高校干部人事档案专项审核实践探析

范烨+++董杰

[摘 要] 学校干部人事档案专项清理工作经过严密的初审、复审、外调取证、组织认定等程序，很好的完成了档案专项清理工作。在档案专项清理工作中，我校认真学习省委组织部下发档案专项清理工作的有关文件精神，严格按文件要求进行存疑档案的外调、认定工作。在档案初审、复审、补充材料过程中，严格遵守档案安全、保密工作，做好补充材料鉴别、登记、归档等工作。通过此次档案专项清理工作，完善了学校干部人事档案内容，通过“三龄二历一身份”等重要信息的组织认定，实现了档案信息记载前后一致，为组织、人事部门在选人用人过程中提供真实、可靠信息服务。

[关键词] 高校；档案专项审核；人事档案；档案管理

[中图分类号] D420 [文献标识码] A

2014年中组部要求对全国干部人事档案进行专项审核，同年10月，黑龙江省委组织积极部署开展全省范围内干部人事档案专项审核工作。我校高度重视，精心组织，周密安排，抽调专门力量，制定工作方案，加强业务指导，明确工作职责，在省委组织部相关科室的精心指导下，历时2年，按时保质保量地完成了学校干部人事档案专项审核工作任务，并且在全省的干部人事档案专项审核检查验收工作中获得优秀。参照全国干部人事档案专项审核工作中遇到的共性问题，结合所在高校干部人事档案专项审核工作的实践，按照全省干部人事档案专项清理工作文件精神要求，现将我校在干部人事档案专项审核中工作一些好的做法做一总结，以享同行。

一、领导重视、措施到位

（一）领导重视、明确责任

对本次干部档案专项清理工作学校高度重视，校领导多次就专项清理工作提出明确要求。并成立专门领导小组，按照“谁管理、谁审核、谁负责”的原则，制定专项审核工作方案、明确责任，抽调人员，及时召开专题工作会议，认真组织相关人员深入学习有关干部人事档案专项清理工作会议精神和工作流程，组织人员到省委组织部培训、学习，并且分工明确、责任到人。要求对每一卷档案的“三龄二历一身份”为重点的重要信息逐项审核登记，力求材料的真实性和准确性，切实做到从思想认识、工作力量、后勤保障上的到位，为专项清理工作的顺利开展奠定坚实的基础。

（二）措施到位，强化保障

为切实加强干部人事档案审核工作的组织领导，确保干部人事档案审核工作顺利进行，学校把干部人事档案审核工作提上重要议事日程，在领导力量、工作力量和经费保障上予以倾斜，确保干部人事档案审核工作顺利进行。一是工作力量到位。针对此次干部人事档案审核工作时间紧、任务重、要求高的实际，成立了专门干部人事档案审核工作领导小组，由学校分管干部工作的党委副书记负责，专题研究干部人事档案审核工作，切实加强组织领导。为按期完成档案审核工作，抽调了5名政治素质高、责任心强、工作认真负责的工作人员进行培训、学习，共同组成档案审核工作小组，开展档案专项审核登记工作。二是经费保障到位。根据档案专项审核工作的需要，学校出专用资金，又新添置了2台电脑、2台打印机、扫描仪等设备，保障了档案专项审核工作的顺利开展。

二、干部人事档案专项审核工作

（一）逐页查阅，仔细核对

从2014年10月开始，根据干部人事档案专项审核登记表内容，学校干部人事档案审核工作组逐张逐页地对干部档案材料进行审核登记，到2015年4月末完成全校在职干部档案初审、复审登记工作，重点针对“三龄二历一身份”等档案材料是否齐全，内容是否客观真实，档案材料手续是否完备等情况进行审核登记，把确保“三龄二历一身份”档案材料的真实性、完整性、规范性，作为这次档案审核工作的重中之重。

