公文写作语言规范及其运用探析

张媛媛

摘 要：公文是一种较特殊的应用型文体，它必须确保言简意赅、表达清楚、杜绝歧义等要求，因此在公文写作中对语言的规范性要求十分严格。在我国社会改革和经济发展的进程中，公文在公务处理中的应用范围逐渐拓宽、作用不断提升，因此积极探索和研究公文写作的规范化是十分重要的，这也是各类办公、文秘类人才的基本技能。本文针对公文写作语言的规范问题展开研究，并提出相应地运用策略探析。

关键词：公文写作 语言规范 存在问题 运用探析

公文具有一定的严肃性、保密性和行政性。这就要求公文写作必须遵循严格的书面语言规范，尤其在传达和贯彻党和政府的法令、法规、政策等层面的公文，如果存在歧义、错字、错句等问题，就会严重地削弱其效应，甚至造成一定的行政漏洞。同时，随着公文在社会公务处理中的广泛应用，对政府机关、企事业单位、社會机构的行文规范性也提出了严格的要求，在工作总结、会议报告、公务办理等过程中，公文的写作语言如果存在问题，必然会导致经济、法律方面的纠纷。正所谓“一字之差，谬之千里”，中国语言文字体系博大精深、复杂丰富，加强公文写作语言规范的要求是十分必要的。

1 公文写作语言规范性特征

公文除了具有一定的契约内涵之外，更重要的是它在法律层面的广泛适用性，从小处说代表了个人信用、经济利益，从大处说则影响了一个国家的形象。公文中字字千金，绝对不可以掉以轻心，一字之差可能造成的损失是难以估量的。例如晚清时期的胶济铁路条款中，公文书写中表达为“沿铁路线左右三十里内煤铁等矿产德国有权开采”的要求，清政府在公文写作语言方面麻痹大意，以自身语言体系的理解方式签订合同，并没有注明“左右相加共计三十里”的字样，导致德国方面坚持“左右各三十里”，由此造成的损失十分惨重。除此之外，我国历史上层出不穷的“文字狱”，也大多是由于公文写作语言不规范造成的。当前中国经济快速发展，在国际方面的参与度也越来越高，各类合同、约定、协议等公文形态不断增加，如果忽视公文写作语言规范性的要求，必然会造成重大的经济损失，甚至严重影响中国在世界上的形象。

“公文”顾名思义，简单的理解就是“公务文体”，这极大地限制了它的应用范围，但同时也表明了它不同于一般文体的特征。确保“文体”规范性的重要因素就是“语体”，也就是公文写作中所表达出来的语言风格——值得一提的是，书面语言和口头语言是有“二元化”区别的，书面语言的表述要符合言简意赅、表达清楚、不存歧义的特征，既要将事情说明白，又不能过于烦琐、累述。同时，狭义层面的公文使用主体主要是党政机关、企事业单位以及社会组织，彼此之间通过公文的形式进行事务处理，更强调其功能性。这与一般的文学创作语体之间有天壤之别，在遣词造句、修辞表达等方面必须进行特殊处理，不能想象、虚构、文艺，更不能庸俗、夸张、夸大，具体来说，包括以下几个方面的特点。

1.1 必须符合公文写作目的和对象的要求

单纯地就写作工作而论，主要包括了议论、说明、叙述、描写和抒情五类，它们之间的主观性是呈递进关系的，议论和说明基本是应用文体的主要展开形式，不强调主观上的情感色彩表达，“叙述”具有一定的“摇摆性”，它既可以偏向理性叙述，也可以进行适当的修辞夸张，而描写和抒情基本上是站在语言词汇的丰富性角度上开展的，更好地渗透到读者、听众的心理精神层面，产生强烈的共鸣。公文写作主要以前两种形式展开，要坚决杜绝形容词、修饰词的应用，如果一旦出现这些内容就会降低公文的严肃性。例如在一些民生政策方面的公文中，如果加入“爱民如子”“民为重”等字眼，就会产生虚伪的体验，再例如讣告一类的问题，在语言方面应该朴实无华、惜墨如金，如果加入一些“煽情”成分，反而会让人觉得对逝者不尊重。

总体而言，公文写作必须强调目的和对象的基本特点，按照功能要求展开，例如上级对下级的公文中，必须强调执行性、严肃性、强制性等，语言要表达准确无误，不能带出任何的个人情绪，同时加强勉励和鼓励。下级对上级的公文中除了要表达准确无误之外，对意见、建议、客观原因等描述必须有理有据、不卑不亢，但要表达出尊重。平级之间的公文要语言礼貌、诚恳，多用商榷性的语言加以叙述。

1.2 必须使用规范化的书面语言表达方式

“书面语言”和“口头语言”在表达效果层面存在很大差异。自古以来我国在书面语言和口头语言上就体现出“二元化”特色，一旦形成书面材料就意味着具有一定的制约效应。即便在同样意思的表达中，也能够体现出正式、严肃的语义。例如，口头语言表达中“这几天”“这几年”“商量一下”“生日”等词汇，在公文中出现就会显得不庄重，规范化的书面语言表达形式为“近日”“近年来”“商榷”“诞辰”，公文流转过程中才能够保持其庄重的特点。

1.3 必须恰当地运用公文语体的专用词汇

公文作为一种特殊的应用文体，有一些词汇是专门使用且无法替代的，这也是公文语言写作规范长期以来形成的管理。例如很多公文中为了声明而采取的“为了”“鉴于”“兹”等词汇，很大程度上是一种约定。再例如，在表达商榷意思的词汇上如“可否”“当否”等，用来向上级征求意见，如果上级对下级则不能使用，而是采取“特此通知”“特此函复”等。这些专业的公文语体词汇在其他领域的应用性很小，在公文范畴中应用也有严格的区分，有效地应用可以提高效率和理解性。

