浅谈如何有效做好企业的档案管理工作

刘影

【摘 要】伴随着时代的迅速发展，我国企业也呈现了良好的工作状态，越来越多的企业都加大了对自身档案管理工作的重视。想要做好完善的档案管理，不仅需要有切实的档案管理人员，还需要企业全体员工的共同参与。论文主要对企业的档案管理工作进行了研究，并从员工的角度，深层次地探析了员工参与的重要性。

【Abstract】Along with the rapid development of the times， Chinese enterprises also show good working condition. More and more enterprises have stepped up to its value of archives management. In order to do a good job to improve the management of the archives， it not only need effective records management personnel， but also need the participation of the staff in our company. This paper focuses on the research of enterprise archives management work， and from the angle of employees， deeply analyses the importance of the participation of employees.

【關键词】企业；档案管理；员工；参与意识

【Keywords】enterprises； archive management； staff； sense of participation

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0009-02

1 引言

在企业的生产经营过程中，所产生的各种数据信息都需要被合理地记录下来，这些数据信息往往具有很高的保存价值，不仅能够切实反映企业当前的发展面貌以及一部分经营活动，还能够展示出企业的精神文化面貌。在新时期的企业发展当中，大部分企业都加强了对自身企业档案管理工作的重视，并且采用了多种手段，综合提升员工的参与意识。但是对于员工而言，企业的档案管理工作并没有实际的关联性，他们不知道参与到其中能够给自己带来什么，因而很多时候并不会积极主动地参与其中。在这样的情况下，企业有必要逐步转变当前的档案管理工作形式，逐步引导员工生成正确的认识，进而全面提升员工的参与积极性。

2 企业档案管理工作需要保持较高的说服力

为了切实提高档案管理工作效益，企业需要在实际的档案管理工作当中，尽可能保持宣传内容的鲜明科学性，不断加强其吸引力[1]。首先，企业应当重视相关的档案法律内容。档案法律对于人们来说，有着直接的引导作用，其对整个企业档案管理活动的开展形成了良好的引导和规定，同时也对整个企业的宣传行为形成了一定的约束。在时代的发展当中，档案管理工作已然提出了全新的工作要求，为了切实加强档案管理的有效性，需要充分结合相关的档案法律，如企业档案工作规范、国有企业文件材料归档方法等内容。在进行档案法律宣传的时候，还可以具体结合一部分档案管理的相关案例进行讨论，使得员工对整个档案管理形成全新的认知。其次，企业应当注重对相关事件的有效宣传，把当前发生的各种档案事件进行直接的联系，并形成鲜明的案例，使得员工可以迅速感受到案例的真实性。最后，企业在开展档案管理工作的过程中，应当优先注重对自身档案规章制度的合理宣传，通过有效的宣传，使得企业能够明确自身的激励机制和约束机制，进而为最终的档案管理工作开展形成良好的基础[2]。

3 企业档案管理工作的开展基础

在实际的企业档案管理工作开展过程中，企业应当充分考虑当前不同岗位的工作内容以及具体的工作形式，并抓住时机，与企业其他工作进行合理的结合，使得宣传工作的效益能够综合有效地凸显出来，进而使宣传工作能够更加有效。在实际的档案管理工作当中，企业应当将档案管理工作与企业的一些重大活动合理地联系在一起，宣传工作的效用也会更加直接。相关的档案部门也应当积极地参与进来，实时采取各种各样的档案管理方式，比如会议形式，抓住时机，切实做好基础的档案管理工作，并与企业日常管理工作进行有效结合，如各种周期性的会议和专题等，都可以开展档案管理工作。企业可以通过日常工作的积极完善，使得档案管理工作能够实时利用各种办公会议以及面谈的方式，进行有效的宣传。通过这样的方式，不仅可以使得档案管理变得十分完善，而且可以为档案的完整度形成良好的保障。此外，企业还应当加强对档案管理的重视，积极利用各种现代化的档案信息和宣传方式，进而与企业员工之间形成良好的沟通和交流，推动整个档案管理工作的有效开展。

