列的故障，这时，计算机中存储的数据就可能存在着丢失的风险，这样的情况在生活中是经常能够见到的。设备上有些丢失的资源还能进行弥补，可以进行备份，而资料在存储的过程中需要整理与查阅，这一过程也极有可能发生泄露，即使再小心也是不能避免的，这些细节都可能被人利用。

1.2.3 数据的查阅

数据资源的查阅需要在计算机上进行，要求计算机的检索功能集全，本身的配置要好，信息的处理能力要强，还有及时的更新，是查阅的人能及时的获得他们想要的信息，现在的电脑反应能力还达不到这个要求，存在等待时间过长的问题，效率低下，搜索引擎的完善是必然的。

2 大数据时代下档案管理方式的变革建议

2.1 要有明确的目标和标准

档案管理在运用大数据时必须要弄清楚到底想从大数据中得到什么，否则就要花费大量的时间来分析数据。档案资源太丰富，如果没有明确的目标，就算没有走入迷途至少也会觉得非常迷茫。因此，首先要定义使用大数据的目标和标准，之后再使用能够解决特定问题的大数据工具。

2.2 规范档案的管理制度

每一个国家的建设都离不开制度的约束，有科学合理的制度才能使这个社会稳健运行，同样的档案管理也离不开制度的约束，因此变革的第一要务就是要建立适合大数据时代下档案管理的制度，规范管理中的操作行为，让工作中的每个环节都能有条不紊的进行，从数据的采集、整理、上传到计算机中每个环节都要严格的按制度进行，做到有章可循有法可依，让社会的档案管理更加的科学化合理化。

2.3 档案管理要多方联合发展

在大数据时代下，信息资源复杂，分类困难，档案之间的流通存在困难，环节过多无法快速地进行资源-的传输，中间的环过于繁琐，还可能使资源缺失，因此要采用计算机把档案进行整合，这样档案信息在电脑上就可以完整的进行，只要进行搜索就可以得到我们想要的信息，形成一个完整的信息库，这样可以减少流程，节约了时间成本，让各个机构的配合更加的默契，形成一种习惯，这样就可以达到资源共享，促进我国档案事业的整体发展。

2.4 提高档案管理人员的技术水平和服务意识

文中提到大数据时代对科技有很高的要求，因为档案的管理已经智能化信息化，因此管理人员及开发人员的技术水平都要有所提升，不断的学习，相关部门要时常组织进修，提升工作人员的整体素质，只有不断学习，掌握现代先进的信息技术和数据分析技术提升专业素养，在为客户服务时才能更好的为客户解答疑问，让客户因为我们的服务心情愉悦，达到客户满意是我们的追求，有了这样的信念，才能更好的满足客户需求，为档案事业的发展贡献自己的一份力量。

3 结论

大数据时代的来临，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，档案行业需要努力抓住这个机遇，同时也要严肃对待挑战，随着大数据技术的发展和完善，大数据必有广阔的应用前景，档案管理在大数据时代将获得巨大的突破，档案信息资源中蕴藏着的巨大知识宝藏将会真正得以开发和利用。并且随着信息技术与互联网技术的不断发展，社会组织的海量信息衍生了巨量的数据，大数据时代的到来，给档案管理工作中档案资源的收集、存储、挖掘、编辑、检索等环节带来了巨大的发展机遇和挑战。在此背景下，加深对大数据的认识和分析，加强对大数据技术的应用，是提升当下乃至未来档案管理的重要应对策略。

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