2 公文写作语言的规范应注意的问题

2.1 慎用文言成语

中华语言博大精深。在新民主主义革命以前，文言文是进行公文写作的标准语体，追溯五四运动以前的大量公文写作内容可知，文言文的运用占据了很大的篇幅。但文言文和成语等内容的运用必须拥有较高的语言修养，简单地说，要了解词汇、成语、句式的正确应用方法。举例说明，“开山鼻祖”和“始作俑者”都有对某人作为“第一个”的意思，但内涵却截然相反，“开山鼻祖”往往用来形容对社会有正面价值的人物，如某一领域最早且取得较大成果的人士，而“始作俑者”是一个典型的贬义词，语出孟子，用来形容做某种坏事的第一人，如果不假思索就在公文中使用，显然会造成严重的后果。endprint

2.2 避免画蛇添足

“画蛇添足”的情况在现代汉语应用中较为广泛，白话文的广泛流行促使口头语言和书面语言之间的隔阂消失，但相应的，很多用于书面表达的内容，往往会出现语义重复的表达方式。例如，“各位大学生莘莘学子……”，大学生本身就是“莘莘学子”的一部分，很显然这样表达不伦不类。同样，公文中如果存在“某某人敬启”和“见信如晤”等同时使用的情况，在语义上也会显得拖沓、烦琐，内容中如果出现前后重复的现象，则显得冗沉，读起来更容易出现歧义。所以公文写作语言的规范性把握，就必须“惜墨如金”，在表达清楚的基础上要尽量描述简单。

2.3 嚴禁卖弄文采

近年来我国高校教育体系中办公文秘人才专业大量开设，但我国并没有形成公文写作教学的专业体系，很多人才培养过程中都是依赖其他文科专业进行的。较为典型的如“汉语言文学”、“行政管理”等，教学理念、方法和途径的口径不一，公文写作能力也参差不齐，一些大学生进入企事业单位之后从事公文写作工作，容易出现卖弄文采的倾向。造成这一问题的原因，除了对公文属性不了解之外，更多的是对公文写作语言的规范性不加注意，在表达方面较为主观，缺乏对公文严肃性的认识，认为一两个词汇可以产生“妙笔生花”的效果，最后却往往“贻笑大方”。

因此，要保障公文写作语言的规范性，还应该从公文写作人员的职业素质方面进行管理，强化实践，在日常工作中加强练习，熟悉各种公文写作的方法和格式。不能因为自身“文采横溢”而不顾工作的实际需求，胡乱加入一些内容，这样对公文本身就是一种不负责任。

3 公文写作语言的规范性运用探析

公文写作语言的规范性运用核心是要有严密的逻辑性，这也是考核一个公文写作人员的基本语言能力的方式。公文等级越高，对语言逻辑性的要求也就越高，上升到法律法规层面的要求就更加苛刻，原因在于此类公文作为社会管理的基本准则，必须杜绝被偷换概念或钻空子、找漏洞。具体的运用要求包括以下几个方面。

3.1 公文写作语言不能自相矛盾

自相矛盾是语言表达逻辑中的大忌，它的突出表现是在同一语境中表现出既肯定又否定的态度，让公文执行者无法正确地做出判断，甚至无法执行。例如针对机关干部的工作安排方面，公文中如果写成“某同志外调学习过程中维持原任职务不变”，乍看起来这一表达并没有问题，但细细推敲却可以发现语言逻辑的错误，所谓“原任职务”是与“现任职务”相对的，原任职务本身就已经不存在或者没有发生变动，不存在“不变”的可能性，因此只能描述成“现任职务不变”。此外，目前企事业单位中经常出现的“不必要”的修饰词也存在很多自相矛盾的应用，如一些企业发出的要求节约的公文中，会描述成“杜绝不必要的浪费”，这种司空见惯的描述本身也存在语言上的矛盾，“浪费”本身就是不对的，任何一种浪费都应该是“不必要的”，如果用“杜绝不必要的浪费”在公文中呈现，那么就说明有一些浪费是“必要的”，显然是一种语言规范性的错误理解。

3.2 公文写作语言必须限定范围

前文中笔者阐明了公文所具有的“契约属性”，也就是说公文一旦形成就必须实现两方面或两方面以上的相互约定。这一要求在合同文本中最为常见，如甲方和乙方分别代表着不同的主体，那么在合同中就不能在出现进一步细分的最“甲方乙方”，否则就会出现模棱两可或者严重的定位错误。同时，公文写作语言中的限定范围必须符合语言的理解要求，如《刑法》中对“犯罪嫌疑人”和“犯罪分子”的两种不同描述，就是限定范围的典型例子，在没有进行宣判之前，一律为“犯罪嫌疑人”，它体现出法律的公正性；在判决之后变为“犯罪分子”，则体现出法律的权威性。

3.3 公文写作语言要注重语法要求

每一种语言都有它的语法要求，在应用的过程中如果忽视就会造成表达混乱甚至严重歧义。例如，“提高科研成果”中的“提高”作为谓语所搭配的“宾语”必须符合语法的准确性，很显然“成果”是不能“提高”的，能够提高的是“科研水平”“科研能力”，这种不搭配的组合会造成理解困难。

参考文献：

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[4]何美荣.强化公文语言规范重视公文语言运用[J].应用写作，2012（07）：8-12.endprint