档案利用工作的深层探析

邹良玉

摘 要：如何做好档案的保密利用一直是档案工作的重点。档案的开发利用实践性很强，而且是新时期档案部门可持续发展的基础。工作中应当因势利导，制订整体的发展策略，以适应新时代的要求。档案的开发利用工作做好了，必然会带动整个档案工作的全面发展。

关键词：档案；保密；利用

引言：

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密与利用，这项工作做如何，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案是一种重要的社会信息资源，对于它，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。利用档案是人类社会发展的客观需要，它的作用是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家秘密是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到合理利用。

1.档案开放的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

首先做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。其次，做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，等级划分是根据《保密法》规定，分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

2.档案利用的监督工作

档案的开放利用是一个严肃和谨慎的问题，需要健全的监督体制。所以在档案利用过程当中，有效、良好的监督工作，是档案在利用过程中能够 顺利、安全、完整的有力保障。监督工作是做好档案利用过程中保密的一项重要措施，它能有效发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

2.1建立良好制度

档案制度可以有效制约档案利用中的不利行为，保证开放工作的有效顺利。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等，根据实际情况，规定不同的审批手续，使提供利用者有章可循。制度中不但要对档案的秘密级别进行划分，还要根据利用的人员和部门进行划分。做到不符合利用规定机关和人员坚决不可以接触档案文件，不可以跨级别利用档案文件。在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损，档案 利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行落实，并在实践中不断加以完善。

2.2完善监督措施

做好监督工作，要根据不同的利用对象的不同目的，加强重点监护，防止偷撕或涂改檔案，如对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。多宣传利用档案的制度与规定，多与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；多观察动态，置每个利用者于视觉之中；分析利用者的情况和利用效果，检查被利用的案卷，督促利用登记制度的落实。 要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。还可以安装一些硬件措施，如在档案馆内安装摄像监视器，用来有效的进行监督。做好利用监督，还要做到四勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是脑勤，勤分析利用者使用档案的情况和利用效果，及时做出改进措施；四是手勤，勤检查被利用的案卷，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。

3.优化档案利用的对策

3.1做好档案宣传工作

档案利用过程中出现的“倒立金字塔”现象主要是由于利用主客体之间存在的信息不对称造成的，究其原因，可初步概括为主、客观两个方面。从主观方面来看，档案工作者虽然在档案专业方面所掌握的知识和相关信息较多，但是对各个行业的专业知识了解较少，很难有深入的把握，而档案利用者对档案专业知识比较欠缺。从客观方面来说，经济发展的不平衡直接导致了对档案行业的投入和信息资源的获得，同时，相关法律制度的不健全也会造成信息不对称现象，因此，我们要加强档案信息的社会宣传，让人们知道档案究竟有哪些作用，它与我们的生活有着怎样的关系，以及我们究竟能从档案馆查询到哪些信息。另外，还有宣传怎样利用档案，如何使用检索工具，查找自己所需要的档案，从而引导人们用好档案。其次，要建立一个档案利用信息反馈系统，在利用者利用档案之后，应通过反馈系统反馈给档案部门，档案部门会对此进行评估，综合评估结果，可以及时找到工作中的不足，借以优化档案利用过程。

3.1提高管理人员素质

档案管理人员的职责就是要维护档案的完整与安全。这既是保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。 同时，绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任

另外，加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密档案安全。

3.3倡导使用新型技术

数字化档案馆逐渐普及，用户在查找档案信息的时候，可以通过电脑终端得到实现。随着手机的智能化，APP的应用范围不断扩大，我们可以建立一个程序“手机档案馆”，每个拥有手机的用户都可以下载这个程序，通过这个程序用户可以浏览由本地区甚至是全国、世界范围内的可供利用的档案，因为手机的应用功能不断扩大，建立在此基础上的档案应用程序也能迅速普及。就像微博一样，手机档案能及时融入人们的日常生活，现在好多档案馆、图书馆已经开通了自己的官方微博，这个手机档案馆程序可以参照网络公众平台，适时发布一些关于档案、档案馆的一些信息，不仅起到了宣传作用，还拉近了档案与公民的距离。随着微信等语音短信软件的推行，档案馆还可在相关应用程序上推行语音服务。档案馆可以“问计于民”，定期向民众征询工作开展的意见，通过语音建立灵敏反馈和沟通互动机制，更具人性化地发布公开民众乐于接受的信息。档案部门要把握当下公民利用档案的新需求、新特点、新趋势，顺应时代的潮流，使档案利用工作走向真正的新未来。

结语：

总之，档案的保密管理和利用是非常实际的问题，必须认真严肃的对待。做好档案保密、维护档案安全，始终是第一位的。而在保证档案信息完整与安全的基础之上，科学管理，合理适当利用，使档案资料能够真正对现实工作起到基本保障作用，这既需要我们档案工作人员熟悉有关规定，照章办事，也需要大家都积极的开动脑筋，及时应对新情况，解决新问题，当然也需要领导机关和各相关部门以及档案利用人员的大力支持、积极配合。进而，推动档案利用工作走向崭新未来！