企业基建档案收集工作的难点与对策讨论

徐晶

摘 要：随着各个行业的快速发展，相关部门的管理能力和综合水平也有了很大的提高，特别是在电力基建工程中，对项目的档案收集和管理工作也在不断的完善。但是在实际的基建管理工作中，由于电力基建工程涉及的资料、人员、设备等复杂多样，要做好基建档案管理和收集工作，提高管理水平。本文通过分析基建档案资料收集和管理的现状，提出了几项完善档案收集和管理工作的措施，希望能够为相关行业人员提供参考。

关键词：基建；档案收集；现状；措施

在进行基建档案收集和管理的过程中，为了保障资料的完整性和系统性，需要对涉及到的各种资料进行全面的归纳收集，同时还要确保资料收集工作的质量和效率，只有这样才能提高基建档案的综合价值。由于基建工作的复杂性和特殊性，各部门对档案工作重视程度不高，工作方法也缺乏有效的创新，各种限制因素直接影响了基建项目档案管理工作的顺利发展，所以必须加强对该方面工作的研究，为基建行业的发展创造条件。

一、基建档案收集与管理的现状

随着我国经济的高速发展，建设工程项目的规模逐渐扩大，对工程的综合要求越来越高。基建档案收集和管理工作作为建设工程的重要环节，其水平与基建行业发展有着紧密的联系。然而，通过对实际运行情况的分析发现，目前我国施工单位在基建档案收集和管理方面的重视程度明显不足，特别是在做档案资料收集的环节存在敷衍了事的思想，并且缺乏对档案资料内容的严格审查，为后期工作增加了不少的难度。与此同时，由于从事基建档案收集和整理工作人员的态度和专业能力直接关系着基建档案管理的综合水平，所以要注重对基建工作人员的培养。除此以外，基建档案管理人员也是开展好基建工作的重要组成部分，他们的工作态度和重视程度以及对相应的基建档案管理制度的制定、执行情况也是关系基建档案工作完善程度和质量水平的重要因素，如果其缺乏对基建档案管理工作的正确认识，就难以确保基建档案工作的完整性，从而难以有效提升基建档案的综合利用价值。

二、提高基建档案收集管理水平的有力措施

（一）加强对各个环节的有效控制

在基建档案资料收集的过程中，要坚持高质、高效、完整的原则，并且在规定的时间内采取针对性的对策，对相关的档案资料进行收集。具体可以通过以下几个方面开展：1、坚持基建档案管理工作的“四步走”原则，也就是要坚持项目的准备和档案建立同时开展、坚持在项目进行过程中进行档案的收集和积累、在进行项目交工验收的时候注重对档案资料的验收、加强对项目采购、签订、施工等环节的档案资料管理；2、注重对相关档案管理网络的健全，建设施工单位应该对各个部门或者监理机构等的基建档案资料的收集和管理进行重点监督，明确相关的负责人，由专门的负责人员进行档案资料的整理和归纳，并且可以将该岗位工作人员的工作情况与工资挂钩，进行全面的责任考核，对表现优秀的人员予以奖励，对出现问题的职工则按照规定予以惩罚；3、在各个基建项目申报开始的时候，主要负责的单位就应该针对档案管理方面设定专门的工作人员，深入各个基建基层，通过对基建基层档案工作的控制和管理，提高基建档案收集的水平；4、项目调度会议不仅仅要求项目建设主要负责人员参加，还要倡导档案管理工作人员参与进去，做到能够对项目进展情况有着实时的了解，同时通过会议可以将各环节的技术文件及时传输给施工单位，通过这种方式，可以提高档案资料的质量。与此同时，档案收集管理人员还可以通过项目调度会，强化档案中照片、声像等环节，及时的对此类档案进行强调和收藏。通过对收集的档案资料全面的分析和整理，能够方便工作人员尽快的发现基建工程中的问题，尽早解决，避免出现严重的错误。

（二）加强资料收集整理工作

在建设过程中所划分的各类基建项目应保留相关的施工资料，相关工作负责人员应对所上交的基建项目资料进行分类整理。工程项目建设的前期阶段，资料主要有项目设计方案、物品采购单、项目报告书等，这些资料都需要档案整理人员进行收集并整理，而在收集资料的过程中，项目的改动、图纸的增减或数据的变更都应该纳入收集工作中，做到及时记录，并加入相关检验资料和证明。

（三）落实好基建档案收集责任

在不同时期的各个阶段、各部门会形成不同的档案材料。由于制度不健全或是没有很好地去执行考核制度，导致各部门人员档案归档意识差，归档渠道不畅通。如果基建是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料，然后交总承包单位汇总、整理；如果基建项目是由甲方分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，并直接交甲方汇总、整理。工程项目监理阶段由监理单位负责收集、整理和监理有关的档案资料。在工艺设备阶段由本单位相关部门负责收集、整理档案资料，涉及到安装调试阶段还应由施工单位负责收集、整理档案资料。

（四）做好基建工程项目主件、附件、补充文件的收集与建设

基建档案归档的主要文件、附件及补充文件都是基建档案的重要组成部分。有一些非常重要的内容并不都体现在主件中，而是体现在一系列附件和补充材料之中。尽管这些数据材料与合同相比是辅助性的，但它却非常重要而具体，也是基本建设项目档案的重要组成部分。基本建设项目档案工作人员应该努力做到：收集整理材料的时候，要注意收集备忘录和纪要等附属文件；也要注意收集合同和来函、协议；注意收集招标、投标文件和答难解疑材料。

三、基建工程项目档案收集与建设关键控制点

（一）基建工程项目档案与文书档案范畴的划分

如果基建项目立项没有取得成功，相关文件应作为文书档案；在基本建设项目建设中创建的普法性文件、文档、事务性文件也应作为文书档案；涉及项目审批、征用土地和拆迁、竣工验收等文件材料，应当存入基建檔案。

（二）基建工程项目档案原件和复印件的区别

基本建设项目的工程质量实行领导责任制、监理负责制、法人管理制、招投标确定制、合同制约制，经过这些有效制度和措施，单位时间内文件形式基本数据的数量急剧增加，大量的施工基础资料和监理文件要在施工现场逐步形成，如果没有专人负责，很容易由于管理不善造成原件丢失。档案文件能够发挥作用，就是由于其形式的原始性以及内容的原始性，所以搞好基建档案原件的收集是做好基建档案收集与建设的前提与关键环节，收集的同时，要备份好复印件。

（三）基建工程项目档案图纸和文字材料的区分

图纸是基建的依据，基建是图纸设计的具体体现。图纸在基建中具有举足轻重、无法替代的地位和作用，但同时也不能忽略收集文字材料，以便为后续手续的办理、各种纠纷的处理、应对各种各样的维修保养和工程检查验收提供依据。对此，档案管理部门和人员必须高度重视基本建设档案图纸和书面材料的收集和建设。

四、结语

工作任务艰巨、工作量大是基建档案收集和整理工作的特点，同时也是基建档案管理工作开展的难点。在进行基建档案资料收集的时候，相关岗位的工作人员，必须要树立良好的心理素质，对工作中的各项问题要科学的对待，并且做好档案资料的分类和整理等。基建档案工作中的科学管控、资料收集和整理、责任制的落实等环节，是开展基建工作的重点和难点，要注重对这些环节的有效控制，制定针对性的对策予以完善，提高档案资料的收集水平，从而更好的为企业的发展创造条件。

参考文献：

[1]宋楠.论提高基建档案收集与整理水平的有力措施[J].现代装饰（理论），2014，01：225.

[2]张玉琴.基建工程项目档案收集与建设[J].办公室业务，2017，05：122.