4 企业领导层的档案意识培养

对于现代化的企业而言，领导层是员工档案参与意识的关键，只有在领导层的影响下，员工才能够形成良好的档案意识。作为新时期企业的领导层，需要正确处理档案管理与员工之间的关系，逐步增强员工的档案意识，并将档案管理工作放在公司的主要位置上。企业领导层一旦建立了明确的档案意识，员工也会在其影响下生成良好的档案管理观念。企业应当将档案管理工作实时列入领导层的规范内容当中，不同职能部门的管理人员需要负责部门内部的档案管理以及宣传工作。例如，财务部门的主管在对档案进行管理和宣传的时候，应当认识到自身的独特性，财务部与其他部门的档案管理有着本质的区别，如果出现了数据信息丢失的状况，很容易使资产管理当中出现一定的缺失，因而企业需要建立完善的档案整理体系，对财务档案进行实时整理。企业领导层的档案意识，将会在很大程度上影响企业的管理水平，由于领导决策与档案工作之间有着密切的联系，因此要尽可能保证领导决策的正确性和科学性，使得整个档案管理宣传工作更加切实合理。此外，在档案管理形成一定基础的时候，需要切实考虑当前档案管理技术的发展状态，如果跟不上时代的步伐，会很容易与其他企业之间形成明显的差距。

5 档案管理工作员工参与意识的培育

在现代化的发展当中，企业的档案管理工作要想得到切实开展，不仅需要领导层有良好的管理能力，还需要不同部门员工的积极参与。但是现阶段很多企业的员工，都认为档案管理宣传属于档案管理人员的专属职责，而自身并没有实际的工作要求，因而对其没有丝毫的关注度。

在新时期的要求下，企业档案管理工作需要着重加强自身机构和人员的合理配置。为了使得档案管理宣传工作更加完善可靠，需要设计专门的档案室，对相关的档案工作进行实时组织和管理。同时也可以通过档案工作领导小组的建立，将档案工作进行合理的分类管理，不同的职能部门负责人应当作为主要的小组成员，与领导建立一体化的档案管理工作体系。为了确保档案管理宣传工作保持良好的发展姿态，需要设定专门的档案管理人员，由他们负责对整个公司的档案进行管理。而在不同的职能部门之间，需要有相关的档案人员对本部门的一些档案进行实时整理和收集，进而形成完善的档案管理宣传工作体系。

其次，企业应当加强自身的档案管理制度建设，使档案工作能够得到合理地建设和执行，取得更加良好的档案管理效果。企业应当根据自身的实际发展状况，按照国家以及档案管理的相关法律内容，对现存的档案管理规定进行实时优化，进而制定最为完善的档案管理宣传制度。

最后，企業在开展新时期的档案管理工作当中，需要加强对档案管理人员的重视，积极培育员工的宣传理念和专业素质。对于档案管理工作而言，其工作人员的态度与最终的宣传效果有着直接联系。如果档案管理人员的专业素质十分薄弱，将很难实现良好的档案管理工作。为此，企业应当通过档案管理的方式，将档案信息进行深层化发展，使得员工在培训的过程中可以实时感受到各种档案管理效益，其行动相应地也会变得自觉。在具体的培训方式上，企业可以着重选择思想培育，即利用各种资料、档案和书籍，实时开展一体化管理，对档案信息进行深层次开发，使得员工可以在培训的过程中全面感受到档案管理工作的合理性，并积极地融入其中[3]。

6 结语

为了切实做好企业档案管理工作，企业应当在新时期的变迁当中，选择一些工作能力较强的档案管理人员，积极优化自身的工作体系，尽可能保障员工的全员参与，使得档案的宣传工作可以实时开展，企业整体的效益也会更加完善。通过员工档案管理的合理开展，可以切实提高员工的参与积极性，形成良好的参与意识，为以后企业档案管理工作的发展奠定良好的基础。

【参考文献】

【1】林英娥，林英兰.试论新常态下企业档案管理科学化[J].企业科技与发展，2017（03）：77-78.

【2】庞莹.企业档案管理存在的问题和对策[J].企业导报，2015（24）：45-46.

【3】张华.中央企业档案管理的困境与解决途径[J].科技与企业，2016（09）：61-61.