探究信息时代高职院校档案管理新途径

莫卫霞

[摘 要] 在信息时代的大环境下，各行各业都在广泛地应用信息技术。高职院校在开展档案管理工作中，也尝试将信息技术应用在实际工作中，有效打破了传统的管理形式。档案管理工作对高职院校的发展具有重要作用，不仅能体现学生个人的发展，更能表现学校的实际发展以及教师教学方法的进步。高职院校中的档案管理工作具有重要意义，因此，将在信息时代下探讨高职院校档案管理的新途径，以有效发挥档案管理工作的最大价值与作用。

[关 键 词] 信息时代；高职院校；档案管理

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）25-0106-02

档案管理对高职院校的发展具有重要作用，包括对人才培养质量、课堂教学效率、学校管理效果等。在信息时代下，传统的档案管理方法不能适应时代的发展，并且档案管理工作对社会的发展也具有积极的作用，清楚学生的发展状况，社会各行各业在选择人才中也会有一定的根据。所以，高职院校一定要不断创新档案管理工作途径。

一、信息时代对高职院校档案管理工作的作用

（一）满足高职院校的实际发展需求

高职院校主要的教育目的是为社会培养具有专业技能的人才，随着我国社会经济的快速发展，对技能型人才的需求越来越大，我国对职业教育的投资力度不断增大，高职教育也得到不断的发展进步，同时，教育规模不断增大，院校与企业的合作也逐渐增加，因此，对高职院校档案信息管理工作的要求也越来越高。

在这一环境下，我国高职院校中传统的档案管理工作已经不能满足当代社会发展的要求，这就需要对传统的档案管理工作进行有效的改进。将信息技术应用在档案管理工作中，提升档案信息化管理的水平，实现档案信息的作用最大化，使其能为高职院校的发展提供有效的信息保证。

（二）满足高职院校档案利用的需求

高职院校在进行档案管理中，采用的是传统的管理方法，注重对档案信息的收集与保存，从而忽略了档案信息的开发与利用，很多院校在档案信息保存中都采用纸质的方法。档案信息只要归档，便很少有人使用。纸质的档案资料信息并不利于查找，在很大程度上浪费了人们的时间与精力，并且纸质档案信息不能资源共享，无法发挥档案信息的价值。尤其是人事档案信息与岗位调整、教师考核、职称评审、人事任免以及工资待遇等有密不可分的联系，有较高的使用频率。如果使用传统的纸质档案信息，会在很大程度上增加档案管理工作人员的负担。

信息技术在高职院校档案管理中的运用，最大化地发挥了档案资料的作用，档案信息的使用率会被大大提高，应用信息技术也能使档案资料得到有效的拓展。当下，很多高职院校已经建立了学校内部档案资料信息库，使用者能在网络平台上进行检索，使其能在短时间内获取相关的档案资料信息，避免浪费大量时间。

（三）有利于高职档案信息的完整性

档案资料信息是高职院校发展的重要资源，无论是学生档案还是人事档案、科研档案资料信息，对高职院校的学生管理以及教师的人事调动甚至科研事业的发展都有重要的影响。在传统的档案信息管理过程中，相关的信息资源是以纸质形式保存，传统的保存方法不仅占地空间较大，随着时间的增加，会导致信息资料出现磨损、丢失等现象。利用信息技术，可以将相关的档案信息通过电子文件的方式进行保存，使其能在很大程度上提升档案管理工作的效率，同时也保证了档案信息的完整性。

此外，高职院校的学生来源较为复杂，这就会使档案管理人员在进行资料分类中，要有效地将其进行整理、归纳，会非常复杂。利用信息技术便能快速进行管理，将档案信息转变为信息数据进行有效的管理，这便在很大程度上提高了工作人员的效率。

二、高职院校档案管理存在的问题

现阶段，我国高职院校在开展档案管理工作中，积极尝试应用高校的档案管理方法，使其能不断向规范化、现代化的档案管理模式发展，保证让学校更好地发展。但是，在实际档案管理工作开展中依然存在很多问题。下面将进一步进行分析，我国高职院校中存在的问题。

（一）缺少完善的设备

随着我国社会经济的不断发展，信息技术被广泛地应用在各个领域。当下，有很多高职院校中的档案管理部门也在应用电脑等办公设备，但仅仅是录入档案目标，并没有有效利用档案。甚至一些高职院校并没有为档案管理部门购置相关的设备，一般会使用其他部门用过的设备办公，由于电脑配置问题，导致无法安装较新的管理软件。同时有些高职院校依然在通过人工进行档案管理工作，包括对信息的整理、归纳、记录等，繁重的工作很容易让工作人员出现错误，无法有效提高工作效率，并且经常在检查时进行匆忙整理，这样便更加增大了失误，导致档案管理工作失去了全面性与真实性。