（二）发现问题，分类登记

由于干部人事档案跨越的周期长、涉及面广，管理衔接不够等原因，学校针对档案已有材料中的“三龄二历一身份”等信息前后记载不一致的档案，审核人员一一进行了登记。

根据初审、复审登记结果，学校现有干部档案存在以下共性问题：

1.档案材料需要认定情况

（1）缺少报到证档案材料

（2）出生日期首份档案材料疑似涂改

（3）工作时间前后记载不一致

2.档案中缺少材料情况

（1）档案中有缺少学籍材料，或学籍材料不规范。

（2）工作经历中有缺少相应的下乡、调转、报到证等佐证材料。

（3）缺少干部履历表（多为1988版履历表）。

（4）缺少年度考核表。

（5）缺少干部任免表及任前考察材料，干部任免表中有缺少照片的。

（6）缺少入党材料及民主党派缺少相应佐证材料。

3.其他情况

干部任免表或干部履历表中信息存在与档案原始材料不一致的情况。

（三）查漏补缺，完善档案

凡涉及档案材料不规范的，审核人员逐一登记了需补材料，其中干部履历表、年度考核登记表、入党志愿书以及学历（学位）证明、报到证等信息成为主要缺少的材料。在全部统计登记工作完成后，我们与当事人进行沟通，以电话通知、面对面交流等形式，进行核查并协助完善相关档案材料，认真做好档案缺失材料的收集鉴别工作。

（四）存疑干部档案外调取证

针对高校干部人事档案数量多，并突出此次专项审核工作重点，学校对存疑干部档案的外调取证及认定工作分两个阶段进行。首先进行处级干部档案的外调取证及认定工作，然后进行科级及以下干部档案的外调取證及认定工作。

1.处级干部档案外调取证

对于处级干部档案中存在出生日期首份涂改及档案材料记载前后不一致情况，学校开展了外调取证工作。为节省人力及学校开支，首先对出生日期存疑档案进行摸底，由本人提供原始户籍所在地，通过电话咨询了解户籍部门户籍档案保存状况，组织、人事部门再派专人到户籍所在地取证。通过组织外调，取得了真实有效的佐证材料，部分处级干部的出生日期得以认定。

2.其他干部档案外调取证

处级干部档案外调取证工作结束后，根据处级干部档案外调取证工作经验，学校对其他干部档案存疑情况进行了汇总，针对其他干部档案出生日期存疑，由于涉及人员多，学校决定由干部所在部門基层组织派专人进行外调取证，收到积极效果。

（五）存疑干部档案组织认定

根据组织、人事部门及基层组织外调材料，学校分2个层次进行存疑干部档案组织认定工作。

学校干部档案审核认定小组首先对处级干部档案中涉及“三龄二历一身份”等重要信息存疑档案进行组织认定。为做好处级存疑干部档案年龄认定工作，档案审核认定小组重点将年龄存疑档案中最早记载出生日期档案材料通过扫描生成电子图片，再通过技术处理，只显示出生日期一项，做成PPT，进行现场演示，开展组织认定工作。将所有处级档案中出生日期存疑档案材料扫描做成PPT，一方面减少翻阅纸质档案时间，省时高效；同时将扫描生成的电子图片进行技术处理，遮住姓名、性别等信息项保证认定工作公开、公正。对处级干部档案进行组织认定分两种情况，提供有效外调材料的，以外调材料进行认定，提供不出外调材料的按照文件精神以档案材料进行认定。处级干部档案认定结束后，采取同样方法进行其他干部档案组织认定工作。

结语

学校干部人事档案专项清理工作经过严密的初审、复审、外调取证、组织认定等程序，很好的完成了档案专项清理工作。在档案专项清理工作中，我们认真学习省委组织部下发档案专项清理工作的有关文件精神，严格按文件要求进行存疑档案的外调、认定工作。在档案初审、复审、补充材料过程中，我们严格遵守档案安全、保密工作，做好补充材料鉴别、登记、归档等工作。通过此次档案专项清理工作，完善了学校干部人事档案内容，通过“三龄二历一身份”等重要信息的组织认定，实现了档案信息记载前后一致，为组织、人事部门在选人用人过程中提供真实、可靠信息服务。

[参 考 文 献]

[1]杨伟龙.做好干部人事档案专项审核工作的意义和几点思考[J].黑龙江档案，2016（2）.

[2]刘萍.开展专项审核工作提升干部人事档案规范化管理水平[J].机电兵船档案，2016（4）.

[3]张芹.干部人事档案专项审核工作引发的深层思考[J].兰台世界，2016（14）.

[4]刘淑妮，雷励.干部人事档案审核工作探析——以西安交通大学干部人事档案审核为视角[J].黑龙江档案，2016（4）.

[5]李雪云.高校干部人事档案专项审核中的问题及对策[J].山西档案，2016（2）.

[6]董杰.高校干部人事档案审核中的问题与建议[J].兰台世界，2016（17）：56-58.

[7]董杰，范烨.档案专项审核对高校干部人事档案工作发展的影响[J].机电兵船档案，2016（3）：39-41.

[责任编辑：潘洪志]