（二）缺少专业的管理人员

我国很多高職院校在开展档案管理工作中缺少专业的管理人员，不具备较高的管理水平。一方面，管理人员不具备较高的学历。另一方面，缺少专业的教育。甚至有些院校为了能让博士、教授等人才留在学校，会将他们的子女、配偶等直系亲属分配在档案管理部门，作为留住人才的条件。这样的管理人员并不能意识到档案管理工作的重要性，并且档案管理人员一般很少与校内其他部门进行交流，不能有效地获取相关的信息。另外，档案管理人员不具备电脑操作水平，不能有效开展档案管理工作，从而降低了高职院校的档案管理工作效率。

（三）缺少完善的档案管理制度

由于高职院校自身发展的特点，出现了落后的管理手段，并且多样化的管理人员导致档案管理工作的质量不同，没有统一、规范的制度。例如，在将档案资料信息进行归档过程中，缺少标准的材料格式、没有统一的纸张、不能高效地将档案进行整理。

（四）不具备良好的服务观念

高职院校中的档案管理部门相比较于其他部门而言，是较为封闭、独立的部门，缺少与其他部门之间的交流沟通，导致形成较为陈旧、传统的观念，不能随着时代的发展进行不断的创新。在信息时代下，传统的档案管理观念并不能适应社会的发展，缺少在竞争激烈的市场中的应变力，无法更好地满足使用者的需要。

三、信息时代高职院校档案管理新途径

高职院校想要更好地发展，就要做好档案管理工作。在实际开展档案管理过程中，要彻底转变陈旧的观念，具有现代化的管理思想，当下信息技术被广泛应用，如果高校管理工作不能随着时代的发展进行创新，终究会被社会淘汰。只有将信息技术充分利用在档案管理工作中，才能保证高职院校在竞争激烈的市场中长久、稳定地发展。

（一）加强完善办公设备

信息技术运用在高职档案管理工作中，最重要的便是加强网络基础建设。高职院校在以往的档案管理工作中，纸质的档案管理并不需要管理技术与设备作为支持。但是在信息时代下，档案管理工作虽然不需要大量的人力，但是要具备完善的网络信息平台，将软件设备与硬件设备进行有效的结合，包括扫描仪、电脑等各种软件，方便档案信息的保存与利用。高职院校中稳定、安全的网络能使档案管理工作有效地开展，院校的相关管理人员要加大资金的投入力度，使其建设档案信息化能最大限度发挥档案管理的价值。另外，高职院校也可以建设校园网站，使信息资源能共享，节省了大量的时间。

（二）提高管理人员的专业能力与素质

档案管理人员的能力与素质对高职院校开展档案信息化管理具有重要的作用，由于当下很多高职院校中的相关档案管理人员不具备专业的管理档案能力，基本上都是由其他部门承担这一职责，导致管理人员并不清楚档案管理工作的基本尝试，更加不会开发利用档案。相关的档案管理人员不仅要具备较高的专业能力，还要具备较高的职业素养以及良好的工作态度及作风。只有保证档案管理人员的专业性，才能有效推进档案信息化建设。因此，高职院校要加大对档案管理人员的培训力度，使他们掌握一定的计算机技能，培养他们形成一定的信息化意识，使其能在一定程度上提高档案管理能力，提高其工作效率。

（三）制定完善的档案管理制度

高职院校在开展信息化档案管理工作中，制定完善的档案管理制度是基本内容。具备完善的管理制度，能约束档案管理人员的行为，并且在很大程度上提高其档案管理工作质量与效率。首先，高职院校要根据学校自身的发展以及社会的发展形势制定相应的档案管理制度，并在实际发展中不断进行改善，将责任落实到档案管理部门中的每个人身上，使档案管理工作顺利开展。其次，制订好相应的档案管理制度，学校的管理人员要严格执行相应的规章制度，保证最大限度发挥档案管理的作用。最后，如果相关的管理人员不能有效地完成工作，或是在工作中出现问题，要按照规章制度进行惩罚，将档案信息管理制度发挥出应有的价值。

（四）具备良好的服务观念

高职院校在开展信息化档案管理工作中，要充分利用档案信息资源，其对高职院校的人事管理、教学等方面都有积极的促进作用。要想保证使用者方便、快捷地使用档案资料，学校可以创建档案信息网站，并加强对档案信息的开发与利用，然后进行各种基础服务。将纸质的档案资源转为电子档案，放入校内网站中，以便使用者更好地使用。另外，也可以创建办公自动化系统，加大档案信息管理力度，保证信息资源的共享。

综上所述，将信息技术运用在高职院校档案管理工作中，無论对学校的发展，还是对社会的发展都有重要的作用。从加强完善办公设备、提高管理人员的专业能力与素质、制定完善的档案管理制度、具备良好的服务观念四个方面进行了分析，使其能有效改善档案管理工作中存在的问题，使高校长久、稳定地发展。

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